Oświadczenie czy kwestionariusz osobowy? Jak odbierać dane osobowe od kandydata i pracownika?

Dodano: 3 czerwca 2019
1cb36d3f780833df3a6eaf36a9d396bef69a981e-xlarge

4 maja 2019 r. weszła w życie tzw. ustawa wdrażająca RODO. Jedna z najważniejszych zmian, jakie ta ustawa wprowadza, to sprecyzowanie zakresu przetwarzania danych osobowych kandydatów do zatrudnienia i pracowników. Czy w związku z tymi zmianami uzasadnienie nadal znajduje korzystanie z kwestionariuszy osobowych?

Zakres pozyskiwanych danych od kandydata do zatrudnienia …

Przeprowadzenie procesu rekrutacji czy naboru bez pozyskania danych osobowych od osób zainteresowanych zatrudnieniem jest niemożliwe. Rekrutacja, w tym rokowania dotyczące kształtu przyszłych warunków zatrudnienia toczą się zawsze między oznaczonymi stronami – pracodawcą oferującym zatrudnienie a osobami, które przepisy prawa pracy określają jako „osoby ubiegające się o zatrudnienie”. Pracodawca jeszcze zanim formalnie zatrudni pracownika, ma możliwość pozyskania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania następujących danych osobowych:

  • imię (imiona) i nazwisko;
  • datę urodzenia;
  • dane kontaktowe wskazane przez taką osobę;
  • wykształcenie;
  • kwalifikacje zawodowe;
  • przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

… oraz od pracownika

Uwaga

W przypadku danych osobowych obejmujących wykształcenie, kwalifikacje zawodowe, przebieg dotychczasowego zatrudnienia możliwość ich żądania jest uzależniona od tego czy dane te są niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.

W momencie zatrudnienia osoby ubiegającej się o pracę osoba taka staje się pracownikiem. Od tego momentu strony realizują swoje prawa i obowiązki wynikające ze stosunku pracy. Uzyskanie statusu pracownika powoduje, że pracodawca ma prawo żądać od osoby zatrudnionej podania dodatkowych danych osobowych, niezależnie od danych już udostępnionych przez osobę, która ubiegała się o zatrudnienie.

Pracodawca żąda od pracownika danych osobowych obejmujących:

  • adres zamieszkania,
  • numer PESEL a w przypadku jego braku rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość,
  • inne dane osobowe pracownika a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny jeżeli podanie tych danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy,
  • wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia - jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie,
  • numer rachunku płatniczego jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.
Uwaga

Obok powyższych danych osobowych udostępnianych przez kandydata na pracownika oraz pracownika, pracodawca żąda podania innych danych osobowych, gdy jest to niezbędne do realizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisów prawa.

Wystarczy oświadczenie podmiotu danych

Zgodnie z obowiązującymi przepisami przekazanie pracodawcy danych osobowych zarówno przez ubiegającego się o zatrudnienie, jak również osoby zatrudnione następuje nie w formie kwestionariusza osobowego a w formie oświadczenia osoby, której dane dotyczą. Znacznie szerszy zakres danych osobowych przewidywały kwestionariusze osobowe dla pracowników obowiązujące na gruncie rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. W sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Na podstawie kwestionariusza osobowego załączonego do powyższego rozporządzenia pracodawca mógł oczekiwać między innymi numeru NIP czy informacji dotyczących powszechnego obowiązku obrony. Wyżej przywołane rozporządzenie zostało zastąpione rozporządzenie MRPiPS z 10 grudnia 2018 r. Nie przewiduje ono stosowania kwestionariuszy osobowych.

Uwaga

Wprawdzie Ministerstwo Rodziny Pracy i Polityki Społecznej opracowało nowe wzory kwestionariuszy, stanowią one jednak niewiążącą propozycję dla pracodawców - tym bardziej, że dane osobowe przekazywane są obecnie w formie nie tyle kwestionariuszy a oświadczeń.

Czytelnicy tego artykułu skorzystali również z poniższych narzędzi

Nasi partnerzy i zdobyte nagrody


© Portal Poradyodo.pl

Poznaj kluczowe zagadnienia, z jakimi możesz się zetknąć podczas codziennej pracy IODO.
E-kurs dla początkującego Inspektora Danych Osobowych. Rzetelna wiedza i praktyczne ćwiczenia.

SPRAWDŹ »

x
wiper-pixel