Przyznawanie świadczeń z ZFŚS bez zgody na przetwarzanie danych

Zgodnie z art. 8 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu. Kłopot w tym, że przepisy ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych nie odnoszą się zupełnie do kwestii związanych z legalnym przetwarzaniem danych osobowych na potrzeby gospodarowania funduszem.

Pracodawca w ramach działalności socjalnej ma prawo stosować opracowane wzory druków, w tym odnoszące się do sytuacji pracownika. W takim przypadku istnieje możliwość aby pracownik sam określił swoją sytuację życiową, rodzinną i materialną, jak również wskazanie przez pracodawcę niezbędnych danych na potrzeby dokonania stosownych ustaleń. Niezależnie od tego jaka opcja jest u pracodawcy przyjęta, zakres danych na potrzeby ustalenia sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej powinien być ograniczony do minimum i być wykorzystywany wyłącznie do celów związanych z działalnością socjalną.

Poruszając kwestię legalnego przetwarzania danych na potrzeby ustalania sytuacji pracownika można przyjąć, że podstawę prawną przetwarzania danych zarówno pracownika, jak i członków jego rodziny stanowią przepisy art 9 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, jak również przepis art 22¹ Kodeksu pracy. W związku z powyższym można uznać, że na potrzeby działalności socjalnej nie jest niezbędne uzyskiwanie zgód na przetwarzanie danych osób uprawnionych do korzystania z funduszu. Przetwarzanie jest bowiem niezbędne dla wypełnienia przez pracodawcę obowiązków prawnych odnoszących się do prowadzonej działalności socjalnej – a obowiązkiem pracodawcy jest kierowanie się kryteriami socjalnymi. Wyjątkiem od powyższej zasady może być przypadek przetwarzania danych wrażliwych – w tym danych dotyczących stanu zdrowia. W takim przypadku przyjmuje się, że niezbędne jest uzyskanie zgody legalizującej przetwarzanie takich danych.