Przetwarzanie danych osobowych w zaświadczeniu o niekaralności z Krajowego Rejestru Karnego

Sebastian Kryczka

Autor: Sebastian Kryczka

Dodano: 14 lutego 2024
9c2297ae9e33b2a27c1eaac2d0f5b31c5b5fd041-xlarge(4)

Zatrudnienie pracownika wiąże się z przetwarzaniem jego danych osobowych. Zakres tych danych uregulowany jest w przepisach Kodeksu pracy, ale może także wynikać z innych aktów prawnych. Dotyczy to m.in. informacji o niekaralności wymaganej w związku ze standardami ochrony małoletnich. Sprawdzamy, kiedy pracodawca może pozyskiwać takie informacje.

Dane osobowe pozyskiwane od kandydata do zatrudnienia

Co do zasady bez zgody osoby kandydata do zatrudnienia pracodawca może pozyskiwać następujące dane osobowe:

  • imię (imiona), nazwisko,
  • datę urodzenia,
  • dane kontaktowe wskazane przez tę osobę,
  • poziom wykształcenia, kwalifikacje zawodowe, przebieg dotychczasowego zatrudnienia (gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.)

Istotne, kiedy wymagana jest niekaralność

W określonych przypadkach pracodawca może też żądać podania innych danych osobowych − jeżeli jest to wymagane przez przepisy szczególne, tzw. pragmatyki służbowe. Również w takich przypadkach nie jest potrzebna zgoda pracownika. Dotyczy to m.in. wymogu niekaralności. W przypadkach, o których mowa w przepisach, pracodawca może więc żądać:

Kiedy konieczny jest wgląd w informację z Krajowego Rejestru Karnego

O ile z Kodeksu pracy nie wynika pozyskiwanie informacji o niekaralności kandydata z Krajowego Rejestru Karnego, o tyle w niektórych pragmatykach służbowych przewidziany został wymóg pozyskiwania tych informacji. I tylko w takich przypadkach pracodawca może przetwarzać informacje o braku skazania kandydata prawomocnym wyrokiem sądu w dokumencie z KRK do zatrudnienia.

Uwaga

Wymóg niekaralności może być ogólny lub dotyczyć określonych przestępstw.

Jeżeli taki wymóg został przewidziany, wówczas osoba ubiegająca o zatrudnienie musi potwierdzić niekaralność w drodze oświadczenia albo udokumentować (sięgając po informację z Krajowego Rejestru Karnego). Wskazówek szukamy więc w aktach prawnych dotyczących poszczególnych grup zawodowych.

Przykład

Aby zatrudnić nauczyciela, dyrektor szkoły musi odebrać od niego informację o niekaralności z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie skazania prawomocnym wyrokiem sądu za umyślne przestępstwo lub przestępstwo skarbowe. Przepis art. 10 ust. 8a Karty Nauczyciela obliguje nauczyciela do przedłożenia takiej informacji. Dyrektor ma zatem podstawę prawną przetwarzania jego danych osobowych w postaci art. 10 RODO. Przy czym to nauczyciel musi złożyć wniosek i pozyskać zaświadczenie - w punkcie informacyjnym Krajowego Rejestru Karnego albo drogą elektroniczną (z wykorzystaniem certyfikatu kwalifikowanego bądź profilu zaufanego) ewentualnie listownie. Opłaty ponosi sam nauczyciel.

Przykład

Od 15 lutego 2024 r. zgodnie z nowymi przepisami dotyczącymi standardów ochrony małoletnich weryfikacji podlegają osoby zatrudniane lub dopuszczane do działalności związanej z:

  • wychowaniem,
  • edukacją,
  • wypoczynkiem,
  • leczeniem,
  • świadczeniem porad psychologicznych,
  • rozwojem duchowym,
  • uprawianiem sportu,
  • realizacją innych zainteresowań przez małoletnich,
  • opieką nad małoletnimi.

Od takich osób należy żądać zaświadczenia z KRK w zakresie skazania prawomocnym wyrokiem sądu w sprawach o przestępstwa określone w:

  • rozdziale XIX Kodeksu karnego (przestępstwa przeciwko życiu i zdrowiu),
  • rozdziale XXV Kodeksu karnego (przestępstwa przeciwko wolności seksualnej i obyczajności),
  • art. 189a Kodeksu karnego (handel ludźmi),
  • art. 207 Kodeksu karnego (znęcanie się),
  • ustawie z dnia 29 lipca 2005 r. o przeciwdziałaniu narkomanii.

Obowiązek ten wynika z art. 21 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 13 maja 2016 r. o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich. Także w tym przypadku zapytanie o udzielenie informacji z rejestru składa sam kandydat.

Bez podstawy prawnej nie można uzyskać zaświadczenia o niekaralności

W pozostałych przypadkach, gdy przepisy weryfikacji niekaralności nie wymagają, nie można przetwarzać danych o niekaralności w celu takiej weryfikacji. Nie jest to możliwe nawet za zgodą kandydata do zatrudnienia (art. 221a Kodeksu pracy).

Sebastian Kryczka

Autor: Sebastian Kryczka

Prawnik, absolwent Wydziału Prawa Administracji i Ekonomii (Zakład Prawa Pracy) Uniwersytetu Wrocławskiego. Od 2002 r. zawodowo zajmuje się problematyką prawa pracy, jak również w zagadnieniami związanymi z działalnością kontrolno-nadzorczą sprawowaną przez Państwową Inspekcję Pracy. Ekspert współpracujący z największymi i najbardziej opiniotwórczymi podmiotami w kraju, zajmującymi się problematyką prawa pracy. Ma na swoim koncie współpracę m.in. z Ministerstwem Pracy i Polityki Społecznej, Dolnośląską Komisją Ochrony Pracy oraz czołowymi firmami wydawniczymi. Jest m.in. współautorem komentarza do Kodeksu pracy, autorem komentarza do ustawy o PIP, jak również komentarzy do kilkunastu rozporządzeń wykonawczych do Kodeksu pracy.

Nasi partnerzy i zdobyte nagrody » 


Nagrody i wyróżnienia» 

Poznaj kluczowe zagadnienia, z jakimi możesz się zetknąć podczas codziennej pracy IODO.
E-kurs dla początkującego Inspektora Danych Osobowych. Rzetelna wiedza i praktyczne ćwiczenia.

24-h bezpłatny test portalu!
Zyskaj pełen dostęp do bazy porad i aktualności!

SPRAWDŹ »

x