Zapomoga losowa z ZFŚS a RODO

Michał Kowalski

Autor: Michał Kowalski

Dodano: 23 marca 2020
1a2301caf9b27f2fc4bdef2fcdec341773fd7b87-xlarge(1)
Pytanie:  Kto jest administratorem danych osobowych dla osób powołanych zarządzeniem starosty do powiatowej rady rynku pracy?
Odpowiedź: 

W pierwszej kolejności od beneficjentów ZFŚS należy odebrać oświadczenia dotyczące okoliczności uprawniających do zapomogi.

Najpierw oświadczenie

Udostępnienie pracodawcy danych osobowych osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu, w celu przyznania ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty z Funduszu i ustalenia ich wysokości, następuje w formie oświadczenia. Pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Potwierdzenie może odbywać się w szczególności na podstawie oświadczeń i zaświadczeń o sytuacji życiowej (w tym zdrowotnej), rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu (art. 8 ust. 1a ustawy o ZFŚS).

Przykład

W pierwszej kolejności należy więc odbierać informacje niezbędne do przyznania zapomogi losowej (zgodnie z regulaminem) w formie oświadczenia. Dopiero jeżeli nabierzemy wątpliwości co do treści oświadczenia możemy poprosić o inne dokumenty np. wymienione w pytaniu, ale tylko pod warunkiem, że taką możliwość przewiduje regulamin ZFŚS.

Pamiętajmy o regule minimalizacji

Z uwagi na regułę minimalizacji przetwarzania danych i ograniczenia przechowywania (art. 5 RODO) należy ograniczyć się do wglądu w te dokumenty, ewentualnie przygotowywać notatki dotyczące ich treści. Dlaczego? Warto tu odnieść się do stanowiska Prezesa UODO.

"W opinii UODO, jeżeli na potrzeby udokumentowania spełnienia określonych kryteriów przydatny byłby dostęp do różnych dokumentów, np. PIT-u małżonka, to powołana regulacja umożliwia pracodawcy jedynie wgląd do nich, ale nie daje prawa do przechowywania ich kopii czy innego utrwalania. Powodowałoby to gromadzenie danych w szerszym zakresie niż jest to niezbędne do celu przetwarzania. PIT współmałżonka to dokument zawierający również takie dane, jak np. nazwa zakładu pracy czy numer PESEL, które nie są niezbędne do potwierdzenia danych przedstawionych w oświadczeniu pracownika."

Oczywiście stanowisko UODO nie jest wiążącą wykładnią prawa, niemniej jednak warto je respektować, tym bardziej, że to właśnie UODO ma uprawnienia kontrolne względem administratorów.

Michał Kowalski

Autor: Michał Kowalski

Radca prawny, specjalista z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych oraz prawa oświatowego, redaktor licznych publikacji
Słowa kluczowe:
zapomoga losowaZFŚS

Nasi partnerzy i zdobyte nagrody » 


Nagrody i wyróżnienia» 

Poznaj kluczowe zagadnienia, z jakimi możesz się zetknąć podczas codziennej pracy IODO.
E-kurs dla początkującego Inspektora Danych Osobowych. Rzetelna wiedza i praktyczne ćwiczenia.

24-h bezpłatny test portalu!
Zyskaj pełen dostęp do bazy porad i aktualności!

SPRAWDŹ »

x