Seria i numer dowodu osobistego nie powinny znajdować się w dokumencie KW

Marcin Sarna

Autor: Marcin Sarna

Dodano: 9 lipca 2018
kalkulator księgowy
Pytanie:  Zgodnie z obowiązującymi przepisami kasjer wypłacający pieniądze w kasie wystawia dokument KW. Muszą się na nim znaleźć następujące elementy: kolejny numer dowodu wypłaty, data wystawienia dokumentu, miejscowość, informacje dotyczące firmy wypłacającej gotówkę oraz osoby, która otrzymała gotówkę (może być to kontrahent, pracownik lub partner biznesowy), cel, w jakim została wypłacona gotówka, wysokość wypłaty, dwa podpisy – osoby wypłacającej gotówkę oraz osoby, która ją otrzymała. Czy jest zgodne z RODO, po zweryfikowaniu tożsamości osoby, której wypłacana jest gotówka, zapisywanie na dokumencie KW informacji dotyczących dowodu osobistego, w celu udokumentowania komu została wypłacona gotówka?
Odpowiedź: 

Nie. Nie ma obowiązku prawnego podawania w KW informacji dotyczących dowodu osobistego. W istocie więc każdorazowo konieczna byłaby do tego zgoda osoby, której te dane osobowe dotyczą.

Wystarczy podpis odbiorcy

Nie ma prawnej konieczności umieszczania na dokumencie KW danych dotyczących dowodu osobistego, a mianowicie jego serii i numeru. Jeżeli uzasadnieniem dla umieszczania takich danych miałoby być udokumentowanie, komu została wypłacona gotówka, to należy zwrócić uwagę na to, że informacja ta wynika już z podpisu złożonego przez odbiorcę złożonego podpisu. Skoro przepisy polskiego prawa cywilnego uznają ten podpis za wystarczający dla istnienia oświadczenia woli, to nie ma uzasadnienia dla dodatkowego potwierdzania tożsamości konkretnej osoby poprzez podanie serii i numeru dowodu osobistego.

Konieczna zgoda osoby, której dane dotyczą

Takie działanie mogłoby być uznane za naruszenie zasady minimalizacji danych.

Uwaga

Dane osobowe muszą być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane (art. 5 ust. 1 lit c RODO).

Tym samym nie ma możliwości aby kasjer wymagał podania serii i numeru dowodu osobistego celem zamieszczenia tych informacji na dokumencie KW. Należy więc zdecydowanie unikać tego typu rozwiązań. Takie dane mogą być przetwarzane w kasie (i umieszczone na dokumencie KW) wyłącznie za zgodą osoby, której dane dotyczą.

Marcin Sarna

Autor: Marcin Sarna

Radca prawny, ekspert z zakresu ochrony danych osobowych. Specjalizuje się również w kompleksowej obsłudze prawnej podmiotów gospodarczych, w szczególności świadcząc pomoc prawną dla producentów maszyn i urządzeń, przedsiębiorców funkcjonujących w branży usługowej i w sektorze energetycznym.

Nasi partnerzy i zdobyte nagrody » 


Nagrody i wyróżnienia» 

Poznaj kluczowe zagadnienia, z jakimi możesz się zetknąć podczas codziennej pracy IODO.
E-kurs dla początkującego Inspektora Danych Osobowych. Rzetelna wiedza i praktyczne ćwiczenia.

24-h bezpłatny test portalu!
Zyskaj pełen dostęp do bazy porad i aktualności!

SPRAWDŹ »

x