Czy urząd musi zebrać zgodę i spełnić obowiązek informacyjny wobec petenta

Agnieszka Kręcisz-Sarna

Autor: Agnieszka Kręcisz-Sarna

Dodano: 17 kwietnia 2018
Dokument archiwalny
Czy urząd musi zebrać zgodę i spełnić obowiązek informacyjny wobec petenta
Pytanie:  Czy urząd powinien spełnić obowiązek informacyjny przy pierwszym kontakcie telefonicznym wobec osoby, która dzwoni do urzędu? Czy od takiej osoby trzeba pozyskać zgodę na przetwarzanie danych osobowych? Czy można powołać się na przesłankę konieczności spełnienia obowiązku wynikającego z prawa w takiej sytuacji?
Odpowiedź: 

Urząd zwykle przetwarza dane osobowe petentów na podstawie przesłanki niezbędności do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa bądź niezbędności do wykonania określonych prawem zadań realizowanych dla dobra publicznego, nie musi więc pozyskiwać zgody na przetwarzanie danych osobowych od petenta. Pozyskując dane osobowe od osoby, której dane dotyczą, powinien natomiast dopełnić obowiązku informacyjnego.

Obowiązki informacyjne są obecnie określone w art. 24 i 25 ustawy o ochronie danych osobowych (uodo) – w ogólnym rozporządzeniu o ochronie danych (RODO) będą określać je art. 13 i 14 RODO. Obciążają one każdego administratora danych, niezależnie od tego, czy ma on status podmiotu prywatnego, czy publicznego. Administrator danych jest zobowiązany przekazać określony zakres informacji osobie, od której bezpośrednio uzyskuje dane osobowe, lub osobie, której dane dotyczą. Forma udzielenia tych informacji jest dowolna, jednakże administrator danych powinien umieć wykazać, że spełnił ciążący na nim obowiązek informacyjny. Wyjątki od obowiązku informacyjnego są przewidziane w art. 24 ust. 2 lub art. 25 ust. 2 uodo. W szczególności chodzi o sytuacje, gdy osoba, której dane dotyczą, ma już wszystkie informacje, do przekazania których zobowiązany byłby administrator danych.

Obowiązek informacyjny należy odróżnić od przesłanek dopuszczalności przetwarzania danych osobowych, o których mowa w art. 23 (dane zwykłe) i art. 27 ust. 2 (dane wrażliwe) uodo. Jedynie w granicach wyznaczonych przez wskazane w uodo przesłanki dopuszczalne jest przetwarzanie danych. W przypadku urzędu dopuszczalność przetwarzania danych osobowych będzie wynikała zazwyczaj z art. 23 ust. 1 pkt 2 (niezbędność do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa) lub z art. 23 ust. 1 pkt 4 uodo (niezbędność do wykonania określonych prawem zadań realizowanych dla dobra publicznego). W takiej sytuacji nie trzeba domagać się wyrażenia zgody od osoby, której dane dotyczą (np. przez telefon lub na formularzu). Gdy istnieje inna podstawa przetwarzania danych domaganie się wyrażenia zgody od osoby, której dane dotyczą, wprowadza tę osobę w błąd i może być źródłem konfliktu, gdy osoba ta odwoła swoją zgodę.

Podstawa prawna: 
  • ustawa z 29 sierpnia 1997 r. ochronie danych osobowych (tekst jedn.: Dz.U. z 2016 r. poz. 922).
Agnieszka Kręcisz-Sarna

Autor: Agnieszka Kręcisz-Sarna

radca prawny, ekspert z zakresu postępowania administracyjnego. Prowadzi kompleksową obsługę prawną przedsiębiorców oraz świadczy pomoc prawną dla jednostek sektora finansów publicznych, m.in. dla organów nadzoru budowlanego

Czytelnicy tego artykułu skorzystali również z poniższych narzędzi

Biblioteka ABI

Nasi partnerzy i zdobyte nagrody


© Portal Poradyodo.pl

Sprawdź nasz portal - testuj przez 24h za darmo

Aktualności i porady ekspertów

Listy kontrolne

Wzory dokumentów

Załóż konto na próbę x
wiper-pixel