Dane osobowe niezbędne do dochodzenia roszczeń przez jednostkę samorządu terytorialnego

W przypadku podmiotów publicznych wyłączona została możliwość oparcia procesu przetwarzania danych o przesłankę wynikającą z art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Wobec tego  w przypadku danych zwykłych rozważyć należy podstawy określone w art. 6 ust. 1:

• lit. c (przetwarzanie jest niezbędne dla wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze),
• lit. e RODO (przetwarzanie danych jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi).

Jeśli zaś chodzi o dane szczególnych kategorii to w grę mogą wchodzić art. 9 ust. 2 lit. b, lit. c lub lit. i RODO.

Dochodzenie roszczeń będzie wiązało się z przetwarzaniem zwykłych danych osobowych. Sprawdźmy więc, kiedy można powołać się na poszczególne podstawy.

Zgodnie z art. 42 ust. 5 ustawy o finansach publicznych jednostki sektora finansów publicznych są obowiązane do ustalania przypadających im należności pieniężnych, w tym mających charakter cywilnoprawny, oraz terminowego podejmowania w stosunku do zobowiązanych czynności zmierzających do wykonania zobowiązania. W myśl zaś art. 254 ww. ustawy w toku wykonywania budżetu jednostki samorządu terytorialnego obowiązują następujące zasady gospodarki finansowej ustalanie, pobieranie i odprowadzanie dochodów budżetu jednostki samorządu terytorialnego następuje na zasadach i w terminach wynikających z obowiązujących przepisów.

Administrator powinien zapewnić, aby dane były przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane. Administrator danych może przechowywać dane osobowe przez okres dłuższy jedynie w przypadku, gdy będą one przetwarzane wyłącznie do celów archiwalnych w interesie publicznym, do celów badań naukowych lub historycznych lub do celów statystycznych na mocy art. 89 ust. 1 RODO. Dane osobowe mogą być zatem przechowywane (licząc od momentu ich pozyskania) przez okres niezbędny dla realizacji obowiązków ustawowych lub zadań publicznych przez  jednostkę samorządu terytorialnego, a w celach archiwalnych przez okres wynikający z kategorii archiwalnej dokumentacji, zgodnie z obowiązującą w jednostce instrukcją kancelaryjną.

Ponadto wpływ na bieg okre­su przedawnienia roszczeń, a tym samym na okres przechowywania danych osobowych mają takie okoliczności jak np.  zawieszenie i przerwanie biegu przedawnienia czy uzyskanie wyroku sądowego i prowadzenie egzekucji.