Jak długo przechowywać dokumentację ODO

Dokumentacja ochrony danych może zawierać dane osobowe. Będzie tak zwłaszcza w przypadku dokumentów kierowanych do konkretnych osób np. upoważnień do przetwarzania danych osobowych czy umów powierzenia przetwarzania danych. W takim przypadku dane osobowe powinny zostać usunięte bezzwłocznie, gdy stały się zbędne do realizacji celu, w którym je zebrano. Osoba, której te dane dotyczą, może wtedy żądać ich niezwłocznego usunięcia (art. 17 ust. 1 lit. a RODO).

Okresy przechowywania danych są zwykle określane na podstawie dokumentacji wewnętrznej danego podmiotu czy innej jednostki organizacyjnej (np. polityki bezpieczeństwa).

Czym innym jest jednak usuwanie danych osobowych a czym innym przechowywanie konkretnych dokumentów. Otóż jeśli nie można już dalej przechowywać danych osobowych, ale administrator nadal zamierza przechowywać dokumentację ODO, wówczas te może on te dokumenty zanonimizować czyli usunąć dane osobowe z dokumentacji.

Jak długo przechowuje się dokumentację ODO, w której nie ma już danych osobowych? Tak naprawdę w przypadku dokumentacji bez danych osobowych nie będzie miało miejsca coś takiego jak zbyt długie przechowywanie. W tym zakresie pewne rozwiązania można przyjąć np. jednolitym rzeczowym wykazie akt. Wprawdzie jest to tzw. normatyw, wzorzec działania, który pozwala na przyjęcie sposobu postępowania z dokumentacją w organizacji. Niemniej jednak jest on oparty na art. 5 ust. 1 pkt 2 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

Otóż brakowanie (usuwanie) dokumentacji niearchiwalnej może nastąpić po:

• upływie okresu jej przechowywania, określonego w jednolitym rzeczowym wykazie akt lub kwalifikatorze dokumentacji, oraz
• uznaniu przez jednostkę, że dokumentacja niearchiwalna utraciła dla niej znaczenie (wartość dowodową).