Pełnomocnik ochrony danych osobowych a kontrola UODO

Skorzystanie ze wsparcia pełnomocnika jest wskazane już na pierwszym etapie kontaktów z Prezesem UODO. Powołanie pełnomocnika ad hoc, na ostatnią chwilę, nie jest dobrym pomysłem. Wręcz przeciwnie, zalecane jest, by pełnomocnik został zgłoszony już na etapie

postępowania kontrolnego albo przynajmniej postępowania w sprawie naruszenia przepisów o ochronie danych. Wstąpienie pełnomocnika do sprawy na późniejszym jej etapie może spowodować, że niektórych czynności nie będzie można już sprostować czy przeprowadzić, gdyż upłynęły terminy na ich dokonanie, o których strona występująca bez profesjonalnego pełnomocnika mogła nie wiedzieć czy o których po prostu zapomniała w natłoku obowiązków.

Postępowanie przed Prezesem Urzędu Ochrony Danych Osobowych toczy się na bazie przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego. Dlatego musimy sięgnąć do art. 32 Kodeksu postępowania administracyjnego. Zgodnie z tym przepisem strona może działać przez pełnomocnika, chyba że charakter czynności wymaga jej osobistego działania. To oznacza, że pełnomocnikiem administratora na tym etapie może być każdy, byleby posiadał zdolność do czynności prawnych.

Natomiast już na etapie składania skargi do sądu administracyjnego pełnomocnikiem może być jedynie:

• adwokat lub radca prawny,

• inny skarżący lub uczestnik postępowania,

• małżonek, rodzeństwo, wstępni lub zstępni strony oraz osoby pozostające ze stroną w stosunku przysposobienia,

• inne osoby, jeżeli przewidują to przepisy szczególne,

• pracownik jednostki albo jej organu nadrzędnego (w przypadku osoby prawnej lub przedsiębiorcy, w tym nieposiadającego osobowości prawnej, a także państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej).

Generalnie pełnomocnictwo może być:

• sporządzone na piśmie,

• sporządzone w formie dokumentu elektronicznego albo

• zgłoszone do protokołu.

Pełnomocnictwo składa się:

• w oryginale lub

• w postaci urzędowo poświadczonego odpisu pełnomocnictwa.

Czasami może zajść konieczność uwierzytelnienia odpisu pełnomocnictwa. Adwokat, radca prawny, rzecznik patentowy, a także doradca podatkowy mogą sami uwierzytelnić odpis udzielonego im pełnomocnictwa oraz odpisy innych dokumentów wykazujących ich umocowanie. Organ administracji publicznej może w razie wątpliwości zażądać urzędowego poświadczenia podpisu strony.

Odpisy pełnomocnictwa lub odpisy innych dokumentów wykazujących umocowanie uwierzytelniane elektronicznie są sporządzane w określonych formatach danych tj. .docx, .txt, .rtf, .pdf, .xls czy .odt.

Pełnomocnictwo może mieć charakter ogólny i obejmować różne czynności dokonywane przed organem. Jest to generalne pełnomocnictwo do prowadzenia spraw administracyjnych danego podmiotu, w tym także spraw z zakresu ochrony danych osobowych. W każdym przypadku musi być ono udzielone przez osobę uprawnioną do reprezentowania administratora.

Z drugiej strony możliwe jest udzielenia pełnomocnictwa szczególnego. Jest ono udzielane do:

• określonej sprawy przed Prezesem UODO albo

• określonej czynności prawnej związanej z ochroną danych osobowych czy czynnością procesową przed Prezesem UODO.

Nie ma obowiązującego wzoru pełnomocnictwa dla takiego zgłoszenia. Z jego treści powinno jednak wynikać upoważnienie do dokonania zgłoszenia.

Gdy czynność dokonywana jest przez pełnomocnika, należy uiścić opłatę skarbową.

Opłata skarbowa nie jest uiszczana m.in.:

• w przypadku pełnomocnictwa udzielonego na rzecz małżonka, wstępnego, zstępnego lub rodzeństwa,

• gdy mocodawcą jest podmiot określony w art. 7 pkt. 1-5 ustawy z 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej np. jednostki budżetowe, jednostki samorządu terytorialnego, organizacje pożytku publicznego.

Wybór właściwego pełnomocnika nie powinien być pochopny czy nieprzemyślany. Należy wykonać następujące czynności.

• sprawdzenie rynku,

• zasięgnięcie opinii u znajomych lub rodziny,

• rozeznanie w tym, czy kandydat na pełnomocnika specjalizuje się w sprawach z zakresu ochrony danych osobowych,

• stwierdzenie, czy dana osoba ma uprawnienia radcy prawnego lub adwokata (przy czym, jak już wskazano nie są one konieczne w postępowaniu przed Prezesem UODO).

Dlaczego warto skorzystać z pełnomocnika danych osobowych? Zalety tego rozwiązania prezentujemy poniżej.

L.p. Korzyści

1. Pełnomocnik ma czas na prowadzenie postępowania, gdyż za ten czas mu się płaci; tymczasem zarząd spółki z o.o. czy kierownictwo szpitala tym czasem nie dysponuje. Pełnomocnik zmniejsza zaangażowanie klienta w prowadzenie postępowania – klient ma z nim styczność rzadziej i to nie bezpośrednio. Nie musi samodzielnie stawiać się przed Prezesem UODO, odbierać i wysyłać korespondencji.

2. Pełnomocnik potrafi spojrzeć na sprawę z dystansu. Odbierając korespondencję, nie tylko przekaże jej treść klientowi, ale także od razu podzieli się pierwszymi przemyśleniami. Tymczasem podmioty działające bez klienta, bezpośrednio po otrzymaniu pisma i nie zrozumiawszy w pełni jego treści, potrafią niepotrzebnie pesymistycznie oceniać konkretną decyzję czy wezwanie ze strony organu. To tylko pogłębia stres, którego oszczędzi powołanie pełnomocnika.

3. Pełnomocnik to także komfort i wsparcie psychiczne, gdy dochodzi już do rozprawy administracyjnej lub później do rozprawy przed sądem administracyjnym. Poza tym profesjonalny pełnomocnik będący przy stronie np. na sali sądowej podpowie, jak należy się zachować, aby sobie nie zaszkodzić.

4. Pełnomocnik dysponuje doświadczeniem w tego typu sprawach, którego może brakować administratorowi.

5. Dzięki pełnomocnikowi możliwe jest opracowanie długotrwałej, spójnej strategii prowadzenia postępowania.

6. Pełnomocnik będzie mógł wyłapać różnego rodzaju uchybienia w prowadzeniu postępowania, których dopuścił się organ nadzorczy. Przykładami takich sytuacji jest nieprawidłowe doręczenie pisma, naruszenie terminu rozpatrzenia sprawy czy błędne niedopuszczenie dowodu wnioskowanego przez stronę. Pozwala na to jego doświadczenia i wiedza dotycząca przebiegu danego postępowania.