Anonimizacja dokumentów udostępnianych jako informacja publiczna

Monika Brzozowska-Pasieka

Autor: Maria Kucharska-Fiałkowska

Dodano: 1 lutego 2024
Jak skutecznie anonimizować dokumenty z danymi osobowymi

Dokumenty udostępniane jako informacja publicznych podlegają anonimizacji przede wszystkim ze względu na ochronę prywatności. Podmiot publiczny musi więc anonimizować dokumenty z danymi osobowymi, zanim udostępni je w charakterze informacji publicznej. Wymóg anonimizacji wynika zarówno z ustawy o dostępie do informacji publicznej, jak i z RODO. Sprawdź, jak może wyglądać anonimizacja danych z dokumentów.

Na czym polega anonimizacja danych osobowych w dokumentach udostępnianych jako informacja publiczna

Jakie dane osobowe muszą muszą być usunięte z dokumentu, by jego anonimizacja była skuteczna? Przede wszystkim będą to takie dane jak:

  • imię, nazwisko,
  • PESEL,
  • adres osoby fizycznej,
  • adres e-mail.

Są to najczęściej występujące dane identyfikacyjne.

Uwaga

W każdym przypadku anonimizacji dokumentacji podlegającej udostępnieniu jako informacja publiczna należy w pierwszej kolejności rozważyć, która z informacji zawartych w tym dokumencie pozwala na zidentyfikowanie osoby fizycznej.

W tym celu administrator musi odpowiedzieć sobie na pytania, czy po skreśleniu, zaczernieniu lub innym usunięciu danych nadal może:

  • wyodrębnić konkretną osobę fizyczną,
  • powiązać zapisy dotyczące konkretnej osoby fizycznej,
  • wywnioskować informacje w odniesieniu do konkretnej osoby fizycznej.
Uwaga

Jeśli każda z odpowiedzi będzie przecząca, wówczas administrator może stwierdzić, że prawidłowo zanonimizował dokumentację. Taką opinię prezentuje Grupa Robocza Art. 29 ds. ochrony osób fizycznych w zakresie przetwarzania danych osobowych.

Zakres anonimizacji - przykład

Otrzymując wniosek o udostępnienie informacji publicznej, administrator musi ocenić, jakie informacje mogą zostać powiązane z daną osobą. Jak już wskazano, z całą pewnością będzie to imię i nazwisko osoby zatrudnionej. Z drugiej strony może być to też wykształcenie ze względu na poziom jego szczegółowości lub stanowisko. Wszystko zależy jednak od okoliczności konkretnego przypadku

Przykład

Administrator danych ma dokument, w którym znajdują się następujące dane osobowe: Adam Nowak, zamieszkały w Krakowie przy ul. Kościelnej 18 m. 3, urodzony 12 grudnia 1950 r. Jeśli podmiot, któremu ADO przekazuje dokument z danymi, nie dysponuje żadnymi informacjami ani dostępem do zasobów danych o osobach fizycznych, a pozostała treść nie pozwala na identyfikację osoby, pozostawienie informacji „Adam Nowak” przy jednoczesnym usunięciu miejsca zamieszkania i daty urodzenia pozwoli na zanonimizowanie danych osobowych. Połączenie imienia i nazwiska: Adam Nowak jest bowiem tak popularne, że bez dodatkowych danych nie można stwierdzić, o którą osobę chodzi.

Dane osobowe w informacji publicznej przed anonimizacją ...

Prześledźmy zakres anonimizacji w przypadku, gdy podmiot publiczny otrzymał wniosek udostępnienie danych osobowych w zakresie wynagrodzeń pracowników stanowisk i wykształcenia. W podmiocie publicznym zatrudnionych jest ponad 200 pracowników  na różnych stanowiskach.

Lp.

Imię i nazwisko pracownika

Stanowisko

Wynagrodzenie brutto (w zł)

Wykształcenie

1.

Jan Kowalski

kierownik Wydziału Prawnego

5.530

wyższe mgr

2.

Adam Jankowski

kierownik Wydziału Zamówień Publicznych

5.550

wyższe inż.

3.

Halina Nowak

kierownik Wydziału Księgowego

5.550

wyższe lic.

4.

Anna Kowalewska

kierownik Wydziału Kadr

5.580

wyższe mgr

5.

Anna Nowak

kierownik Wydziału Audytu

5.600

wyższe lic.

6.

Jan Nowak

specjalista ds. prawnych

4.800

wyższe lic.

7.

Karol Nowicki

specjalista ds. finansowych

4.780

wyższe mgr

8.

Karolina Nowakowska

specjalista ds. księgowości

4.550

wyższe inż.

9.

Anna Nowacka

specjalista ds. organizacji urzędu

4.660

średnie

10.

Jan Nowicki

specjalista ds. kadrowych

4.580

wyższe lic.

11. – 214.

…..

…..

……

…..

od

specjalista ds. ...

do

inspektor ds. …

4.800

3.500

wyższe mgr

średnie

215

Janina Kowalska

inspektor

3.350

średnie

... i po anonimizacji

Lp.

Imię i nazwisko pracownika

Stanowisko

Wynagrodzenie brutto (w zł)

Wykształcenie

1.

 

kierownik

5.530

wyższe

2.

 

kierownik

5.550

wyższe

3.

 

kierownik

5.550

wyższe

4.

 

kierownik

5.580

wyższe

5.

 

kierownik

5.600

wyższe

6.

 

specjalista

4.800

wyższe

7.

 

specjalista

4.780

wyższe

8.

 

specjalista

4.550

wyższe

9.

 

specjalista

4.660

średnie

10.

 

specjalista

4.580

wyższe

11. – 214.

…..

…..

……

…..

od

specjalista

do

inspektor

4.800

3.500

wyższe

średnie

215

 

inspektor

3.350

średnie

Narzędzia anonimizacji dokumentów

Dobór techniki anonimizacji zależy od rodzaju udostępnianego dokumentu jak i od możliwości administratora danych osobowych. Można tu zastosować m.in.:

  • zaczernienie,
  • zamazanie,
  • cyfrowe usunięcie danych ze skanu dokumentu lub pliku pdf.
Uwaga

Ważne, by anonimizacja ograniczała się jedynie do danych osobowych pozwalających na identyfikację osoby fizycznej. Pozostała część dokumentu winna być udostępniona zgodnie z żądaniem jako informacja publiczna.

Monika Brzozowska-Pasieka

Autor: Maria Kucharska-Fiałkowska

administrator bezpieczeństwa informacji, ma wieloletnie doświadczenie w jednostkach administracji publicznej

Nasi partnerzy i zdobyte nagrody » 


Nagrody i wyróżnienia» 

Poznaj kluczowe zagadnienia, z jakimi możesz się zetknąć podczas codziennej pracy IODO.
E-kurs dla początkującego Inspektora Danych Osobowych. Rzetelna wiedza i praktyczne ćwiczenia.

24-h bezpłatny test portalu!
Zyskaj pełen dostęp do bazy porad i aktualności!

SPRAWDŹ »

x