Jak usunąć dokumenty z danymi osobowymi z akt osobowych pracownika?

Sebastian Kryczka

Autor: Sebastian Kryczka

Dodano: 3 grudnia 2018
Akta osobowe

Dane osobowe przetwarzane są również w dokumentacji pracowniczej a w szczególności w aktach osobowych. Niejednokrotnie w aktach tych znajdują się dokumenty zawierające dane osobowe, które w świetle obecnie obowiązujących przepisów RODO nie powinny być przetwarzane. Sprawdź, jak usunąć dokumenty zawierające takie dane, aby zachować spójność akt osobowych.

Konieczność zachowania chronologii w aktach osobowych

Obowiązkiem każdego pracodawcy jest założenie o prowadzenie akt osobowych dla każdego pracownika. Są one zbiorami odpowiednio pogrupowanych dokumentów w ramach 3 części - A, B i C. W część A dokumentacji zgromadzone są dokumenty które miały związek z fazą ubiegania się o pracę przez kandydata na pracownika. Część B to zbiór dokumentów dotyczących nawiązania stosunku pracy oraz jego trwania (przebiegu zatrudnienia). W części C znajdują się dokumenty związane z ustaniem stosunku pracy.

Podział akt osobowych na 3 części nie oznacza, że w ramach każdej z nich dokumenty mogą być ułożone w sposób dowolny czy przypadkowy. Dokumenty zgromadzone w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane. Ponad wszelką wątpliwość chronologia ułożenia akt osobowych powinna obrazować faktyczny przebieg zatrudnienia.

Każda teczka akt osobowych powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w niej dokumentów. Nie jest to wykaz sporządzony raz na zawsze w niezmienionej postaci. Mogą bowiem wystąpić sytuacje, które będą wymuszały modyfikację wykazu – np. pracownik doniesie dokument lub pracodawca usunie z części B akt osobowych odpis zawiadomienia o ukaraniu pracownika karą porządkową. W takim wypadku powstaje wątpliwość, w jaki sposób powinien postąpić pracodawca.

Nowy spis dokumentów

Uwzględniając zasadę szybkości i prostoty postępowania można by przyjąć, iż wystarczającym rozwiązaniem będzie fizyczne wyjęcie z teczki danego dokumentu a następnie wsunięcie w jego miejsce dokumentu zawierającego informacje jaki pierwotny dokument został usunięty oraz dlaczego nie znajduje się on już w teczce. Takie postępowanie pozwoliłoby na zachowanie dotychczasowej numeracji oraz wykazu zawartości teczki. Powyższa praktyka mimo braku wyraźnego i bezpośredniego uregulowania omawianej kwestii nie wydaje się być w pełni poprawna. W przypadku o którym mowa w pytaniu, odpowiednim rozwiązaniem, które nie będzie budziło wątpliwości inspektorów PIP, będzie usunięcie dokumentu, ponowne ponumerowanie dokumentów wchodzących w skład danej teczki oraz sporządzenie nowego spisu dokumentów będących aktualną zawartością danej teczki.

Podstawa prawna: 
  • Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U z 1996 r. nr 62 poz. 286 ze zm.) - § 6 ust. 3.
Sebastian Kryczka

Autor: Sebastian Kryczka

Prawnik, absolwent Wydziału Prawa Administracji i Ekonomii (Zakład Prawa Pracy) Uniwersytetu Wrocławskiego. Od 2002 r. zawodowo zajmuje się problematyką prawa pracy, jak również w zagadnieniami związanymi z działalnością kontrolno-nadzorczą sprawowaną przez Państwową Inspekcję Pracy. Ekspert współpracujący z największymi i najbardziej opiniotwórczymi podmiotami w kraju, zajmującymi się problematyką prawa pracy. Ma na swoim koncie współpracę m.in. z Ministerstwem Pracy i Polityki Społecznej, Dolnośląską Komisją Ochrony Pracy oraz czołowymi firmami wydawniczymi. Jest m.in. współautorem komentarza do Kodeksu pracy, autorem komentarza do ustawy o PIP, jak również komentarzy do kilkunastu rozporządzeń wykonawczych do Kodeksu pracy.

Czytelnicy tego artykułu skorzystali również z poniższych narzędzi

Biblioteka ABI

Nasi partnerzy i zdobyte nagrody


© Portal Poradyodo.pl

Poznaj kluczowe zagadnienia, z jakimi możesz się zetknąć podczas codziennej pracy IODO.
E-kurs dla początkującego Inspektora Danych Osobowych. Rzetelna wiedza i praktyczne ćwiczenia.

SPRAWDŹ »

x
wiper-pixel