Jak zabezpieczyć dokumentację medyczną

Agnieszka Sztuwe

Autor: Agnieszka Sztuwe

Dodano: 30 października 2020
132ca50273f826a126912e27dbfba3000bbc8c69-xlarge(1)
Pytanie:  Powiat wynajmował pomieszczenie lekarzowi w celu świadczenia usług lekarskich. W 2019 r lekarz zaprzestał płacenia za wynajmowane pomieszczenia i została wypowiedziana umowa najmu. Aktualnie lekarz zajmuje bezumownie pomieszczenia i nadal świadczy swoje usługi. Lekarz przetwarza dane osobowe pacjentów i zgromadził bardzo pokaźny zbiór danych osobowych w postaci papierowej (akta z okresu około 20 lat). Po zakończeniu procedury sądowej planowana jest egzekucja komornicza - usunięcia lekarza z gabinetu. Lekarz nie wykazuje żadnych chęci zabrania dokumentacji medycznej. Jak powinniśmy postępować z aktami biorąc pod uwagę że czynności komornicze często ograniczają się do fizycznego wejścia do pomieszczenia i wymiany zamków.
Odpowiedź: 

Należy dokonać wszystkich możliwych kroków, aby dokumentacja została odebrana przez lekarza lub odpowiedni organ, ewentualnie zabezpieczyć odpowiednio dokumentację i poinformować o tym wszelkie odpowiednie organy i osoby.

W związku z opisaną sytuacją to na powiecie spocznie obowiązek prawidłowego zabezpieczenia dokumentacji, mimo że tak naprawdę jest to obowiązkiem tego lekarza.

Najpierw wezwanie do odbioru dokumentacji

W pierwszej kolejności, po prawomocnym zakończeniu postępowania sądowego, należy wezwać lekarza do opróżnienia lokalu w tym wyraźnie do zabrania dokumentacji medycznej i wyznaczyć mu odpowiedni termin, np. 7 dni – takie wezwanie najlepiej przesłać na wszelkie znane adresy, w tym adresy e-mail.

Informacja do wojewody

Gdy lekarz nie zastosuje się do wezwania, należy poinformować o całej sytuacji odpowiednią Izbę Lekarską, a także wojewodę, który zgodnie z art. 30a ust. 7 ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta jest odpowiedzialny za dokumentację medyczną na terenie województwa, gdy dany lekarz zaprzestaje działalności – oczywiście lekarz nie zaprzestaje swojej działalności, ale jest to organ, który sprawuje również pieczę nad dokumentacją.

Uwaga

W ten sposób przedstawiciele powiatu uchronią się przed zarzutem ukrywania dokumentów, co stanowi przestępstwo.

Gdyby mimo tych prób lekarz ani inny odpowiedni podmiot nie zwróciłby się po dokumentację medyczną, należy ją prawidłowo zabezpieczyć, a kosztami obciążyć tego lekarza – można wytoczyć powództwo.

Konieczne zabezpieczenie dokumentacji

Wszystkie działania, które będą podejmowane, muszą być zgodne z zasadami w zakresie ochrony danych osobowych – tj. żadna osoba niepowołana nie powinna mieć wglądu do tych dokumentów, a dane powinny być zabezpieczone adekwatnie do sytuacji i możliwości techniczno-organizacyjnych.

Agnieszka Sztuwe

Autor: Agnieszka Sztuwe

Radca prawny w Kancelarii Adwokatów Naworska Marszałek sp.k. w Toruniu. W praktyce zawodowej zajmuje się obsługą przedsiębiorców, przede wszystkim w zakresie ochrony danych osobowych (z uwzględnieniem RODO). Interesuje się ponadto prawem autorskim, prawem własności przemysłowej. Obsługuje Rolnicze Grupy Producenckie przed organami administracji państwowej. Jest absolwentką Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Mikołaja Kopernika w Toruniu (2013). Podczas studiów odbywała praktyki w renomowanych, międzynarodowych kancelariach w Warszawie.

Nasi partnerzy i zdobyte nagrody » 


Nagrody i wyróżnienia» 

Poznaj kluczowe zagadnienia, z jakimi możesz się zetknąć podczas codziennej pracy IODO.
E-kurs dla początkującego Inspektora Danych Osobowych. Rzetelna wiedza i praktyczne ćwiczenia.

24-h bezpłatny test portalu!
Zyskaj pełen dostęp do bazy porad i aktualności!

SPRAWDŹ »

x