Cyfryzacja procesów administracyjnych w Polsce znacznie przyśpieszyła w ostatnich latach, a jednym z istotnych rozwiązań w tym obszarze jest platforma e-ZUS – oficjalnie określana jako Platforma Usług Elektronicznych ZUS (PUE ZUS). To narzędzie pozwala przedsiębiorcom, pracownikom i osobom fizycznym na załatwienie spraw związanych z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych w sposób elektroniczny, bez potrzeby osobistego odwiedzania urzędu. Dzięki e-ZUS można m.in. rejestrować pracowników do ubezpieczeń, przeglądać historię składek ZUS, przesyłać deklaracje oraz pobierać niezbędne dokumenty.
W e-zus zgromadzone są dane wrażliwe – informacje o pracownikach, numery PESEL, NIP, adresy, informacje o wynagrodzeniach oraz podstawy wymiaru składek. W związku z tym użytkowanie e-ZUS musi być zgodne z regulacjami RODO, które nakładają na administratorów danych (m.in. pracodawców) konkretne obowiązki dotyczące bezpieczeństwa, informowania oraz przechowywania danych.
Składki ZUS a roczny PIT stanowią kluczowy składnik systemu ochrony społecznej w Polsce. Każdy przedsiębiorca musi je regulować – zarówno dla siebie, jak i dla zatrudnionych osób. W skład wchodzą między innymi składki emerytalne, rentowe, zdrowotne, wypadkowe i chorobowe. Dane na temat opłaconych składek są rejestrowane i przesyłane do ZUS, a następnie stosowane między innymi przy rocznym rozrachunku podatkowym PIT. To oznacza, że informacje przetwarzane w e-ZUS są ściśle związane z innymi organami państwowymi, takimi jak urzędy skarbowe.
Z perspektywy RODO, informacje osobowe dotyczące rozliczeń składek – jak numery identyfikacyjne, dane o dochodach i zatrudnieniu – powinny być szczególnie zabezpieczone. Przedsiębiorcy muszą dbać o zgodność swoich procedur z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych, na przykład poprzez wprowadzenie właściwych polityk bezpieczeństwa oraz szkolenie osób mających dostęp do informacji. e-ZUS, jako systemowe narzędzie, zapewnia określony poziom ochrony, jednak to użytkownik końcowy (np. pracodawca lub księgowa) odpowiada za to, kto i w jaki sposób korzysta z danych dostępnych w systemie.
Wdrażając procesy dotyczące obsługi ubezpieczeń społecznych, warto sięgnąć po przewodniki i instrukcje, które dokładnie opisują, jak właściwie korzystać z e-ZUS oraz jak zrealizować zobowiązania związane z RODO. Pracodawca, rejestrując pracownika do ubezpieczeń poprzez e-ZUS, zostaje administratorem jego danych osobowych. To wiąże się z koniecznością wypełnienia tzw. obowiązku informacyjnego, co oznacza dostarczenie pracownikowi informacji o tym, kto przetwarza jego dane, w jakim celu, na jakiej podstawie prawnej, jak długo dane będą przechowywane oraz jakie prawa przysługują osobie, której dane są przetwarzane.
Poradniki podają również, jak właściwie przechowywać dokumenty ZUS – w wersji papierowej oraz elektronicznej. Zgodnie z regulacjami, dokumenty związane z ubezpieczeniami społecznymi powinny być archiwizowane przez minimum 10 lat, a niektóre z nich – jak ZUS RMUA – muszą być przekazywane pracownikom w każdym miesiącu. Wszystkie te działania wymagają utrzymania wysokiego standardu organizacji oraz bezpieczeństwa w zakresie przetwarzania danych osobowych, zgodnie z zasadą minimalizacji, integralności oraz poufności. W sytuacji audytu lub inspekcji niedopełnienie obowiązków informacyjnych lub niewłaściwe prowadzenie dokumentacji może prowadzić do istotnych skutków.
Obliczanie wysokości składek ZUS może być złożone, szczególnie gdy bierze się pod uwagę różne typy zatrudnienia, zniżki (np. Mały ZUS Plus), oraz zmieniające się regulacje. Kalkulator ZUS to przydatne narzędzie internetowe, które pozwala łatwo obliczyć wysokość składek zarówno miesięcznych, jak i rocznych. Użytkownik może wprowadzić kluczowe informacje, takie jak rodzaj opodatkowania, poziom dochodu czy liczba zatrudnionych, aby uzyskać błyskawiczny wynik. Tego rodzaju rozwiązania umożliwiają efektywniejsze planowanie budżetu przedsiębiorstwa oraz świadome gospodarowanie kosztami.
Jednak używanie kalkulatorów również powinno być zgodne z zasadami ochrony danych osobowych. Jeżeli aplikacja wymaga podania określonych informacji o pracownikach – takich jak imiona, nazwiska czy płace – trzeba zweryfikować, czy dane są odpowiednio chronione, a także czy narzędzie funkcjonuje zgodnie z regulacjami RODO. W przypadku kalkulatorów przeznaczonych tylko do szacunkowych obliczeń bez wprowadzania danych osobowych, ryzyko złamania przepisów jest mniejsze. Jednakże odpowiedzialne używanie takich narzędzi oraz ograniczanie ilości przetwarzanych danych do niezbędnego minimum to dobra praktyka, którą warto na stałe wprowadzić.
Użytkowanie platformy e-ZUS jest obecnie normą w zarządzaniu sprawami kadrowo-płacowymi oraz rozliczeniowymi, jednak jednocześnie wymaga odpowiedzialności i znajomości przepisów RODO. Dane przetwarzane w systemie ZUS są wyjątkowo wrażliwe, dlatego każda firma, instytucja lub osoba prowadząca działalność musi zapewnić ich właściwe przetwarzanie, archiwizowanie i zabezpieczanie. Kalkulatory oraz poradniki ZUS mogą znacznie ułatwić codzienną pracę, lecz tylko wtedy, gdy są stosowane świadomie i zgodnie z regulacjami. Odpowiednie połączenie znajomości tematyki ubezpieczeń społecznych oraz ochrony danych osobowych jest dzisiaj nie opcją, a obowiązkiem.
Artykuł sponsorowany
Zapraszamy na webinar prowadzony w konwencji warsztatowej z wykorzystaniem praktycznych przykładów, pytań i odpowiedzi. Dedykowany jest zarówno do osób początkujących, rozpoczynających lub pełniących funkcję IOD od niedawna, jak również do osób pragnących ugruntować posiadaną wiedzę w zakresie odpowiedniego nadzoru przestrzegania zasad i przepisów z zakresu ochrony danych osobowych w organizacji.
© Portal Poradyodo.pl
