Medale za długoletnie pożycie małżeńskie – jaka podstawa przetwarzania danych

Jeżeli wskazany cel przetwarzania danych osobowych (tj. przyznanie medali za długoletnie pożycie małżeńskie) wynika z realizowanego przez urząd stanu cywilnego obowiązku prawnego wynikającego z konkretnego przepisu prawa, wówczas zgoda małżeństwa na czynności mieszczące się w tym celu nie jest konieczna (np. wysłanie wspomnianych wniosków). W przeciwnym razie (tj. w braku istnienia jakiejkolwiek przesłanki przetwarzania danych osobowych) nie można takich danych przetwarzać – chyba, że małżonkowie wyrażą na to zgodę. W takim przypadku już dla dokonania pierwszej czynności (tj. wysłania korespondencji z zapytaniem o zgodę) konieczne jest legitymowanie się jedną z przesłanek z art. 6 RODO.

Pod pojęciem przetwarzania danych kryje się bowiem między innymi wysłanie korespondencji. Jest to jeden z przejawów (rodzajów) przetwarzania danych osobowych. Oznacza to, że aby administrator danych mógł je przetwarzać przez np. wpisanie na kopertę, musi zajść jedna z przesłanek przetwarzania danych określonych w art. 6 RODO.

Zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c RODO przetwarzanie jest zgodne z prawem gdy jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze. Jeżeli więc obowiązek przeprowadzenia takich „zapytań o medale” ciąży na urzędzie z mocy przepisów prawa, to urząd ma ważną przesłankę przetwarzania danych osobowych poprzez ich użycie w korespondencji kierowanej do małżonków.