Jednym ze sposobów anonimizacji dokumentów jest zamazanie danych w taki sposób, aby nie można ich było odczytać. Dane możesz usunąć przy użyciu korektora. Następnie taki dokument skopiuj lub zeskanuj. Ważne jest, aby odbiorca tak przygotowanej wiadomości nie mógł odczytać danych osobowych, które identyfikują podmiot objęty ustawą o ochronie danych osobowych.
Techniczne kwestie usuwania danych są ważne, jednak ważniejsze jest to, jakie dane musisz usunąć z dokumentu, aby można było mówić o skutecznej anonimizacji informacji dotyczących osoby fizycznej. Zwykle w dokumentach dane osobowe to imię, nazwisko, PESEL, adres osoby fizycznej. Jeśli przekazujesz dokument zawierający takie informacje, musisz usunąć z niego każdą informację, która pozwoliłaby na zidentyfikowanie tej osoby.
W związku z tym w każdym przypadku, kiedy anonimizujesz dane, musisz w pierwszej kolejności zadać sobie pytanie, która z informacji zawartych w tym dokumencie pozwala na zidentyfikowanie osoby fizycznej.
Aby ocenić, czy anonimizacja danych osobowych jest skuteczna, musisz sprawdzić, czy po skreśleniu lub innym usunięciu danych nadal możesz:
wyodrębnić konkretną osobę fizyczną,
powiązać zapisy dotyczące konkretnej osoby fizycznej,
wywnioskować informacje w odniesieniu do konkretnej osoby fizycznej.
Jeśli na żadne z pytań nie odpowiesz twierdząco, możesz stwierdzić, że właściwie zanonimizowałeś dane. Taką opinię prezentuje Grupa Robocza Art. 29 ds. ochrony osób fizycznych w zakresie przetwarzania danych osobowych. Opinia odnosi się do anonimizacji danych w zbiorach, nie w pojedynczych dokumentach.
Zdarza się, że podmiot, który wnioskuje o udzielenie informacji, oczekuje przekazania wyciągu ze zbioru danych, np. wynagrodzeń pracowników stanowisk i wykształcenia. W takim przypadku musisz określić, jakie dane mogą pozwolić na powiązanie danych i informacji objętych ochroną. Dane, które przekazujesz, musisz zanonimizować.
Poniższa tabela wskazuje, że w jednostce jest zatrudnionych 215 pracowników na różnych stanowiskach. W związku z tym ADO musi ocenić, jakie informacje mogą zostać powiązane z daną osobą. Przede wszystkim będzie to imię i nazwisko osoby zatrudnionej. Cechą wyróżniającą może być też wykształcenie ze względu na poziom jego szczegółowości lub stanowisko.
Administrator danych ma dokument, w którym znajdują się następujące dane osobowe: Adam Nowak, zamieszkały w Krakowie przy ul. Kościelnej 18 m. 3, urodzony 12 grudnia 1950 r. Jeśli podmiot, któremu ADO przekazuje dokument z danymi, nie dysponuje żadnymi informacjami ani dostępem do zasobów danych o osobach fizycznych, a pozostała treść nie pozwala na identyfikację osoby, pozostawienie informacji „Adam Nowak” przy jednoczesnym usunięciu miejsca zamieszkania i daty urodzenia pozwoli na zanonimizowanie danych osobowych. Połączenie imienia i nazwiska: Adam Nowak jest bowiem tak popularne, że bez dodatkowych danych nie można stwierdzić, o którą osobę chodzi.
Zbiór danych w wersji pierwotnej wygląda następująco:
Lp. |
Imię i nazwisko pracownika |
Stanowisko |
Wynagrodzenie brutto (w zł) |
Wykształcenie |
1. |
Jan Kowalski |
kierownik Wydziału Prawnego |
5.530 |
wyższe mgr |
2. |
Adam Jankowski |
kierownik Wydziału Zamówień Publicznych |
5.550 |
wyższe inż. |
3. |
Halina Nowak |
kierownik Wydziału Księgowego |
5.550 |
wyższe lic. |
4. |
Anna Kowalewska |
kierownik Wydziału Kadr |
5.580 |
wyższe mgr |
5. |
Anna Nowak |
kierownik Wydziału Audytu |
5.600 |
wyższe lic. |
6. |
Jan Nowak |
specjalista ds. prawnych |
4.800 |
wyższe lic. |
7. |
Karol Nowicki |
specjalista ds. finansowych |
4.780 |
wyższe mgr |
8. |
Karolina Nowakowska |
specjalista ds. księgowości |
4.550 |
wyższe inż. |
9. |
Anna Nowacka |
specjalista ds. organizacji urzędu |
4.660 |
średnie |
10. |
Jan Nowicki |
specjalista ds. kadrowych |
4.580 |
wyższe lic. |
11. – 214. |
….. ….. …… ….. |
od specjalista ds. ... do inspektor ds. … |
4.800 – 3.500 |
wyższe mgr – średnie |
215 |
Janina Kowalska |
inspektor |
3.350 |
średnie |
Po anonimizacji dane te mogą więc wyglądać następująco:
Lp. |
Imię i nazwisko pracownika |
Stanowisko |
Wynagrodzenie brutto (w zł) |
Wykształcenie |
1. |
kierownik |
5.530 |
wyższe |
|
2. |
kierownik |
5.550 |
wyższe |
|
3. |
kierownik |
5.550 |
wyższe |
|
4. |
kierownik |
5.580 |
wyższe |
|
5. |
kierownik |
5.600 |
wyższe |
|
6. |
specjalista |
4.800 |
wyższe |
|
7. |
specjalista |
4.780 |
wyższe |
|
8. |
specjalista |
4.550 |
wyższe |
|
9. |
specjalista |
4.660 |
średnie |
|
10. |
specjalista |
4.580 |
wyższe |
|
11. – 214. |
….. ….. …… ….. |
od specjalista do inspektor |
4.800 – 3.500 |
wyższe – średnie |
215 |
inspektor |
3.350 |
średnie |
Dobór techniki anonimizacji – zaczernienie czy usunięcie niektórych danych już podczas tworzenia dokumentu, który ma zostać opublikowany – zależy od możliwości podmiotu udostępniającego informację.
Czytelnicy tego artykułu skorzystali również z poniższych narzędzi
Czytaj podobne
Nasi partnerzy i zdobyte nagrody
Aktualności i porady ekspertów
Listy kontrolne
Wzory dokumentów