Monitoring wizyjny w firmie – czy pracownik musi wyrazić na to zgodę

Daną osobową w rozumieniu przepisów o ochronie danych osobowych może być informacja z systemu monitoringu, która jednoznacznie pozwala zidentyfikować konkretnego człowieka (np. datę i czas „odbijania” konkretnej karty elektronicznej) lub jego wizerunek w przypadku monitoringu wizyjnego.

Obowiązujące przepisy prawa polskiego nie odnoszą się wprost do instalowania monitoringu w miejscach pracy, co nie oznacza jednak, że obowiązuje w tym przypadku zasada: „Co nie jest zakazane, jest dozwolone”. Monitorowanie pracowników w miejscu pracy dotyka bowiem zagadnień związanych z zagwarantowanym konstytucyjnie prawem do prywatności (art. 47 Konstytucji RP), których emanacją jej ochrona godności i innych dóbr osobistych pracownika.

Na gruncie prawa pracy ochrona dóbr osobistych powinna być oceniana w kontekście specyfiki stosunku prawnego, jaki łączy pracodawcę i pracownika. Stosunek pracy charakteryzuje się bowiem m.in. obowiązkiem pracownika do sumiennego i starannego wykonywania pracy oraz stosowania się do poleceń pracodawcy dotyczących pracy, jeżeli nie są one sprzeczne z przepisami prawa lub umową o pracę.

Z kolei czynności związane z organizacją procesu pracy i kierowaniem pracownikami z istoty swojej wiążą się z podejmowaniem przez pracodawcę działań służących sprawdzeniu należytego wypełniania przez pracowników obowiązków służbowych.

Przyjęte w tym przedmiocie orzecznictwo sądów i poglądy doktryny stanowią próbę pogodzenia chronionych prawem słusznych interesów pracodawcy z chronionymi prawem dobrami osobistymi pracowników. Dopuszczają one monitorowanie pracowników w miejscu pracy, wyszczególniając podstawowe warunki monitorowania:

1) zgodność z prawem,

2) usprawiedliwiony cel,

3) proporcjonalność podjętych środków do celu monitorowania,

4) transparentność.

Aby nagrywanie pracowników było zgodne z przepisami ustawy o ochronie danych osobowych, pracodawca musi legitymować się co najmniej jedną z podstaw prawnych przetwarzania danych osobowych. W przypadku przetwarzania danych osobowych należących do kategorii danych osobowych zwykłych potencjalną podstawą prawną do ich przetwarzania może być art. 23 ust. 1 pkt 5 ustawy o ochronie danych osobowych, tj. tzw. prawnie usprawiedliwiony cel administratora danych osobowych. Pracodawca musi zadbać także o odpowiednie przechowywania nagrań i zabezpieczenie ich przed dostępem osób nieupoważnionych.

Przyjmuje się, że instalowanie monitoringu w miejscu pracy powinno mieć odpowiednie uzasadnienie. Uzasadnionym celem stosowania monitoringu jest dla przykładu konieczność ochrony informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa, ochrona mienia pracodawcy, czy też zapobieganie działaniom szkodzącym zakładowi pracy, nadzór nad prawidłowym wykonywaniem pracy, w tym nad przestrzeganiem czasu pracy. Działanie w tym zakresie może być prewencyjne lub też może być reakcją na powstałe nieprawidłowości. Podjęte środki muszą być proporcjonalne do celu monitorowania i w możliwie najmniejszym stopniu ingerować w życie pracowników.

Należy poinformować pracowników o formie kontroli, jakiej są lub mogą być poddawani. Dla celów dowodowych informację najlepiej przekazać na piśmie. Decyzję o zastosowaniu monitoringu w miejscu pracy podejmuje sam pracodawca, mając na uwadze zagrożenia związane z wykonywaną pracą, po rozważeniu, czy i jakie środki są konieczne do osiągnięcia celu, jakim jest ochrona interesu pracodawcy.

Obowiązek poinformowania o monitoringu nie jest tożsamy z uzyskaniem zgody pracownika – przyjmuje się, że zgoda nie jest konieczna, jeśli oczywiście zastosowanie monitoringu jest uzasadnione. Decyzja o zastosowaniu monitoringu może być sprzeczna z interesem pracownika – trudno więc byłoby wymagać zgody pracownika na stosowanie monitoringu.

Zasady stosowania monitoringu mogą wynikać np. z regulaminu pracy lub wewnętrznego zarządzenia pracodawcy i powinny być udostępnione do wiadomości wszystkim pracownikom w zwyczajowo przyjęty sposób, np. poprzez zamieszczenie stosownej informacji na tablicy ogłoszeń.