Obowiązek informacyjny względem reprezentanta kontrahenta w umowie

Należy zauważyć, że podstawą prawną przetwarzania danych osobowych reprezentantów stron umowy jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Wobec wszystkich osób wskazanych w umowach osób należy spełnić obowiązek informacyjny, którym mowa w:

• art. 13 RODO - w przypadku zbierania danych od osoby, której dane dotyczą (np. w przypadku gdy drugą stroną umowy jest osoba fizyczna);
• art. 14 RODO - w przypadku pozyskiwania danych osobowych w sposób inny niż od osoby, której dane dotyczą (np. w przypadku osób podanych do kontaktu).

Wypełnienie obowiązku informacyjnego będzie dość proste w stosunku do osób obecnych przy podpisaniu umowy (lub podpisujących umowę korespondencyjnie) gdyż wystarczy wraz z umową przedłożyć takim osobom klauzulę informacyjną z prośbą o potwierdzenie jej otrzymania.

Jak wypełnić obowiązek informacyjny wobec osób, które np. zostały wpisane do kontraktu jako reprezentanci i nie będą uczestniczyły w podpisywaniu umowy? Jednym z rozwiązań jest zobowiązanie drugiej strony w umowie do wykonania obowiązku informacyjnego w stosunku do tych osób. Wówczas należy wykonawcy przekazać gotowy tekst klauzuli informacyjnej. To rozwiązanie jest zgodne z RODO i dość rozpowszechnione w praktyce, niemniej nie można wykluczyć możliwości wydania w przyszłości przeciwnej opinii przez organ nadzorczy.

Drugim rozwiązaniem jest po prostu wysłanie reprezentantowi klauzuli informacyjnej reprezentantowi.