RODO w pracy zdalnej – pracodawca musi wdrożyć zasady ochrony danych osobowych
Nowe rozwiązania w zakresie RODO w pracy zdalnej coraz bliżej. Prezydent podpisał właśnie nowelizację Kodeksu pracy wprowadzającą nowe przepisy w zakresie organizacji takiej pracy. To oznacza nowe obowiązki w zakresie ochrony danych osobowych pracowników. Rozwiązania te wejdą w życie na przełomie marca i kwietnia 2023 r.
Pracodawca określa procedury ochrony danych osobowych w ramach pracy zdalnej
W związku z nowymi przepisami pracodawca jako administrator danych osobowych musi uregulować procedury ochrony danych w ramach pracy zdalnej. Będą one przyjmowane samodzielnie przez pracodawcę i nie wymagają jakiejkolwiek konsultacji.
Przepisy nie będą regulowały treści takiego dokumentu, dlatego rozwiązania w nim przyjęte będą zależały od samego pracodawcy. W szczególności powinno się ująć w niej środki bezpieczeństwa przetwarzania danych w związku z pracą zdalną m.in. stosowanie oprogramowanie, ograniczenia w zakresie dostępu (hasła itp.) lub zasady korzystania ze służbowej poczty e-mail.
Pracownicy muszą być zapoznani z procedurą
Wspomniane procedury ochrony danych będą musiały zostać przedstawione osobom wykonującym pracę zdalną. Pracownicy ci muszą potwierdzić zapoznanie się z tymi zasadami na piśmie lub elektronicznie. W razie potrzeby należy zorganizować dla takich pracowników instruktaż i szkolenie w zakresie ochrony danych w pracy zdalnej.
Obowiązkiem pracodawcy będzie:
-
opracowanie procedury ochrony danych w ramach pracy zdalnej,
-
zapoznanie z nią pracowników wykonujących pracę zdalną.
-
odebranie od tych pracowników potwierdzenia, że zapoznali się oni z procedurą,
-
w razie potrzeby – przeszkolenie pracowników w zakresie procedury.
Kontrola przestrzegania zasad ochrony danych w ramach pracy zdalnej
Co istotne, pracodawca będzie mógł kontrolować, czy pracownik wykonujący zdalną pracę przestrzega procedury ochrony danych. Zasady takiej kontroli mają zostać przewidziane w:
-
porozumieniu dotyczącym organizacji takiej pracy zawieranym przez pracodawcę ze związkiem zawodowym,
-
regulaminie konsultowanym z przedstawicielami pracowników (w braku ww. porozumienia),
-
poleceniu służbowym pracy zdalnej lub porozumieniu z pracownikiem (gdy nie zawarto porozumienia ze związkiem zawodowym ani nie przyjęto regulaminu).
W razie stwierdzenia uchybień konieczne będzie zobligowanie pracownika do ich usunięcia w wyznaczonym terminie albo cofnięcie zgody na wykonywanie przez niego pracy w sposób zdalny.
Okazjonalna praca zdalna a RODO
Kontrola będzie wymagana również w przypadku okazjonalnej pracy zdalnej. W takim przypadku zasady kontroli będą uzgadniane w porozumieniu z pracownikiem.
Okazjonalna praca zdalna to praca wykonywana zdalnie na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, w wymiarze do 24 dni w roku kalendarzowym.
-
ustawa z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz.U. z 2022 r. poz. 1510) - art. 6720 § 6 pkt 7-8, art. 6726, art. 6728, art. 6733
- Pracownik w delegacji – jak wygląda przekazywanie jego danych osobowych do państwa trzeciego
- Mechanizmy dochodzenia roszczeń w związku z wdrożeniem ram ochrony danych UE - USA
- Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych czy oświadczenie o poufności
- TSUE: Identyfikator personalizacji reklam zaliczany do danych osobowych według RODO
- Zgoda marketingowa – czy także od firmy lub instytucji
- Kopia dokumentacji pracowniczej jako szczególne uprawnienie dostępu do danych osobowych
Wideo: Przegląd orzecznictwa (sierpień – listopad 2022 r.) – cz. III – decyzje zagranicznych organów nadzorczych
Poznaj najważniejsze orzeczenia zagranicznych organów nadzorczych. W podsumowaniu poruszamy zagadnienia związane m.in. z geolokalizacją, prawem dostępem do danych, cyberatakiem na gminę czy rozpoznawaniem twarzy.
