Obowiązek informacyjny w przypadku sporządzania MPZP

Obowiązkiem każdego administratora danych jest powiadomienie osoby fizycznej, której dane dotyczą o przetwarzaniu jej danych, celach i sposobach przetwarzania, a także o przysługujących jej prawach. W przypadku pozyskania danych, od osoby której dane dotyczą zakres obowiązku określony został w art. 13 RODO, a sam obowiązek powstaje z chwilą pozyskania (zebrania) danych. W przypadku zaś pozyskania danych z innych źródeł (nie od osoby, której dane dotyczą) zakres wymaganych informacji wymienia art. 14 RODO, a obowiązek informacyjny powinien być spełniony w ściśle określonym terminie wskazanym w tym przepisie.

Najlepszą praktyką jest dopasowanie formy klauzuli informacyjnej do sposobu prowadzenia komunikacji z podmiotem danych. Jeśli zainteresowane osoby fizyczne złożą wnioski do projektu planu np. e-mailem to klauzula powinna być przesłana w odpowiedzi na taki e-mail. Jeśli natomiast wnioski złożone zostaną na stanowisku informacyjno-podawczym to klauzula informacyjna powinna być udostępniania na takim stanowisku.

Dodatkowo można umieścić klauzulę informacyjną w obwieszczeniu o przystąpieniu do sporządzania planu miejscowego. Należy jednak pamiętać o stanowisku GIODO (wyrażonym na gruncie starej ustawy o ochronie danych osobowych), że powiadomienie powinno mieć charakter zindywidualizowany tzn. nie może być zastąpione ogłoszeniem w prasie lub na stronie internetowej zawierającym jedynie ogólną informację o nazwach zbiorów danych osobowych prowadzonych przez urząd wraz z informacją o uprawnieniach osób, których dane znajdują się w tych zbiorach (patrz: sprawozdanie GIODO za rok 2000, s. 37–38).