Jak przetwarzać dane osobowe w związku z nagrywaniem obrad rady gminy i powiatu

Dodano: 6 lutego 2019
dyrektor / kierownik prowadzi zebranie

Aktualnie na wszystkich jednostkach samorządu terytorialnego spoczywa obowiązek prowadzenia transmisji i utrwalania przebiegu obrad rad i sejmików, zarówno jeżeli chodzi o obraz jak i dźwięk. Obrady powinny być publikowane w BIP jednostki, na jej stronie internetowej lub w zwyczajowo przyjęty inny sposób. Sprawdź, o czym pamiętać, przetwarzając w związku z tym dane osobowe.

Należy zrealizować obowiązek informacyjny

Przede wszystkim jednostka samorządu terytorialnego jako administrator danych osób zarejestrowanych na nagraniach ma obowiązek spełnienia obowiązku informacyjnego, o którym mowa w art. 13 RODO. W przepisach ustaw samorządowych nie wskazano jednak, jak obowiązek informacyjny powinien zostać zrealizowany.

Przykład

Odpowiednim rozwiązaniem wydaje się być umieszczenie stosownej informacji do wglądu poprzez wywieszenie przed salą obrad (np. na wejściu). Pozwoli zapoznać się z klauzula informacyjną zarówno radnym jak również osobom trzecim, które mogą pojawiać się w trakcie trwania obrad.

Warto też umieścić klauzulę informacyjną w Biuletynie Informacji Publicznej danej jednostki lub na stronie internetowej. Można też udostępnić jej treść na w samej jednostce w sposób zwyczajowo przyjęty np. poprzez wywieszenie na tablicy ogłoszeń czy tablicy informacyjnej. Poza tym przed samym rozpoczęciem obrad można zrealizować obowiązek informacyjny w formie skróconej, informując zebrane osoby o konieczności realizacji przez dana jednostkę samorządu terytorialnego nałożonego obowiązku prawnego w postaci transmisji i publikacji nagrań z jej przebiegu.

Legalność i minimalizacja przetwarzania danych – także na obradach

Niejednokrotnie podczas posiedzenia rady, w związku z analizą różnego rodzaju spraw, dochodzi do ujawnienia pewnych informacji, które mogą identyfikować daną osobę. Zgodnie z art. 4 pkt 1 RODO informacje ta są danymi osobowymi. Mając to na względzie, należy posługiwać się tymi danymi ze szczególną ostrożnością, zwłaszcza jeśli chodzi o dane osobowe interesantów, skarżących czy wnioskodawców. Należy pamiętać o tym, by przetwarzanie danych odbywało się zgodnie z jedną z podstaw wymienionych w art. 6 lub 9 RODO, a poza tym respektować regułę minimalizacji.

Przykład

Jeżeli w trakcie trwania sesji rozpatrywana jest skarga, wówczas należy używać sformułowania Skarżący, a w przypadku wniosku – Wnioskodawca. Ewentualnie można używać sformułowań: mieszkaniec działki o nr (…), mieszkańcy przy ulicy (…). Danymi osobowymi należy się posługiwać tylko wówczas, jeśli jest to niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi danych.

Czy potrzebna jest zgoda na przetwarzanie danych osób rejestrowanych

Wracając do kwestii podstaw przetwarzania danych, należy zastanowić się, czy taką podstawą winna być zgoda osoby rejestrowanej na nagraniu.

Skoro transmisja oraz późniejsza publikacja nagrań z przebiegu obrad jest obowiązkiem ustawowym, to osoby przebywające podczas sesji obrad (zarówno funkcjonariusze publiczni, osoby powszechnie znane jak również osoby trzecie) nie muszą wyrażać zgody na ewentualne przetwarzanie danych osobowych w postaci swojego wizerunku. Przetwarzanie ich danych jest bowiem konieczne do realizacji ciążącego na samorządzie obowiązku prawnego (art. 6 ust. 1 lit c RODO).

Czytelnicy tego artykułu skorzystali również z poniższych narzędzi

Biblioteka ABI

Nasi partnerzy i zdobyte nagrody


© Portal Poradyodo.pl

Poznaj kluczowe zagadnienia, z jakimi możesz się zetknąć podczas codziennej pracy IODO.
E-kurs dla początkującego Inspektora Danych Osobowych. Rzetelna wiedza i praktyczne ćwiczenia.

SPRAWDŹ »

x
wiper-pixel