polityka retencji danych

dokumentacja ODO

Dokumentacja ODO - 6 nieobowiązkowych ale zalecanych dokumentów

RODO stawia na zasadę rozliczalności, również w kontekście dokumentacji ODO. To oznacza, że przewidziano w nich obowiązek wprowadzenia stosunkowo niewielu dokumentów ochrony danych osobowych. To nie oznacza jednak, że należy się do nich ograniczyć. Wiele dokumentów nie jest obowiązkowych, ale ich prowadzenie jest zdecydowanie zalecane. Prezentujemy najpopularniejsze z nich.

Dokumentacja ODO - w jakim zakresie obowiązkowa

Dokumentacja danych osobowych może mieć różny kształt i tytuły. Decydujące jest, jakie dane, w jakiej formie, na jakiej podstawie i w jakim zakresie są przetwarzane przez administratora. Z drugiej strony RODO wymienia pewne dokumenty, które są obowiązkowe. Są to:

  • rejestr czynności przetwarzania (art. 30 RODO);
  • rejestr wszystkich kategorii czynności przetwarzania (art. 30 RODO);
  • dokumentacja naruszeń (art. 33 RODO);
  • dokumentacja oceny skutków dla ochrony danych (art. 35 RODO);
  • dokumentacja z uprzednich konsultacji (art. 36 RODO);
  • dokumentacja dot. kodeksów postępowania (art. 40 RODO);
  • dokumentacja dot. certyfikacji (art. 42 RODO).

W artykule zajmiemy się jednak takimi dokumentami, których posiadanie nie wynika wprost z RODO, a jednak jest zasadne.

RODO stawia na rozliczalność

RODO przewiduje wprawdzie swobodę w wyborze i stosowaniu konkretnych środków organizacyjnych i technicznych służących zabezpieczeniu przetwarzania danych. Z drugiej strony administrator musi udowodnić skuteczność tych środków w razie kontroli Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Administrator musi być gotowy do wykazania, że spełnia następujące zasady RODO:

  • zgodność z prawem, rzetelność i przejrzystość;
  • ograniczenie;
  • minimalizacja danych;
  • prawidłowość;
  • ograniczenie przechowywania;
  • integralność i poufność.
Korzyści 

W temacie tygodnia o:

  • ewidencji zgód na przetwarzanie,
  • polityce retencji,
  • procedurze realizacji praw podmiotów danych,
  • mapie procesów
  • dokumentacji audytu,
  • polityce prywatności.

Nasi partnerzy i zdobyte nagrody » 


Nagrody i wyróżnienia» 

Poznaj kluczowe zagadnienia, z jakimi możesz się zetknąć podczas codziennej pracy IODO.
E-kurs dla początkującego Inspektora Danych Osobowych. Rzetelna wiedza i praktyczne ćwiczenia.

24-h bezpłatny test portalu!
Zyskaj pełen dostęp do bazy porad i aktualności!

SPRAWDŹ »

x