Komu należy przekazywać dane osobowe pracowników

Zatrudnienie opierające się na podstawie stosunku pracy, polega na wykonywaniu wzajemnych praw i obowiązków przez oznaczonego pracodawcę oraz zindywidualizowanego pracownika. Rolą zarówno osoby przyjmowanej do pracy jak również osoby z którą podpisano umowę, która nabyła tym samym status pracownika, jest udostępnienie pracodawcy określonych danych osobowych wynikających z przepisów prawa pracy - Kodeksu pracy, oraz przepisów wykonawczych. Administratorem danych osobowych pracownika jest w takiej sytuacji pracodawca.

Bywają jednak sytuacje, kiedy dane osobowe w niezbędnym zakresie osoby zatrudnionej, będą musiały być ujawnione podmiotom z zewnątrz. Dotyczy to w szczególności takich instytucji jak sąd, prokuratura, policja, Państwowa Inspekcja Pracy czy inne instytucje publiczne. Odnosząc się do problemu przekazywania danych osobowych, instytucjom publicznym należy mieć na względzie, że są to podmioty działające na podstawie przepisów rangi ustawowej, które określają ich kompetencje oraz zakres działania. Każda instytucja oraz organ publiczny mają obowiązek działać na podstawie i w granicach prawa. Tym samym, pozyskiwanie danych osobowych za pośrednictwem pracodawcy zawsze ma - a w zasadzie mieć powinno bezpośrednio podstawę prawną, która będzie legalizowała przetwarzanie danych osobowych pracowników, w zakresie niezbędnym wynikającym z celu oraz konkretnych potrzeb.

Przekazywanie danych pracowników instytucjom takim jak prokuratura czy sąd nie odbywa się na zasadzie zapytania telefonicznego, przez sms, czy inną uproszczoną niesformalizowaną formą komunikacji. Instytucja zawsze występuje w formie pisemnej, wnioskiem o udostępnienie konkretnych informacji, w tym danych osobowych, wskazując na bezpośrednią podstawę prawną legalizującą taki wniosek, jak również czynności pracodawcy, jakie powinny zostać podjęte w odpowiedzi na taki wniosek - związane z przekazaniem określonych danych osobowych. Uwzględniając powyższe należy uznać, że działanie pracodawcy związane z przetwarzaniem danych osobowych na potrzeby realizacji wniosku instytucji zewnętrznej, związanego z przetwarzaniem danych osobowych, wpisuje się w zasadę wynikającą z art. 6 ust. 1 lit. c RODO, zgodnie z którym przetwarzanie jest zgodne z prawem jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze. Taki obowiązek prawny wynika z przepisów regulujących kompetencje i procedury działania instytucji publicznych, które mają w określonych okolicznościach prawo zwrócić się do podmiotów zatrudniających z wnioskiem o ujawnienie danych osobowych pracowników w niezbędnym zakresie.