Numer telefonu petenta – do jakich celów można go przetwarzać

Agnieszka Kręcisz-Sarna

Autor: Agnieszka Kręcisz-Sarna

Dodano: 18 listopada 2019
e02d83147f7b24294c01f8eff6ee18f5fd0afbc6-xlarge(1)
Pytanie:  We wnioskach o wydanie prawo jazdy, które składane są do starostwa powiatowego, zbierane są na podstawie dobrowolnej zgody numery telefonu. Ustawa nie przewiduje jednak konieczności zbierania od petentów numeru telefonu. Czy zatem można użyć numeru telefonu petenta do innych spraw prowadzonych w innych wydziałach w obrębie tego samego administratora?
Odpowiedź: 

Nie. Organ administracjinie może posłużyć się numerem telefonu petenta pozyskanym w związku z daną sprawą do innych spraw prowadzonych w innych wydziałach w obrębie tego samego administratora.

Numer telefonu w procedurze administracyjnej

Jeśli organ prowadzący postępowanie administracyjne zamierza powiadomić stronę o wydaniu decyzji smsem to powinien dysponować jej dobrowolną, konkretną i jednoznaczną zgodą na przetwarzanie danych osobowych.

Przetwarzanie danych osobowych stron postępowania administracyjnego jest niezbędne dla wykonania obowiązków przyznanych organowi w przepisach kodeksu postępowania administracyjnego. Wobec tego pomimo braku w przepisach Kodeksu postępowania administracyjnego wyraźnego upoważnienia do przetwarzania danych osobowych przyjmuje się, że przetwarzanie danych osobowych przez organ administracji dla celów prowadzonego postępowania odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Uwaga

Organ prowadzący postępowanie administracyjne może w jego ramach przetwarzać tylko takie dane osobowe, bez których nie jest możliwe osiągnięcie zamierzonego celu przetwarzania tj. przeprowadzenie postępowania i wydanie rozstrzygnięcia. Taką niezbędną daną osobową nie jest z pewnością numer telefonu strony postępowania.

Zgoda tylko w zakresie danej sprawy

Wobec tego jeśli organ zamierza powiadomić stronę o wydaniu decyzji sms-em, to powinien dysponować jej zgodą na przetwarzanie danych osobowych. Zgoda na przetwarzanie danych według RODO powinna być dobrowolna, konkretna, świadoma i jednoznaczna. Może być udzielona w formie oświadczenia lub wyraźnego działania potwierdzającego, z którego wynika, że osoba przyzwala na przetwarzanie dotyczących jej danych osobowych.

Skoro numer telefonu został podany przez stronę we wniosku do konkretnej sprawy (o wydanie prawa jazdy) to organ wbrew tej zgodzie nie może posłużyć się numerem telefonu do innych spraw prowadzonych w innych wydziałach w obrębie tego samego administracyjnej.

W klauzuli informacyjnej do tej konkretnej sprawy organ nie może także zastrzec, że numer telefonu będzie wykorzystany przy innych sprawach (skoro zgoda dotyczy konkretnej sprawy).

Uwaga

Zgodnie z art. 5 ust. 1 lit. c RODO dane osobowe muszą być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzanie. Wobec tego przetwarzanie numeru telefonu jest dopuszczane do czasu osiągnięcia zamierzonego celu przetwarzania tj. powiadomienia strony o wydaniu decyzji.

Agnieszka Kręcisz-Sarna

Autor: Agnieszka Kręcisz-Sarna

radca prawny, ekspert z zakresu postępowania administracyjnego. Prowadzi kompleksową obsługę prawną przedsiębiorców oraz świadczy pomoc prawną dla jednostek sektora finansów publicznych, m.in. dla organów nadzoru budowlanego

Nasi partnerzy i zdobyte nagrody » 


Nagrody i wyróżnienia» 

Poznaj kluczowe zagadnienia, z jakimi możesz się zetknąć podczas codziennej pracy IODO.
E-kurs dla początkującego Inspektora Danych Osobowych. Rzetelna wiedza i praktyczne ćwiczenia.

24-h bezpłatny test portalu!
Zyskaj pełen dostęp do bazy porad i aktualności!

SPRAWDŹ »

x