Obowiązek informacyjny przy wydawaniu aktu stanu cywilnego

Jednostka publiczna, jak każdy inny administrator danych, objęta jest obowiązkiem informacyjnym wynikającym z art. 13 i 14 RODO. Przepisy te nakładają na każdego administratora danych, bez względu na jego status prawny, obowiązek przekazania osobie, której dane dotyczą określonego katalogu informacji chyba, że zachodzi jeden z wyjątków określonych odpowiednio w art. 13 ust. 4 i art. 14 ust. 5 RODO. Przepisy ograniczające obowiązek informacyjny administratora danych umieszczone zostały także w o ochronie danych osobowych.

Należy pamiętać, że obowiązek informacyjny powstaje tylko z chwilą pozyskania danych od osoby, której dane dotyczą, albo w określonym czasie w razie pozyskania danych z innych źródeł. Forma spełnienia obowiązku informacyjnego jest dowolna. Może to być informacja pisemna, elektroniczna, w tym też warstwowa (np. z odesłaniem po szczegółowe informacje do strony internetowej urzędu). Ważne aby administrator potrafił wykazać, że spełnił ciążący na nim obowiązek informacyjny. Wobec tego powinien podjąć faktyczne i skuteczne działania mające na celu powiadomienie osoby, której dane dotyczą w zakresie określonym w art. 13 lub 14 RODO.

W przedstawionej sytuacji nie wchodzi w grę żaden z wyjątków od zasady realizacji obowiązku informacyjnego. Dlatego jednostka ma obowiązek przekazać osobie, której dane dotyczą (czyli wnioskodawcy) informacje, o których mowa w art. 13 RODO. W sytuacji opisanej w pytaniu warto zatem dołączyć klauzulę informacyjną do przesyłanego drogą pocztową odpisu aktu stanu cywilnego. Przesyłka zapewne będzie wysyłana za potwierdzeniem odbioru (na potwierdzeniu odbioru warto zaznaczyć co zawiera choćby skrótowo np. „odpis + klauzula informacyjna”).

Jeśli natomiast wniosek o wydanie odpisu aktu jest składany przez wnioskodawcę osobiście w urzędzie to może zawierać oświadczenie, że administrator danych umożliwił wnioskodawcy zapoznanie się z treścią klauzuli informacyjnej dotyczącej przetwarzania danych osobowych. Klauzula może zaś być umieszczona na tablicy ogłoszeń, na osobnym formularzu, na stanowisku komputerowym itd.