Praca zdalna – czy pracodawca może przetwarzać dane osobowe w orzeczeniu o niepełnosprawności

Pracownik może złożyć wniosek o skierowanie go do pracy zdalnej. Dyrektor musi uwzględnić wniosek:

• pracownicy w ciąży,

• pracownikowi wychowującemu dziecko w wieku do lat 4,

• pracownikowi sprawującemu opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności,

• rodzicowi dziecka posiadającego zaświadczenie przewidziane w art. 4 ust. 3 ustawy z dnia 4 listopada 2016 r. o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin "Za życiem",

• rodzicowi dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych,

• rodzicowi dziecka posiadającego opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych.

Aby rozpatrzyć ten wniosek, pracodawca musi przetwarzać dane osobowe pracownika, ale także innych osób. Dotyczy to m.in. danych osobowych o niepełnosprawności. Koresponduje to z art. 22¹ § 3 pkt 3 Kodeksu pracy, zgodnie z którym pracodawca może żądać od pracownika podania danych osobowych obejmujących m.in. dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy. W jakim zakresie pracodawca może przetwarzać takie dane?

W tej kwestii wypowiedział się Urząd Ochrony Danych Osobowych. Urząd wskazał, że dane o niepełnosprawności członka rodziny lub domownika powinny być przekazane w postaci oświadczenia (art. 22¹ § 5 Kodeksu pracy). Ich udokumentowanie może mieć miejsce tylko w takim zakresie, w jakim jest to niezbędne do ich potwierdzenia. Należy tez mieć na względzie regułę minimalizacji danych i ograniczenia przechowywania.

Na tej podstawie UODO przyjął, że pracodawca nie powinien żądać przedłożenia orzeczenia o niepełnosprawności członka rodziny lub domownika pracownika. Zamiast tego powinien ograniczyć się do odebrania informacji o niepełnosprawności w postaci oświadczenia.

• Biuletyn UODO nr 7-8/23