Przechowywanie CV po rekrutacji – czy obejdzie się bez zgody podmiotu danych

Sebastian Kryczka

Autor: Sebastian Kryczka

Dodano: 3 września 2019
3b0ed93e90dd2df29d54157b4cd154cc16a0e2bf-xlarge
Pytanie:  Czy na przetwarzanie danych związanych z przechowywaniem w firmie CV wymagana jest zgoda osób, które je składają?
Odpowiedź: 

W przypadku, gdy dane osobowe zawarte w CV pokrywają się z zakresem danych osobowych wynikających z przepisów Kodeksu pracy, jaki osoba ubiegająca się o zatrudnienie ma obowiązek przedstawić, wówczas nie ma potrzeby uzyskania dodatkowej zgody na przetwarzanie takich danych - w związku z przechowywaniem CV w części A akt osobowych. Jeżeli jednak przykładowo CV zawiera dodatkowo zdjęcie osoby ubiegającej się o zatrudnienie, pracodawca powinien uzyskać zgodę na jego przetwarzanie - w tym na potrzeby przechowywania w aktach osobowych.

Dane osobowe w CV

Pracodawca chcąc zatrudnić nowego pracownika, zwykle przekazuje zamiar w powyższym zakresie w stosownym ogłoszeniu rekrutacyjnym - zamieszczanym przykładowo na stronie internetowej pracodawcy lub w biuletynie informacji publicznej - jak to często się odbywa w przypadku pracodawców szeroko rozumianej sfery publicznej. Odpowiedzią na ofertę pracodawcy są nadsyłane przez osoby ubiegające się o zatrudnienie dokumenty aplikacyjne - przykładowe CV czy list motywacyjny. Powyższe dokumenty często zawierają szerokie spektrum danych osobowych, co wiąże się z problemem związanym z legalnością ich przetwarzania przez pracodawcę.

Uwaga

Proces naboru na wolne stanowisko pracy związany jest z koniecznością przetwarzania danych osobowych osób które zamierzają uczestniczyć w procesie rekrutacji. Spektrum danych (w niezbędnym zakresie) jakie pracodawca może wymagać od osób ubiegających się o zatrudnienie określają przepisy Kodeksu pracy, tym samym jak najbardziej dane te mogą być przetwarzane bez zgody osoby aplikującej.

Wszystko zależy od zakresu przetwarzanych danych

W typowych przypadkach dane osobowe zawarte w CV pokrywają się swoim zakresie z danymi osobowymi jakie pracodawca może żądać od osób ubiegających się o zatrudnienie. W takiej sytuacji można uznać, iż pracodawca nie musi uzyskiwać dodatkowej zgody na przetwarzanie danych zawartych w CV - w tym na potrzeby przechowywania takiego dokumentu w części A akt osobowych (dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie). W przypadku gdyby zakres danych zawartych w CV był szerszy, niż zakres danych wynikających z Kodeksu pracy, których udostępnienia może żądać pracodawca, wówczas przetwarzanie takich dodatkowych danych może się odbywać za zgodą osoby ubiegającej się o zatrudnienie oraz w późniejszym etapie – pracownika.

W praktycznie może pojawić się problem związany z możliwością przechowywania CV po zakończonym procesie rekrutacji - w przypadku osób, które nie zostały zatrudnione. W takim przypadku, przechowywanie dokumentów aplikacyjnych (przetwarzanie zawartych w nich danych osobowych) jest możliwe po wyrażeniu przez osoby zainteresowane zgody - podyktowanej przykładowo chęcią zatrudnienia w przyszłości i tym samym uczestniczenia w przyszłych procesach rekrutacyjnych.

Sebastian Kryczka

Autor: Sebastian Kryczka

Prawnik, absolwent Wydziału Prawa Administracji i Ekonomii (Zakład Prawa Pracy) Uniwersytetu Wrocławskiego. Od 2002 r. zawodowo zajmuje się problematyką prawa pracy, jak również w zagadnieniami związanymi z działalnością kontrolno-nadzorczą sprawowaną przez Państwową Inspekcję Pracy. Ekspert współpracujący z największymi i najbardziej opiniotwórczymi podmiotami w kraju, zajmującymi się problematyką prawa pracy. Ma na swoim koncie współpracę m.in. z Ministerstwem Pracy i Polityki Społecznej, Dolnośląską Komisją Ochrony Pracy oraz czołowymi firmami wydawniczymi. Jest m.in. współautorem komentarza do Kodeksu pracy, autorem komentarza do ustawy o PIP, jak również komentarzy do kilkunastu rozporządzeń wykonawczych do Kodeksu pracy.

Nasi partnerzy i zdobyte nagrody » 


Nagrody i wyróżnienia» 

Poznaj kluczowe zagadnienia, z jakimi możesz się zetknąć podczas codziennej pracy IODO.
E-kurs dla początkującego Inspektora Danych Osobowych. Rzetelna wiedza i praktyczne ćwiczenia.

24-h bezpłatny test portalu!
Zyskaj pełen dostęp do bazy porad i aktualności!

SPRAWDŹ »

x