Informacja o przyczynie nieobecności na liście obecności pracowników – co na to RODO

Pracodawca ustala sposób:

• potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy,

• usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Co istotne, sposób potwierdzania obecności w pracy i usprawiedliwiania nieobecności wybiera pracodawca. Przepisy nie narzucają tu żadnego rozwiązania. Nie oznacza to jednak całkowitej swobody pracodawcy, zwłaszcza w kontekście ochrony danych osobowych. Przede wszystkim pracodawca jako administrator danych osobowych musi pamiętać o regule minimalizacji danych z art. 5 ust. 1 lit. c rozporządzenia RODO. Zgodnie z tą zasadą dane osobowe muszą być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane.

Pracodawca musi brać pod uwagę cel przetwarzania danych osobowych w liście obecności. Musi on korespondować z celem prowadzenia tej listy czyli uzyskiwaniem informacji o przybyciu lub nieprzybyciu pracownika do pracy w danym dniu. Co to oznacza?

Z całą pewnością lista obecności może zawierać imiona, nazwiska i podpisy pracowników i wskazanie godzin przyjścia i wyjścia z pracy. Poza tym za dopuszczalne należy uznać umieszczenie w liście obecności takich danych jak data, nazwa działu lub stanowiska pracownika. Natomiast naruszeniem ochrony danych osobowych byłoby już zamieszczanie na tej liście informacji o przyczynie nieobecności w pracy. Lista obecności nie służy bowiem temu samemu celowi co ewidencja pracy.

Informacje niezbędne do ustalenia przyczyn nieobecności w pracy zawiera ewidencja czasu pracy. W ewidencji tej pracodawca musi przetwarzać wszelkie dane osobowe niezbędne do ustalania przysługującego pracownikowi wynagrodzenia za pracę oraz innych świadczeń związanych z pracą.