ochrona sygnalistów

Nowa ustawa o ochronie sygnalistów wdraża dyrektywę UE

Nowa ustawa o ochronie sygnalistów została podpisana przez Prezydenta a następnie opublikowana w Dzienniku Ustaw w dniu 25 czerwca 2024 r. Ma ona wejść w życie po upływie 3 miesięcy od dnia ogłoszenia tj. 25 września 2024 r., Natomiast w części dotyczącej zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich wejście w życie ustawy nastąpi 25 grudnia 2024 r. Jej celem wdrożenie unijnej dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii. Implementacja dyrektywy o ochronie sygnalistów miała nastąpić jeszcze w 2021 r. Prace nad projektem ustawy o ochronie sygnalistów (wcześniej nazywanej ustawą o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa) przeciągnęły się jednak aż do czerwca 2024 r.

Na czym polega ochrona sygnalisty

Założeniem nowej ustawy jest zapewnienie ochrony osobie, która zgłosi naruszenie prawa w danej organizacji (tzw. podmiocie prawnym). Ochrona ma dotyczyć działań odwetowych w tej organizacji w szczególności:

• rozwiązania stosunku pracy,
• pogorszenia warunków pracy,
• braku dostępu do awansu, szkoleń itp.

Ochrona sygnalistów – w jakim celu

Tzw. ustawa o sygnalistach jest odpowiedzią na unijną dyrektywę o ochronie sygnalistów. Powstała po to, aby chronić osoby zgłaszające naruszenia prawa, czyli sygnalistów przed działaniami odwetowymi. Ustawa o sygnalistach zobowiązuje organizacje do ustanowienia procedury wewnętrznej. Procedura ta określa m.in.:

• powołanie jednostki przyjmującej zgłoszenia o nieprawidłowościach i podejmującej działania następcze,
• wskazanie sposobu przekazywania zgłoszeń (np. kanał elektroniczny),
• obowiązek przekazania zrozumiałych i łatwo dostępnych informacji na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych.

Obowiązuje nas dyrektywa unijna, niebawem spodziewać możemy się polskiej ustawy. Jednak temat jest już teraz istotny dla każdej organizacji, która podlega regulacjom. Szacuje się, że przygotowanie procedury wewnętrznej, w tym wybór sposobu zgłaszania nieprawidłowości przez pracowników i jego wdrożenie, to okres trwający od 3 do 6 miesięcy. Tym razem jednak nie zajmiemy się rozwiązaniami prawnymi, lecz tym, jak w praktyce zapewnić anonimowość sygnalistom.

Sygnaliści — dlaczego konieczna anonimowość

Według badania przeprowadzonego w 2020 roku przez Ernst & Young „Światowe Badanie Uczciwości w Biznesie” głównymi przyczynami, dla których pracownicy nie zgłaszają nieprawidłowości w swoich organizacjach są:

• 39% - obawa o dalszy rozwój kariery,
• 50% - podejrzenie, że zgłoszenie podejrzeń nie wywoła reakcji,
• 39% - obawa o własne bezpieczeństwo,
• 29% - poczucie presji ze strony kierownictwa, żeby nie dokonywać zgłoszeń.

Organizacje powinny przedsięwziąć kroki, aby zgłaszanie nieprawidłowości miało miejsce. Będzie to możliwe dopiero przy zapewnieniu odpowiednich procedur i środków technologicznych pozwalających na zapewnienie pracownikom bezpiecznego, szyfrowanego i anonimowego kanału komunikacji.

Sprawdź m.in.:

• co ma ochrona sygnalistów do RODO,

• komu nadać upoważnienia do przetwarzania danych w związku z ochroną sygnalistów,

• jakie rozwiązania w zakresie ochrony danych osobowych powinien zawierać regulamin zgłoszeń wewnętrznych,

• jak długo przechowywać dane osobowe w związku z przyjmowaniem zgłoszeń.