Dokumenty udostępniane jako informacja publicznych podlegają anonimizacji przede wszystkim ze względu na ochronę prywatności. Podmiot publiczny musi więc anonimizować dokumenty z danymi osobowymi, zanim udostępni je w charakterze informacji publicznej. Wymóg anonimizacji wynika zarówno z ustawy o dostępie do informacji publicznej, jak i z RODO. Sprawdź, jak może wyglądać anonimizacja danych z dokumentów.
Jakie dane osobowe muszą muszą być usunięte z dokumentu, by jego anonimizacja była skuteczna? Przede wszystkim będą to takie dane jak:
Są to najczęściej występujące dane identyfikacyjne.
W każdym przypadku anonimizacji dokumentacji podlegającej udostępnieniu jako informacja publiczna należy w pierwszej kolejności rozważyć, która z informacji zawartych w tym dokumencie pozwala na zidentyfikowanie osoby fizycznej.
W tym celu administrator musi odpowiedzieć sobie na pytania, czy po skreśleniu, zaczernieniu lub innym usunięciu danych nadal może:
Jeśli każda z odpowiedzi będzie przecząca, wówczas administrator może stwierdzić, że prawidłowo zanonimizował dokumentację. Taką opinię prezentuje Grupa Robocza Art. 29 ds. ochrony osób fizycznych w zakresie przetwarzania danych osobowych.
Otrzymując wniosek o udostępnienie informacji publicznej, administrator musi ocenić, jakie informacje mogą zostać powiązane z daną osobą. Jak już wskazano, z całą pewnością będzie to imię i nazwisko osoby zatrudnionej. Z drugiej strony może być to też wykształcenie ze względu na poziom jego szczegółowości lub stanowisko. Wszystko zależy jednak od okoliczności konkretnego przypadku
Administrator danych ma dokument, w którym znajdują się następujące dane osobowe: Adam Nowak, zamieszkały w Krakowie przy ul. Kościelnej 18 m. 3, urodzony 12 grudnia 1950 r. Jeśli podmiot, któremu ADO przekazuje dokument z danymi, nie dysponuje żadnymi informacjami ani dostępem do zasobów danych o osobach fizycznych, a pozostała treść nie pozwala na identyfikację osoby, pozostawienie informacji „Adam Nowak” przy jednoczesnym usunięciu miejsca zamieszkania i daty urodzenia pozwoli na zanonimizowanie danych osobowych. Połączenie imienia i nazwiska: Adam Nowak jest bowiem tak popularne, że bez dodatkowych danych nie można stwierdzić, o którą osobę chodzi.
Prześledźmy zakres anonimizacji w przypadku, gdy podmiot publiczny otrzymał wniosek udostępnienie danych osobowych w zakresie wynagrodzeń pracowników stanowisk i wykształcenia. W podmiocie publicznym zatrudnionych jest ponad 200 pracowników na różnych stanowiskach.
|
Lp. |
Imię i nazwisko pracownika |
Stanowisko |
Wynagrodzenie brutto (w zł) |
Wykształcenie |
|
1. |
Jan Kowalski |
kierownik Wydziału Prawnego |
5.530 |
wyższe mgr |
|
2. |
Adam Jankowski |
kierownik Wydziału Zamówień Publicznych |
5.550 |
wyższe inż. |
|
3. |
Halina Nowak |
kierownik Wydziału Księgowego |
5.550 |
wyższe lic. |
|
4. |
Anna Kowalewska |
kierownik Wydziału Kadr |
5.580 |
wyższe mgr |
|
5. |
Anna Nowak |
kierownik Wydziału Audytu |
5.600 |
wyższe lic. |
|
6. |
Jan Nowak |
specjalista ds. prawnych |
4.800 |
wyższe lic. |
|
7. |
Karol Nowicki |
specjalista ds. finansowych |
4.780 |
wyższe mgr |
|
8. |
Karolina Nowakowska |
specjalista ds. księgowości |
4.550 |
wyższe inż. |
|
9. |
Anna Nowacka |
specjalista ds. organizacji urzędu |
4.660 |
średnie |
|
10. |
Jan Nowicki |
specjalista ds. kadrowych |
4.580 |
wyższe lic. |
|
11. – 214. |
….. ….. …… ….. |
od specjalista ds. ... do inspektor ds. … |
4.800 – 3.500 |
wyższe mgr – średnie |
|
215 |
Janina Kowalska |
inspektor |
3.350 |
średnie |
... i po anonimizacji
|
Lp. |
Imię i nazwisko pracownika |
Stanowisko |
Wynagrodzenie brutto (w zł) |
Wykształcenie |
|
1. |
kierownik |
5.530 |
wyższe |
|
|
2. |
kierownik |
5.550 |
wyższe |
|
|
3. |
kierownik |
5.550 |
wyższe |
|
|
4. |
kierownik |
5.580 |
wyższe |
|
|
5. |
kierownik |
5.600 |
wyższe |
|
|
6. |
specjalista |
4.800 |
wyższe |
|
|
7. |
specjalista |
4.780 |
wyższe |
|
|
8. |
specjalista |
4.550 |
wyższe |
|
|
9. |
specjalista |
4.660 |
średnie |
|
|
10. |
specjalista |
4.580 |
wyższe |
|
|
11. – 214. |
….. ….. …… ….. |
od specjalista do inspektor |
4.800 – 3.500 |
wyższe – średnie |
|
215 |
inspektor |
3.350 |
średnie |
Dobór techniki anonimizacji zależy od rodzaju udostępnianego dokumentu jak i od możliwości administratora danych osobowych. Można tu zastosować m.in.:
Ważne, by anonimizacja ograniczała się jedynie do danych osobowych pozwalających na identyfikację osoby fizycznej. Pozostała część dokumentu winna być udostępniona zgodnie z żądaniem jako informacja publiczna.
Przeczytaj także: Jak reagować, gdy organ nie posiada informacji publicznej
Z wideoszkolenia dowiesz się m.in.:
Szkolenie prowadzi Agnieszka Wachowska, radczyni prawna, Co-Managing Partners, Szefowa zespołu IT-Tech w TKP
© Portal Poradyodo.pl
