UODO o przetwarzaniu danych w rekrutacji
Każdy pracodawca musi wiedzieć, jakie dane osobowe kandydata do pracy może przetwarzać, aby nie naruszyć przepisów, ale jednocześnie móc ocenić, czy kandydat spełnia kryteria niezbędne do objęcia stanowiska, o które się ubiega. Jak to zrobić? Można skorzystać ze wskazówek organu nadzoru.
Przede wszystkim pracodawca nie może żądać od kandydata danych nadmiarowych, które są niepotrzebne do przeprowadzenia rekrutacji. Nie może też gromadzić danych osobowych na zapas czyli. bez wykazania zgodnego z prawem celu ich pozyskania i niezbędności do realizacji tego celu.
Dane pozyskiwane od kandydata
Jaki jest zakres tych danych? Wynika on oczywiście z art. 221 § 1 Kodeksu pracy. I tak, pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:
- imię (imiona) i nazwisko;
- datę urodzenia;
- dane kontaktowe wskazane przez taką osobę;
- wykształcenie;
- kwalifikacje zawodowe;
- przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
Pracodawca może żądać podania wykształcenia, kwalifikacji zawodowych oraz przebiegu dotychczasowego zatrudnienia, ale tylko wtedy gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.
Zgoda nieistotna
Co istotne jest to katalog zamknięty. Wskazane dane osobowe są przetwarzane bez względu na zgodę kandydata do zatrudnienia.
Podając te dane osobowe w CV, kandydat nie musi zamieszczać klauzuli zgody na przetwarzanie danych.
Natomiast kandydat może zgodzić się na przetwarzanie jego danych na potrzeby przyszłych rekrutacji przez wskazany czas. W takiej sytuacji bez zgody się nie obejdzie.
UODO o referencjach
Stanowisko UODO dotyczy również referencji. Organ nadzoru wskazuje, że złożenie ich przez kandydata do pracy nie uprawnia pracodawcy do kontaktu z podmiotem je wystawiającym w celu pozyskania dodatkowych informacji o kandydacie. Wszak udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której one dotyczą. Tym samym potencjalny pracodawca danego pracownika nie ma podstaw do żądania od jego poprzedniego pracodawcy informacji, jakie zadania realizował kandydat u tego podmiotu oraz jaką ma opinię o kandydacie do pracy.
Dane nadmiarowe czyli co
Jak już wskazano, pracodawca nie powinien pozyskiwać nadmiarowych danych kandydata. Co to znaczy? Chodzi tu o dane osobowe wykraczające poza zakres, który został wskazany w Kodeksie pracy, a zwłaszcza takie, które nie mają związku z celem, jakim jest zatrudnienie pracownika.
Nie jest wykluczone, że pewne dane osobowe pracodawca będzie musiał pozyskać w celu wykonania obowiązku prawnego. W takiej sytuacji dane te przetwarzane są bez względu na zgodę pracownika. Chodzi tu np. o weryfikację niekaralności pracownika, gdy wymaga tego ustawa (tak jest choćby w odniesieniu do nauczycieli).
Zgoda to nie tylko oświadczenie
W praktyce dość często kandydaci do zatrudnienia z własnej inicjatywy przekazują potencjalnym pracodawcom więcej danych, niż wynika to z Kodeksu pracy np. wizerunek czy imiona rodziców w CV. Niewątpliwie w takiej sytuacji podstawą przetwarzania tych danych jest zgoda osoby, której te dane dotyczą.
Zgoda to jednak nie tylko wyraźne oświadczenie – to także zachowanie, które w danym kontekście jasno wskazuje, że osoba, której dane dotyczą godzi się na przetwarzanie jej danych osobowych, które sama przekazała (nie licząc danych szczególnych kategorii). Tym samym przekazanie nadmiarowych danych w CV z inicjatywy pracownika należy traktować jako działanie potwierdzające i tym samym zgodę na przetwarzanie tych danych.
Z drugiej strony pracodawca nie może sugerować kandydatowi do pracy zakresu innych danych, które z własnej woli kandydat miałby przekazywać.
Pracodawca nie może żądać od pracownika informacji o toczących się i niezakończonych przeciwko niemu postępowaniach karnych oraz o ich przebiegu. Wszak toczące się postępowanie karne nie musi prowadzić do prawomocnego skazania danej osoby. Informacji o takich postępowaniach nie zawiera również Krajowy Rejestr Karny, w którym wskazuje się dane, m.in. osób prawomocnie skazanych oraz przeciwko którym prawomocnie umorzono postępowanie karne.
Co po zakończeniu rekrutacji
Zakończenie rekrutacji oznacza koniec możliwości przetwarzania danych w tym celu (chyba że pracownik wyraził zgodę na przetwarzanie danych osobowych w ramach kolejnych rekrutacji). Poza tym, gdy toczy się spór związany z niezatrudnieniem jest jeszcze kwestia przetwarzania w celu dochodzenia roszczeń.
Administrator powinien ocenić czy nie wystąpią inne cele i podstawy prawne uzasadniające ich przetwarzanie (np. archiwizacja).
- Strona internetowa UODO (uodo.gov.pl).
- Czym zajmuje się kancelaria radcowska?
- Zgoda marketingowa – czy także od firmy lub instytucji
- Wpływ sztucznej inteligencji na ochronę danych osobowych
- Zgoda na przetwarzanie danych osobowych do celów reklamy behawioralnej – jak powinna wyglądać
- Organizacja konkursu dla uczniów – umowa powierzenia przetwarzania danych pomiędzy szkołą a organem prowadzącym
- Kara za przetwarzanie danych osobowych w rozmowach telefonicznych bez podstawy prawnej
Wideo: Przegląd orzecznictwa (sierpień – listopad 2022 r.) – cz. III – decyzje zagranicznych organów nadzorczych
Poznaj najważniejsze orzeczenia zagranicznych organów nadzorczych. W podsumowaniu poruszamy zagadnienia związane m.in. z geolokalizacją, prawem dostępem do danych, cyberatakiem na gminę czy rozpoznawaniem twarzy.
