Przetwarzanie wizerunków pracowników na przepustkach – na jakiej podstawie?

Pracodawca ma prawo żądać od kandydata na pracownika oraz od osoby już zatrudnionej określonych danych osobowych. Zaliczają się do nich między innymi: imię i nazwisko, data urodzenia, miejsce zamieszkania (adres do korespondencji), wykształcenie oraz przebieg dotychczasowego zatrudnienia. Udostępnienie powyższych danych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie jest jej obowiązkiem prawnym, tym samym pracodawca jako podmiot przyjmujący do pracy, będący administratorem tych danych ma prawo je przetwarzać na potrzeby procesu rekrutacji jak również późniejszego zatrudnienia (art. 22¹ Kodeksu pracy).

Bywają sytuacje, że status prawny określonych zakładu pracy regulują przepisy szczególne. W takim przypadku nie można wykluczyć, że taki szczególny pracodawca będzie miał prawo oczekiwania od kandydata na pracownika oraz o to sobie już zatrudnionej, przedłożenia fotografii - przykładowo na potrzeby posiadania legitymacji służbowej. W takim przypadku, zgoda pracownika na pozyskanie przez pracodawcę fotografii, oraz późniejsze jej wykorzystanie w celu wydania zgodnie z przepisami legitymacji służbowej nie będzie wymagana. Należy jednak pamiętać, że czym innym jest określany często w przepisach wzór legitymacji służbowej, na czym innym identyfikator czy przepustka. Jeżeli zatem przepisy powszechnie obowiązujące, normujące funkcjonowanie danego zakładu nie wskazują wyraźnie na możliwość żądania od pracowników ich zdjęć, w celu ich przetwarzania na potrzeby sporządzenia legitymacji służbowej lub identyfikatora czy przepustki, wówczas trudno mówić o innej podstawie na której może się oprzeć pracodawca niż zgoda pracownika.

Obok zgody pracownika, przesłanki legalizujące przetwarzanie danych, zawarte są w art 6 RODO. W przypadku gdyby zakład pracy, o którym mowa w pytaniu, zdołał wykazać, że przetwarzanie danych - w tym zdjęć na potrzeby posiadania przepustek jest warunkiem niezbędnym do zrealizowania celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora, wówczas pozyskanie zgód nie byłoby konieczne. Uwzględniając jednak, całokształt okoliczności, w tym zakładając brak bezpośrednich powszechnych przepisów prawnych, regulujących działalność zakładu, które umożliwiały pozyskiwanie zdjęć na potrzeby sporządzania przepustek, najbezpieczniejszym dla administratora rozwiązaniem, jest pozyskanie zgód pracowników na wykorzystywanie ich zdjęć w związku z praktyką stosowania elektronicznych przepustek.