Dokumentacja ODO - 6 nieobowiązkowych ale zalecanych dokumentów

Dokumentacja ODO - w jakim zakresie obowiązkowa

Dokumentacja danych osobowych może mieć różny kształt i tytuły. Decydujące jest, jakie dane, w jakiej formie, na jakiej podstawie i w jakim zakresie są przetwarzane przez administratora. Z drugiej strony RODO wymienia pewne dokumenty, które są obowiązkowe. Są to:

• rejestr czynności przetwarzania (art. 30 RODO);
• rejestr wszystkich kategorii czynności przetwarzania (art. 30 RODO);
• dokumentacja naruszeń (art. 33 RODO);
• dokumentacja oceny skutków dla ochrony danych (art. 35 RODO);
• dokumentacja z uprzednich konsultacji (art. 36 RODO);
• dokumentacja dot. kodeksów postępowania (art. 40 RODO);
• dokumentacja dot. certyfikacji (art. 42 RODO).

W artykule zajmiemy się jednak takimi dokumentami, których posiadanie nie wynika wprost z RODO, a jednak jest zasadne.

RODO stawia na rozliczalność

RODO przewiduje wprawdzie swobodę w wyborze i stosowaniu konkretnych środków organizacyjnych i technicznych służących zabezpieczeniu przetwarzania danych. Z drugiej strony administrator musi udowodnić skuteczność tych środków w razie kontroli Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Administrator musi być gotowy do wykazania, że spełnia następujące zasady RODO:

• zgodność z prawem, rzetelność i przejrzystość;
• ograniczenie;
• minimalizacja danych;
• prawidłowość;
• ograniczenie przechowywania;
• integralność i poufność.