Naczelnik urzędu skarbowego – czy jest administratorem danych

Ministerstwo Finansów zrealizowało projekt „Konsolidacja procesów pomocniczych w administracji podatkowej”. Zgodnie z nim od 1 kwietnia 2015 r. izby skarbowe wraz z podległymi urzędami skarbowymi stanowią jednostki organizacyjne w zakresie spraw obejmujących:

• obsługę finansową i kadrową,
• zarządzanie majątkiem,
• remonty i inwestycje,
• zamówienia publiczne,
• obsługę informatyczną,
• audyt,
• kontrolę zarządczą,
• komunikację,
• zapewnienie bezpieczeństwa informacji, w tym danych osobowych.

Zmiany te wprowadziły zamieszanie w kwestii zasad przetwarzania danych osobowych, w szczególności co do tego, kto – po zmianach – jest administratorem danych.

Zgodnie z art. 5 ust. 7 a ustawy o urzędach i izbach skarbowych naczelnik urzędu skarbowego wykonuje zadania przy pomocy urzędu skarbowego, a dyrektor izby skarbowej przy pomocy izby skarbowej. Natomiast ust. 7 b tego artykułu stanowi, że „w sprawach organizacyjno-finansowych, w tym z zakresu prawa pracy, izba skarbowa wraz z podległymi urzędami skarbowymi stanowi jednostkę organizacyjną, której kierownikiem jest dyrektor izby skarbowej”.

W związku z tym przepisem znaczna część naczelników urzędów skarbowych nabrała przekonania, że z dniem wejścia w życie zmian w ustawie o urzędach i izbach skarbowych utracili oni status administratorów danych osobowych zawartych w zbiorach danych głoszonych do rejestracji Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych. W konsekwencji uznali, że administratorem danych osobowych zawartych w tych zbiorach są dyrektorzy izb skarbowych.

Naczelnik urzędu skarbowego nadal stanowi organ podatkowy I instancji oraz organ egzekucyjny. Bez zmian pozostaje także model wykonywania przez niego swoich obowiązków – czyni to przy pomocy urzędu skarbowego i zatrudnionych w nim pracowników izby skarbowej.

W uzasadnieniu do ustawy z 15 stycznia 2015 r. o zmianie ustawy o Służbie Celnej, ustawy o urzędach i izbach skarbowych oraz niektórych innych ustaw wyraźnie zaakcentowano, że pozostawienie naczelnika urzędu skarbowego, jako organu podatkowego I instancji, zapewni, że proponowane zmiany nie będą naruszały konstytucyjnej zasady dwuinstancyjności postępowania.

Będąc organem podatkowym i egzekucyjnym, naczelnik urzędu skarbowego przetwarza dane osobowe, które w związku prowadzonymi postępowaniami zbiera, utrwala, przechowuje, opracowuje, zmienia, udostępnia lub usuwa.

Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych w piśmie do Ministra Finansów z 2 lutego 2016 r. wyraźnie wskazał, że zgłaszanie przez naczelników urzędów skarbowych – z powoływaniem się na nowe przepisy – wniosków w przedmiocie zarejestrowania zbiorów danych osobowych lub dokonywanie zmian w jawnym, ogólnokrajowym rejestrze zbiorów danych osobowych prowadzonym przez Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych jest nieuzasadnione.

Aby rozstrzygnąć, czy dany podmiot publiczny jest administratorem danych osobowych, czy też nie, konieczna jest analiza przepisów wyznaczających kompetencje tego podmiotu. Jeżeli więc przepisy wskazują wprost na zakres i cel przetwarzania danych osobowych albo też ten zakres i cel można wyinterpretować z przepisów kompetencyjnych, dany podmiot publiczny jest administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z realizacją zadań, do których został powołany.

W tym kontekście należy też zwrócić uwagę na art. 41 ustawy o zmianie ustawy o Służbie Celnej, ustawy o urzędach i izbach skarbowych oraz niektórych innych ustaw. Przepis ten nakazuje naczelnikom urzędów skarbowych kontynuację postępowań prowadzonych przez nich na podstawie dotychczasowych przepisów, wszczętych i niezakończonych przed dniem wejścia w życie nowelizacji.