Jak postępować z dokumentacją pracowniczą zgodnie z RODO

Dokumentacja pracownicza – jak przestrzegać reguły minimalizacji według RODO

Przetwarzanie danych osobowych powinno być ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których je zebrano. Tak brzmi reguła minimalizacji według art. 5 ust. 1 lit. c RODO. Zasada ta dotyczy także dokumentacji pracowniczej w tym akt osobowych. Oznacza to, że należy w niej gromadzić tylko takie dokumenty z danymi osobowymi, które są wymagane według prawa.

W związku pojawiają się pewne wątpliwości dotyczące akt osobowych. W przepisach wymieniono bowiem dokumenty, jakie trafiają do części B i C akt osobowych, ale nie zrobiono tego wyczerpująco (użyto zwrotu „w tym”). Jak zatem ustalić, czy dany dokument z danymi osobowymi może być złożony do akt osobowych pracownika? Otóż należy weryfikować czy istniała podstawa prawna do złożenia danego dokumentu do akt osobowych. W ramach tej weryfikacji należy uwzględnić stan prawny obowiązujący w dniu składania danego dokumentu do akt.

Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej – co z danymi osobowymi

Okres przechowywania danych osobowych w dokumentacji pracowniczej jest tożsamy z okresami przechowywania akt osobowych i pozostałej dokumentacji. Tylko w ten sposób pracodawca spełni bowiem wymogi wynikające z przepisów prawa pracy. Okresy te przedstawiają się następująco: