Sprawdź, czy wiesz jak anonimizować dokumenty z danymi osobowymi

Techniczne kwestie usuwania danych są ważne, jednak ważniejsze jest to, jakie dane musisz usunąć z dokumentu, aby można było mówić o skutecznej anonimizacji informacji dotyczących osoby fizycznej. Zwykle w dokumentach dane osobowe to imię, nazwisko, PESEL, adres osoby fizycznej. Jeśli przekazujesz dokument zawierający takie informacje, musisz usunąć z niego każdą informację, która pozwoliłaby na zidentyfikowanie tej osoby.

W związku z tym w każdym przypadku, kiedy anonimizujesz dane, musisz w pierwszej kolejności zadać sobie pytanie, która z informacji zawartych w tym dokumencie pozwala na zidentyfikowanie osoby fizycznej.

Aby ocenić, czy anonimizacja danych osobowych jest skuteczna, musisz sprawdzić, czy po skreśleniu lub innym usunięciu danych nadal możesz:

• wyodrębnić konkretną osobę fizyczną,

• powiązać zapisy dotyczące konkretnej osoby fizycznej,

• wywnioskować informacje w odniesieniu do konkretnej osoby fizycznej.

Jeśli na żadne z pytań nie odpowiesz twierdząco, możesz stwierdzić, że właściwie zanonimizowałeś dane. Taką opinię prezentuje Grupa Robocza Art. 29 ds. ochrony osób fizycznych w zakresie przetwarzania danych osobowych. Opinia odnosi się do anonimizacji danych w zbiorach, nie w pojedynczych dokumentach.

Zdarza się, że podmiot, który wnioskuje o udzielenie informacji, oczekuje przekazania wyciągu ze zbioru danych, np. wynagrodzeń pracowników stanowisk i wykształcenia. W takim przypadku musisz określić, jakie dane mogą pozwolić na powiązanie danych i informacji objętych ochroną. Dane, które przekazujesz, musisz zanonimizować.

Poniższa tabela wskazuje, że w jednostce jest zatrudnionych 215 pracowników na różnych stanowiskach. W związku z tym ADO musi ocenić, jakie informacje mogą zostać powiązane z daną osobą. Przede wszystkim będzie to imię i nazwisko osoby zatrudnionej. Cechą wyróżniającą może być też wykształcenie ze względu na poziom jego szczegółowości lub stanowisko.

Zbiór danych w wersji pierwotnej wygląda następująco:

Po anonimizacji dane te mogą więc wyglądać następująco:

Dobór techniki anonimizacji – zaczernienie czy usunięcie niektórych danych już podczas tworzenia dokumentu, który ma zostać opublikowany – zależy od możliwości podmiotu udostępniającego informację.