Kiedy kierownik USC wyznacza inspektora ochrony danych

Michał Kowalski

Autor: Michał Kowalski

Dodano: 6 marca 2020
0e68fc0bdd6afd77a52e1b21908494f50f01efc6-xlarge (2)
Pytanie:  Czy w związku z przeniesieniem akt stanu cywilnego do rejestru stanu cywilnego kierownik urzędu stanu cywilnego staje się odrębnym administratorem danych osobowych? Czy powinien w związku z tym wyznaczyć inspektora ochrony danych?
Odpowiedź: 

Tak, ale dotyczy to tylko pracowników pełniących funkcje publiczne.

Kierownik USC tymczasowym administratorem

Dane zgromadzone w systemie komputerowym na podstawie przepisów dotychczasowych mogą być wykorzystane do przenoszenia do rejestru stanu cywilnego aktu stanu cywilnego sporządzonego w księdze stanu cywilnego prowadzonej na podstawie przepisów dotychczasowych. Po przeniesieniu aktu stanu cywilnego do rejestru stanu cywilnego dane wykorzystane do przeniesienia aktu ulegają trwałemu usunięciu z systemu komputerowego. Do czasu przeniesienia aktu stanu cywilnego do rejestru stanu cywilnego kierownik urzędu stanu cywilnego jest administratorem danych zgromadzonych w systemie komputerowym (art. 124 ust. 8 Prawa o aktach stanu cywilnego).

Kierownik USC musi zgłosić IOD

Przepis wyraźnie wskazuje, kiedy kierownik urzędu stanu cywilnego staje się ADO. Oznacza to, że w tym okresie kierownik USC ma pełnię uprawnień i obowiązków ADO, w tym również obowiązek wyznaczenia IOD, jako że przetwarzania danych dokonuje tu organ publiczny (art. 37 ust. 1 lit. a RODO).

Należy podjąć następujące kroki:

  • powołać IOD w ramach USC,
  • zawiadomić Prezesa UODO o wyznaczeniu IOD w terminie 14 dni.

Jak wskazuje Prezes UODO, zawiadomienie jest skuteczne tylko wtedy, gdy zostanie przesłane w postaci elektronicznej opatrzonej elektronicznym podpisem kwalifikowanym albo profilem zaufanym ePUAP. Aby dokonać zgłoszenia, należy skorzystać z formularzy dostępnych na portalu biznes.gov.pl lub złożyć pismo ogólne w systemie ePUAP. Zawiadomienie jest uznane za dostarczone, jeżeli składający otrzyma Urzędowe Poświadczenie Przedłożenia generowane automatycznie przez biznes.gov.pl lub epuap.gov.pl w postaci pliku UPP.xml.

Michał Kowalski

Autor: Michał Kowalski

Radca prawny, specjalista z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych oraz prawa oświatowego, redaktor licznych publikacji

Nasi partnerzy i zdobyte nagrody » 


Nagrody i wyróżnienia» 

Poznaj kluczowe zagadnienia, z jakimi możesz się zetknąć podczas codziennej pracy IODO.
E-kurs dla początkującego Inspektora Danych Osobowych. Rzetelna wiedza i praktyczne ćwiczenia.

24-h bezpłatny test portalu!
Zyskaj pełen dostęp do bazy porad i aktualności!

SPRAWDŹ »

x