Wzór kwestionariusza osobowego dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie nie może zawierać nadmiarowych danych

Przeprowadzenie rekrutacji czy naboru bez pozyskania danych osobowych od osób zainteresowanych zatrudnieniem jest niemożliwe. Dlatego zanim jeszcze zatrudni pracownika, pracodawca ma prawo żądać podania od kandydata podstawowych danych osobowych:

• imienia (imion) i nazwiska;

• daty urodzenia;

• danych kontaktowych wskazanych przez taką osobę;

• wykształcenia;

• kwalifikacji zawodowych;

• przebiegu dotychczasowego zatrudnienia.

Pracownik ma obowiązek podać dane osobowe dotyczące wykształcenia, kwalifikacji zawodowych i przebiegu dotychczasowego tylko wtedy, gdy są niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.

Natomiast już po zawarciu umowy o pracę pracodawca może żądać od pracownika danych osobowych obejmujących:

• adres zamieszkania,

• numer PESEL a w przypadku jego braku rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość,

• inne dane osobowe pracownika a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny jeżeli podanie tych danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy,

• wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia - jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie,

• numer rachunku płatniczego jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

Wskazane dane osobowe są przekazywane w oświadczeniu:

• osoby ubiegającej się o zatrudnienie,

• pracownika.

Oświadczenie to może być nazwane kwestionariuszem osobowym, choć nie jest to nazwa obowiązkowa. Możliwe jest więc stosowanie wzoru kwestionariusza osobowego pracownika bądź osoby ubiegającej się o zatrudnienie i żądanie jego wypełnienia. Przy czym zakres danych pracowników w tym kwestionariuszu musi być zgodny z przepisami Kodeksu pracy. Tym bardziej, że kwestionariusze są przechowywane w dokumentacji pracowniczej.

Znacznie szerszy zakres danych osobowych przewidywały kwestionariusze dla osób ubiegających się o zatrudnienie i pracowników obowiązujące na mocy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. W rozporządzeniach tych kwestionariusze wymagały podania np. numeru NIP czy informacji dotyczących powszechnego obowiązku obrony.

Aktualne wzory kwestionariuszy opracowane przez resort pracy jedynie niewiążącą propozycję dla pracodawców. Tu możesz pobrać wzór kwestionariusza osobowego dostępnego w Portalu PoradyODO.