Nie. Zgodnie z art. 38 ust. 6 RODO inspektor ochrony danych może wykonywać „inne zadania i obowiązki”, ale jednocześnie „administrator lub podmiot przetwarzający zapewniają, by takie zadania i obowiązki nie powodowały konfliktu interesów”. W braku jasnego zdefiniowania „konfliktu interesów” wydaje się, że wykonywanie dodatkowych czynności o których mowa w pytaniu, które wiążą się z różnymi fazami przetwarzania danych, w tym danych osobowych może generować konflikt interesów niezależnie od faktu, iż stanowisko związane z obsługą sekretariatu, oraz wykonywanie czynności archiwisty nie są związane z kierowniczą rolą w strukturze instytucji.
W szczególnych przypadkach administrator i podmiot przetwarzający wyznaczają inspektora ochrony danych. Problematyka wyznaczenia inspektora uregulowana jest przepisie art 37 RODO. Inspektor ochrony danych jest wyznaczany na podstawie kwalifikacji zawodowych, a w szczególności wiedzy fachowej na temat prawa i praktyk w dziedzinie ochrony danych oraz umiejętności wypełnienia zadań. Inspektor ochrony danych może być członkiem personelu administratora lub podmiotu przetwarzającego lub wykonywać zadania na podstawie umowy o świadczenie usług.
Inspektor ochrony danych osobowych posiada szczególny status w strukturach administratora oraz podlega szczególnej ochronie. Nie jest on odwoływany ani karany przez administratora ani podmiot przetwarzający za wypełnianie swoich zadań. Inspektor ochrony danych bezpośrednio podlega najwyższemu kierownictwu administratora lub podmiotu przetwarzającego.
Zadania, jakie powinien realizować inspektor uregulowane są w katalogu zawartym w art 39 RODO. Przepisy rozporządzenia dają możliwość powierzania inspektorowi ochrony danych innych zadań i obowiązków - w jego przypadku nie mają więc zastosowania szczególne obostrzenia, takie jak przykładowo w stosunku do pracowników służby BHP, których pracodawca w żadnym razie nie może angażować do działań wykraczających poza ich zakres czynności wynikający z przepisów szczególnych.
Wykonywanie dodatkowych zadań i obowiązków przez inspektora ochrony danych jest uzależnione od tego czy dodatkowe zadania mogą pozostawać w konflikcie interesów.
Przepisy RODO nie definiują bezpośrednio, czym jest konflikt interesów oraz jakimi kryteriami należy się kierować, aby rozstrzygnąć, czy w danym przypadku konflikt taki występuje czy też nie. Przyjmuje się, że konflikt interesów występuje zwłaszcza w przypadkach powierzenia inspektorowi ochrony danych stanowiska kierowniczego lub innego które związane jest z określeniem sposobów i celów przetwarzania danych osobowych. W omawianym przypadku IOD miałby wykonywać działania związane z obsługą sekretariatu oraz archiwizowaniem dokumentacji w tym jej niszczeniem. Nie są to wprawdzie działania związane z piastowaniem funkcji kierowniczych, jednak ponad wszelką wątpliwość wiążą się z różnymi formami przetwarzania danych w tym danych osobowych. Uwzględniając zatem zakres obowiązków inspektora ochrony danych, w tym w szczególności monitorowanie przestrzegania rozporządzenia RODO w strukturach administratora należy uznać, że zachodzi tu konflikt interesów, w przypadku gdy duża część działań związanych z bieżącym przetwarzaniem danych osobowych, miały być wykonywana przez inspektora ochrony danych. Uwzględniając powyższe, mimo braku bezpośredniego i jednoznacznie brzmiącego zakazu, powierzenie inspektorowi ochrony danych dodatkowej i szerokiej działalności związanej z przetwarzaniem danych na bieżące potrzeby administratora w zakresie prowadzenia sekretariatu oraz archiwizowania dokumentów może być oceniane w kategoriach konfliktu interesów.
Z wideoszkolenia dowiesz się m.in.:
Szkolenie prowadzi Agnieszka Wachowska, radczyni prawna, Co-Managing Partners, Szefowa zespołu IT-Tech w TKP
© Portal Poradyodo.pl
