Obowiązek informacyjny w związku z rozmową telefoniczną - jak przekazać klauzulę informacyjną RODO
Już podczas pierwszej rozmowy telefonicznej administrator danych osobowych może pozyskać dane osobowe od swojego rozmówcy. W związku z tym musi on niezwłocznie – jeszcze w trakcie rozmowy telefonicznej – spełnić obowiązek informacyjny. Sprawdź, jak przekazać klauzulę informacyjną RODO w trakcie rozmowy telefonicznej.
Przetwarzanie danych osobowych nie tylko w związku z nagrywaniem rozmów telefonicznych
Gdy administrator nie ma danych osobowych rozmówcy, który kontaktuje się z nim telefonicznie, to pierwszą daną osobową w postaci numeru telefonu pozyskuje on podczas połączenia.
Dowiedz się, czy adres IP, numer rejestracyjny i numer telefonu są danymi osobowymi według RODO.
Kolejne dane osobowe są najczęściej uzyskiwane w toku rozmowy telefonicznej. Przetwarzanie danych osobowych może więc mieć miejsce nawet, gdy rozmowa telefoniczna nie jest nagrywana W związku z tym administrator musi spełnić obowiązki związane z ochroną danych osobowych rozmówcy, w tym także obowiązek informacyjny, by nie narazić się na kary pieniężne nakładane przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Jak spełnić obowiązek informacyjny w związku z rozmową telefoniczną – wytyczne w RODO
Art. 13 i 14 RODO regulujące obowiązek informacyjny administratora danych osobowych określają katalog informacji przekazywanych podmiotom danych. Nie wskazują jednak, w jakiej formie administrator danych powinien te informacje przekazywać osobie, której dane dotyczą. W przepisach RODO znajdziemy jednak wymóg, aby informacja taka była udzielona w:
-
zwięzłej, przejrzystej, zrozumiałej i łatwo dostępnej formie,
-
jasnym i prostym językiem (w szczególności gdy informacje są kierowane do dziecka).
Informacje mogą być udzielone:
-
pisemnie (w tym elektronicznie,
-
ustnie (jeśli zażyczyła sobie tego osoba, której dane dotyczą),
-
w inny sposób.
Pełna treść klauzuli informacyjnej w trakcie rozmowy telefonicznej
RODO nie daje gotowych rozwiązań a jedynie ogólne wskazówki jak postępować z danymi osobowymi. Nie sposób więc odpowiedzieć jednoznacznie na pytanie dotyczące tego, jak powinno wyglądać wykonanie obowiązku informacyjnego podczas rozmowy telefonicznej. Możliwe jest jednak przedstawienie pewnych propozycji. Przede wszystkim administrator może wyrecytować klauzulę informacyjną w pełnej formie.
Niewykluczone jest tu skorzystanie z automatycznej sekretarki przed rozmową.
Warstwowa klauzula informacyjna RODO w rozmowie telefonicznej
Alternatywą jest poinformowanie dosłownie w jednym, dwóch zdaniach o najważniejszych kwestiach (np. o chociażby o tym kto jest administratorem danych osobowych) a następnie wskazanie, że klauzula informacyjna jest dostępna np. pod określonym adresem internetowym. Jest to tzw. warstwowa klauzula informacyjna.
Obowiązek informacyjny a kolejna rozmowa telefoniczna
Jeżeli obowiązek informacyjny został już raz wykonany i żadna z informacji przekazanych w klauzuli nie uległa zmianie to obowiązku nie trzeba ponawiać. Natomiast dla zaistnienia obowiązku żadnego znaczenia nie ma fakt czy rozmówca jest innym urzędnikiem czy też nie.
Przeczytaj także: Nagrywanie rozmów telefonicznych w zgodzie z RODO
- Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych czy oświadczenie o poufności
- Wpływ sztucznej inteligencji na ochronę danych osobowych
- Zaświadczenia z Krajowego Rejestru Karnego od niektórych pracowników medycznych – czy będą konieczne
- NSA wyjaśnia, jak zrealizować dodatkowy obowiązek informacyjny banku
- Aplikacje webowe – jak przeprowadzić analizę ryzyka i zabezpieczyć dane
Wideo: Przegląd orzecznictwa (sierpień – listopad 2022 r.) – cz. III – decyzje zagranicznych organów nadzorczych
Poznaj najważniejsze orzeczenia zagranicznych organów nadzorczych. W podsumowaniu poruszamy zagadnienia związane m.in. z geolokalizacją, prawem dostępem do danych, cyberatakiem na gminę czy rozpoznawaniem twarzy.
