Jak usunąć dokumenty z danymi osobowymi z akt osobowych pracownika?

Obowiązkiem każdego pracodawcy jest założenie o prowadzenie akt osobowych dla każdego pracownika. Są one zbiorami odpowiednio pogrupowanych dokumentów w ramach 3 części - A, B i C. W część A dokumentacji zgromadzone są dokumenty które miały związek z fazą ubiegania się o pracę przez kandydata na pracownika. Część B to zbiór dokumentów dotyczących nawiązania stosunku pracy oraz jego trwania (przebiegu zatrudnienia). W części C znajdują się dokumenty związane z ustaniem stosunku pracy.

Podział akt osobowych na 3 części nie oznacza, że w ramach każdej z nich dokumenty mogą być ułożone w sposób dowolny czy przypadkowy. Dokumenty zgromadzone w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane. Ponad wszelką wątpliwość chronologia ułożenia akt osobowych powinna obrazować faktyczny przebieg zatrudnienia.

Każda teczka akt osobowych powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w niej dokumentów. Nie jest to wykaz sporządzony raz na zawsze w niezmienionej postaci. Mogą bowiem wystąpić sytuacje, które będą wymuszały modyfikację wykazu – np. pracownik doniesie dokument lub pracodawca usunie z części B akt osobowych odpis zawiadomienia o ukaraniu pracownika karą porządkową. W takim wypadku powstaje wątpliwość, w jaki sposób powinien postąpić pracodawca.

Uwzględniając zasadę szybkości i prostoty postępowania można by przyjąć, iż wystarczającym rozwiązaniem będzie fizyczne wyjęcie z teczki danego dokumentu a następnie wsunięcie w jego miejsce dokumentu zawierającego informacje jaki pierwotny dokument został usunięty oraz dlaczego nie znajduje się on już w teczce. Takie postępowanie pozwoliłoby na zachowanie dotychczasowej numeracji oraz wykazu zawartości teczki. Powyższa praktyka mimo braku wyraźnego i bezpośredniego uregulowania omawianej kwestii nie wydaje się być w pełni poprawna. W przypadku o którym mowa w pytaniu, odpowiednim rozwiązaniem, które nie będzie budziło wątpliwości inspektorów PIP, będzie usunięcie dokumentu, ponowne ponumerowanie dokumentów wchodzących w skład danej teczki oraz sporządzenie nowego spisu dokumentów będących aktualną zawartością danej teczki.