RODO a system elektronicznego obiegu dokumentacji w zakładzie pracy

Czym jest elektroniczny obieg dokumentów w firmie

Postaci elektronicznej dokumentacji nie można utożsamiać z formą elektroniczną. Czynność prawna w formie elektroniczna jest bowiem zrealizowana w postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym (art. 78¹ Kodeksu cywilnego). Tymczasem w przypadku postaci elektronicznej nie ma wymogu posługiwania się kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Postać elektroniczna to m.in.:

• skan (cyfrowe odwzorowanie),

• faks,

• fotokopia,

• e-mail,

• SMS,

• wiadomość w wewnętrznym intranecie.

Dokumenty w tej postaci składają się na system elektronicznego obiegu dokumentacji pracowniczej.

22 dokumenty pracownicze w postaci elektronicznej w Twojej firmie

Ideą ostatniej nowelizacji Kodeksu pracy jest ułatwienie komunikacji pomiędzy pracownikiem a pracodawcą dzięki wykorzystaniu postaci a niekoniecznie formy elektronicznej. Postać elektroniczną można stosować w następujących przypadkach:

• przekazanie informacji o objęciu kontrolą trzeźwości,

• przekazanie informacji o warunkach zatrudnienia (co często jest warunkowane możliwością ich wydrukowania oraz przechowywania, jak również dowodu na ich przekazanie i otrzymanie przez pracownika),

• wniosek pracownika o zmianę rodzaju umowy o pracę na umowę o pracę na czas nieokreślony lub o bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy plus odpowiedź pracodawcy na taki wniosek,

• wniosek pracownika o uzasadnienie rozwiązania umowy o pracę na okres próbny, uzgodnienia dotyczące pracy zdalnej i okazjonalnej pracy zdalnej,

• BHP w pracy zdalnej,

• wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych,

• prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej,

• zawiadomienie pracowników o zmianie postaci dokumentacji pracowniczej,

• wniosek o wydanie dokumentacji pracowniczej,

• rozkład czasu pracy,

• wniosek o urlop opiekuńczy,

• wniosek w sprawie rezygnacji z korzystania z części urlopu macierzyńskiego,

• wniosek w sprawie udzielenia części urlopu macierzyńskiego,

• wniosek o udzielenie urlopu rodzicielskiego,

• wniosek o podjęcie pracy w czasie urlopu rodzicielskiego plus informacja o odmowie,

• wniosek o urlop ojcowski,

• wniosek o urlop w razie adopcji dziecka lub przyjęcia dziecka na wychowanie,

• wniosek o urlop wychowawczy,

• wniosek o obniżenie wymiaru czasu pracy (przy urlopie wychowawczym),

• wniosek o zwolnienie od pracy (opieka nad dzieckiem),

• wybrane zawiadomienia dot. wykroczeń przeciwko prawom pracownika.

Mogą być to także inne dokumenty niewymienione wprost w Kodeksie pracy, a dopuszczone przez pracodawcę w postaci elektronicznej np. faktura potwierdzająca skorzystanie wczasów dołączona do wniosku o wypłatę świadczenia z funduszu socjalnego.

Właśnie takie dokumenty uczestniczą w elektronicznym obiegu dokumentacji w zakładzie pracy. Z drugiej strony mogą być one składane nadal w postaci papierowej i uczestniczyć w tradycyjnym obiegu dokumentów. Nie chodzi tu jednak o dokumenty, które poddano cyfryzacji (digitalizacji) np. w związku z przejściem na elektroniczną dokumentację pracowniczą, ale o dokumenty złożone w postaci elektronicznej przez pracowników.