Sprawdź, czy wiesz jak anonimizować dokumenty z danymi osobowymi

Monika Brzozowska-Pasieka

Autor: Maria Kucharska-Fiałkowska

Dodano: 7 listopada 2016
Jak skutecznie anonimizować dokumenty z danymi osobowymi

Jednym ze sposobów anonimizacji dokumentów jest zamazanie danych w taki sposób, aby nie można ich było odczytać. Dane możesz usunąć przy użyciu korektora. Następnie taki dokument skopiuj lub zeskanuj. Ważne jest, aby odbiorca tak przygotowanej wiadomości nie mógł odczytać danych osobowych, które identyfikują podmiot objęty ustawą o ochronie danych osobowych.

Techniczne kwestie usuwania danych są ważne, jednak ważniejsze jest to, jakie dane musisz usunąć z dokumentu, aby można było mówić o skutecznej anonimizacji informacji dotyczących osoby fizycznej. Zwykle w dokumentach dane osobowe to imię, nazwisko, PESEL, adres osoby fizycznej. Jeśli przekazujesz dokument zawierający takie informacje, musisz usunąć z niego każdą informację, która pozwoliłaby na zidentyfikowanie tej osoby.

W związku z tym w każdym przypadku, kiedy anonimizujesz dane, musisz w pierwszej kolejności zadać sobie pytanie, która z informacji zawartych w tym dokumencie pozwala na zidentyfikowanie osoby fizycznej.

Aby ocenić, czy anonimizacja danych osobowych jest skuteczna, musisz sprawdzić, czy po skreśleniu lub innym usunięciu danych nadal możesz:

  • wyodrębnić konkretną osobę fizyczną,

  • powiązać zapisy dotyczące konkretnej osoby fizycznej,

  • wywnioskować informacje w odniesieniu do konkretnej osoby fizycznej.

Jeśli na żadne z pytań nie odpowiesz twierdząco, możesz stwierdzić, że właściwie zanonimizowałeś dane. Taką opinię prezentuje Grupa Robocza Art. 29 ds. ochrony osób fizycznych w zakresie przetwarzania danych osobowych. Opinia odnosi się do anonimizacji danych w zbiorach, nie w pojedynczych dokumentach.

Zdarza się, że podmiot, który wnioskuje o udzielenie informacji, oczekuje przekazania wyciągu ze zbioru danych, np. wynagrodzeń pracowników stanowisk i wykształcenia. W takim przypadku musisz określić, jakie dane mogą pozwolić na powiązanie danych i informacji objętych ochroną. Dane, które przekazujesz, musisz zanonimizować.

Poniższa tabela wskazuje, że w jednostce jest zatrudnionych 215 pracowników na różnych stanowiskach. W związku z tym ADO musi ocenić, jakie informacje mogą zostać powiązane z daną osobą. Przede wszystkim będzie to imię i nazwisko osoby zatrudnionej. Cechą wyróżniającą może być też wykształcenie ze względu na poziom jego szczegółowości lub stanowisko.

Przykład

Administrator danych ma dokument, w którym znajdują się następujące dane osobowe: Adam Nowak, zamieszkały w Krakowie przy ul. Kościelnej 18 m. 3, urodzony 12 grudnia 1950 r. Jeśli podmiot, któremu ADO przekazuje dokument z danymi, nie dysponuje żadnymi informacjami ani dostępem do zasobów danych o osobach fizycznych, a pozostała treść nie pozwala na identyfikację osoby, pozostawienie informacji „Adam Nowak” przy jednoczesnym usunięciu miejsca zamieszkania i daty urodzenia pozwoli na zanonimizowanie danych osobowych. Połączenie imienia i nazwiska: Adam Nowak jest bowiem tak popularne, że bez dodatkowych danych nie można stwierdzić, o którą osobę chodzi.

Zbiór danych w wersji pierwotnej wygląda następująco:

Lp.

Imię i nazwisko pracownika

Stanowisko

Wynagrodzenie brutto (w zł)

Wykształcenie

1.

Jan Kowalski

kierownik Wydziału Prawnego

5.530

wyższe mgr

2.

Adam Jankowski

kierownik Wydziału Zamówień Publicznych

5.550

wyższe inż.

3.

Halina Nowak

kierownik Wydziału Księgowego

5.550

wyższe lic.

4.

Anna Kowalewska

kierownik Wydziału Kadr

5.580

wyższe mgr

5.

Anna Nowak

kierownik Wydziału Audytu

5.600

wyższe lic.

6.

Jan Nowak

specjalista ds. prawnych

4.800

wyższe lic.

7.

Karol Nowicki

specjalista ds. finansowych

4.780

wyższe mgr

8.

Karolina Nowakowska

specjalista ds. księgowości

4.550

wyższe inż.

9.

Anna Nowacka

specjalista ds. organizacji urzędu

4.660

średnie

10.

Jan Nowicki

specjalista ds. kadrowych

4.580

wyższe lic.

11. – 214.

…..

…..

……

…..

od

specjalista ds. ...

do

inspektor ds. …

4.800

3.500

wyższe mgr

średnie

215

Janina Kowalska

inspektor

3.350

średnie

Po anonimizacji dane te mogą więc wyglądać następująco:

Lp.

Imię i nazwisko pracownika

Stanowisko

Wynagrodzenie brutto (w zł)

Wykształcenie

1.

 

kierownik

5.530

wyższe

2.

 

kierownik

5.550

wyższe

3.

 

kierownik

5.550

wyższe

4.

 

kierownik

5.580

wyższe

5.

 

kierownik

5.600

wyższe

6.

 

specjalista

4.800

wyższe

7.

 

specjalista

4.780

wyższe

8.

 

specjalista

4.550

wyższe

9.

 

specjalista

4.660

średnie

10.

 

specjalista

4.580

wyższe

11. – 214.

…..

…..

……

…..

od

specjalista

do

inspektor

4.800

3.500

wyższe

średnie

215

 

inspektor

3.350

średnie

Dobór techniki anonimizacji – zaczernienie czy usunięcie niektórych danych już podczas tworzenia dokumentu, który ma zostać opublikowany – zależy od możliwości podmiotu udostępniającego informację.

Monika Brzozowska-Pasieka

Autor: Maria Kucharska-Fiałkowska

administrator bezpieczeństwa informacji, ma wieloletnie doświadczenie w jednostkach administracji publicznej

Czytelnicy tego artykułu skorzystali również z poniższych narzędzi

Biblioteka ABI

Nasi partnerzy i zdobyte nagrody


© Portal Poradyodo.pl

Sprawdź nasz portal - testuj przez 24h za darmo

Aktualności i porady ekspertów

Listy kontrolne

Wzory dokumentów

Załóż konto na próbę x
wiper-pixel