Mieszkańcy zgłaszają awarie i podają swoje dane osobowe – czy trzeba zebrać od nich zgody

Zgodnie z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych (RODO) administrator danych, przetwarzając dane osobowe, powinien legitymować się jedną z przesłanek dopuszczalności przetwarzania danych. W przypadku danych zwykłych przesłanki te wskazuje art. 6 RODO. Administrator danych musi pamiętać, że dane osobowe powinny być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane (zasada minimalizacji danych). Administrator musi zatem nie tylko legitymować się jedną z przesłanek dopuszczalności przetwarzania danych osobowych, ale może przetwarzać tylko takie dane osobowe, bez których nie jest możliwe osiągnięcie przez niego zamierzonego celu przetwarzania.

Jeśli chodzi o zgłaszanie awarii oświetlenia ulicznego, administrator danych powinien w pierwszej kolejności ustalić, czy dane osobowe zgłaszającego są mu niezbędne do realizacji zgłoszenia. Z przedstawionych okoliczności faktycznych wynika, że zgłoszenie dotyczy awarii oświetlenia ulicznego lub nieprawidłowości w jego funkcjonowaniu. W celu zgłoszenia i usunięcia awarii nie są w mojej opinii niezbędne dane osobowe zgłaszającego, a jedynie informacje pozwalające na poprawne zlokalizowanie awarii. Zgłoszenia powinny być zatem anonimowe, ewentualnie osoba zgłaszająca może wyrazić zgodę na przetwarzanie jej danych osobowych, jeśli będzie chciała być poinformowana o podjętych przez urząd działaniach, np. o przekazaniu zgłoszenia właściwym służbom.

Zgoda na przetwarzanie danych według RODO powinna być:

• dobrowolna,
• konkretna,
• świadoma,
• jednoznaczna.

Może być udzielona w formie oświadczenia lub wyraźnego działania potwierdzającego, z którego wynika, że osoba przyzwala na przetwarzanie dotyczących jej danych osobowych. Nie ma zatem przeszkód, aby zgoda została udzielona przez zgłaszającego awarię podczas rozmowy telefonicznej.

Jeśli w trakcie rozmowy telefonicznej zgłaszający wyraził zgodę na przetwarzanie jego danych osobowych, np. w celu poinformowania o realizacji zgłoszenia awarii, to urząd powinien dopełnić obowiązku informacyjnego zgodnie z treścią art. 13 RODO. Przepis ten w ust. 4 przewiduje tylko jeden wyjątek od obowiązku informacyjnego, a mianowicie w zakresie, w jakim osoba, której dane dotyczą, dysponuje już informacjami z art. 13 ust. 1–3 RODO.