elektroniczny obieg dokumentacji

5b10a31033c46d48f9e64282fc0ac9cb9aeb974d-xlarge

RODO a system elektronicznego obiegu dokumentacji w zakładzie pracy

Dzięki zmianom w Kodeksie pracy 2023 pracownicy mogą składać różnego rodzaju dokumenty w postaci elektronicznej. To oznacza dodatkowe zadania dla pracodawcy w zakresie bezpieczeństwa danych osobowych pracowników i nie tylko. Sprawdź, jak zapewnić ochronę danych osobowych w systemie elektronicznego obiegu dokumentacji pracowniczej w Twojej firmie..

Czym jest elektroniczny obieg dokumentów w firmie

Postaci elektronicznej dokumentacji nie można utożsamiać z formą elektroniczną. Czynność prawna w formie elektroniczna jest bowiem zrealizowana w postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym (art. 78Kodeksu cywilnego). Tymczasem w przypadku postaci elektronicznej nie ma wymogu posługiwania się kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Postać elektroniczna to m.in.:

  • skan (cyfrowe odwzorowanie),
  • faks,
  • fotokopia,
  • e-mail,
  • SMS,
  • wiadomość w wewnętrznym intranecie.


Dokumenty w tej postaci składają się na system elektronicznego obiegu dokumentacji pracowniczej.

22 dokumenty pracownicze w postaci elektronicznej w Twojej firmie

Ideą ostatniej nowelizacji Kodeksu pracy jest ułatwienie komunikacji pomiędzy pracownikiem a pracodawcą dzięki wykorzystaniu postaci a niekoniecznie formy elektronicznej. Postać elektroniczną można stosować w następujących przypadkach:

  • przekazanie informacji o objęciu kontrolą trzeźwości,
  • przekazanie informacji o warunkach zatrudnienia (co często jest warunkowane możliwością ich wydrukowania oraz przechowywania, jak również dowodu na ich przekazanie i otrzymanie przez pracownika),
  • wniosek pracownika o zmianę rodzaju umowy o pracę na umowę o pracę na czas nieokreślony lub o bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy plus odpowiedź pracodawcy na taki wniosek,
  • wniosek pracownika o uzasadnienie rozwiązania umowy o pracę na okres próbny, uzgodnienia dotyczące pracy zdalnej i okazjonalnej pracy zdalnej,
  • BHP w pracy zdalnej,
  • wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych,
  • prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej,
  • zawiadomienie pracowników o zmianie postaci dokumentacji pracowniczej,
  • wniosek o wydanie dokumentacji pracowniczej,
  • rozkład czasu pracy,
  • wniosek o urlop opiekuńczy,
  • wniosek w sprawie rezygnacji z korzystania z części urlopu macierzyńskiego,
  • wniosek w sprawie udzielenia części urlopu macierzyńskiego,
  • wniosek o udzielenie urlopu rodzicielskiego,
  • wniosek o podjęcie pracy w czasie urlopu rodzicielskiego plus informacja o odmowie,
  • wniosek o urlop ojcowski,
  • wniosek o urlop w razie adopcji dziecka lub przyjęcia dziecka na wychowanie,
  • wniosek o urlop wychowawczy,
  • wniosek o obniżenie wymiaru czasu pracy (przy urlopie wychowawczym),
  • wniosek o zwolnienie od pracy (opieka nad dzieckiem),
  • wybrane zawiadomienia dot. wykroczeń przeciwko prawom pracownika.


Mogą być to także inne dokumenty niewymienione wprost w Kodeksie pracy, a dopuszczone przez pracodawcę w postaci elektronicznej np. faktura potwierdzająca skorzystanie wczasów dołączona do wniosku o wypłatę świadczenia z funduszu socjalnego.

Właśnie takie dokumenty uczestniczą w elektronicznym obiegu dokumentacji w zakładzie pracy. Z drugiej strony mogą być one składane nadal w postaci papierowej i uczestniczyć w tradycyjnym obiegu dokumentów. Nie chodzi tu jednak o dokumenty, które poddano cyfryzacji (digitalizacji) np. w związku z przejściem na elektroniczną dokumentację pracowniczą, ale o dokumenty złożone w postaci elektronicznej przez pracowników.

Korzyści 

W artykule m.in. o:

  • kopiach zapasowych,

  • szkoleniach pracowniczych,

  • audytach,

  • ograniczeniu dostępu do systemów.

Nasi partnerzy i zdobyte nagrody » 


Nagrody i wyróżnienia» 

Poznaj kluczowe zagadnienia, z jakimi możesz się zetknąć podczas codziennej pracy IODO.
E-kurs dla początkującego Inspektora Danych Osobowych. Rzetelna wiedza i praktyczne ćwiczenia.

24-h bezpłatny test portalu!
Zyskaj pełen dostęp do bazy porad i aktualności!

SPRAWDŹ »

x