Dokumentacja pracownicza będzie przechowywana przez 10 lat

W obecnie obowiązującym stanie prawnym dokumentacja kadrowo-płacowa musi być przechowywana przez 50 lat od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy. Okres ten wynika z przepisów ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz z ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Tak długi okres przechowywania dokumentacji pracowniczej miał umożliwić jej wykorzystanie w sporach pomiędzy pracownikiem a pracodawcą i gwarantować prawidłowe ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty.

Obowiązek przechowywania dokumentów do ustalenia wymiaru emerytury lub renty przez 50 lat jest sporym obciążaniem finansowym dla pracodawców, zwłaszcza tych zatrudniających wielu pracowników. Obecnie taka dokumentacja musi być prowadzona w formie papierowej – forma elektroniczna może być używana wyłącznie pomocniczo.

Zmiany w przepisach umożliwią pracodawcom elektroniczną komunikację z pracownikami poprzez tworzenie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej oraz przechowywanie tej dokumentacji w formie elektronicznej, nawet jeżeli została wytworzona w postaci papierowej.

Co ważne, dokumentacja przechowywana w formie elektronicznej będzie równoważna z dokumentacją w formie papierowej. Znacznemu skróceniu ulegnie również okres przechowywania dokumentacji pracowniczej po ustaniu stosunku zatrudnienia – okres obowiązkowego przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych będzie skrócony z 50 do 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym pracownik zakończył pracę. Dokumentację będzie można przechowywać dłużej niż przez ustawowy okres, gdy akta pracownicze są dowodem w postępowaniu sądowym lub administracyjnym – w takim przypadku pracodawca musi przechować dokumentację do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.

Pracodawcy sami będą przekazywać dane potrzebne do ustalenia praw dotyczących świadczeń emerytalno-rentowych do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. To właśnie posiadanie takich danych przez ZUS zagwarantuje bezpieczeństwo otrzymania wybranego świadczenia oraz prawidłowego ustalenia jego wysokości i w konsekwencji umożliwi skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej przez zakłady pracy.