Dostęp do aktu notarialnego w urzędzie – w innych wydziałach

W przypadku administratorów będących podmiotami publicznymi wskazuje się, że do uznania ich za administratorów danych wymagana jest analiza przepisów prawnych mających zastosowanie w konkretnym stanie faktycznym. O tym, czy dany podmiot publiczny jest administratorem danych, decyduje przede wszystkim rodzaj i charakter nadanych mu przez prawo kompetencji z obszaru spraw publicznych oraz wyznaczone ustawowo zadania (por. wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 17 listopada 2004 r., II SA/Wa 887/04).

W ramach jednego urzędu może być kilku administratorów danych.

Wystarczy upoważnienie

Osobami dopuszczonymi do przetwarzania danych są oprócz administratora danych także m. in. osoby upoważnione działające na polecenie administratora. Z upoważnienia do przetwarzania danych powinno wynikać, komu, w jakim zakresie i na jaki okres zostało ono udzielone. Upoważnieni pracownicy organu administracji posiadają dostęp do danych osobowych zgromadzonych przez organ - administratora danych jedynie w zakresie wynikającym z nadanych im upoważnień.

Działając na podstawie upoważnień pracownicy zwolnieni są z konieczności wykazywania przesłanek legalności przetwarzania danych osobowych, które wymienia art. 6 ust. 1 RODO. Wobec tego w przypadku działań na rzecz tego samego administratora danych (np. burmistrza) pracownicy działający na postawie udzielonych im upoważnień mogą przetwarzać dane zawarte w aktach notarialnych, nawet złożonych w innym wydziale, w celu realizacji swoich czynności służbowych.