Przetwarzanie daty urodzin klienta do celów marketingowych – czy jest potrzebna jego zgoda

Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych przetwarzanie danych jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy osoba, której dane dotyczą, wyrazi na to zgodę. Zgoda nie może być domniemana lub dorozumiana z oświadczenia woli o innej treści. Zgoda musi być udzielona dobrowolnie i może być odwołana w każdym czasie. Także zgoda na przetwarzanie daty urodzenia klienta powinna spełniać te wymogi. Klient powinien wyrazić swoją zgodę na przetwarzanie daty urodzenia konkretnie na cele marketingowe, przesyłanie życzeń itd.Przed rozpoczęciem przetwarzania daty urodzenia, konieczne jest więc uzyskanie od klientów zgody.

Ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO) nie wprowadza zmian w omawianym zagadnieniu. Zasada minimalizacji polega na tym, że należy przetwarzać możliwie najmniejszą ilość danych osobowych niezbędnych do realizacji danego celu. Zasady tej nie narusza w żaden sposób pozyskanie osobnej, wyraźnej zgody na przetwarzanie daty urodzenia w celu wysyłania życzeń urodzinowych.

Jeżeli firma ma już klientów, których datę urodzenia pozyskała, oraz rozważa wysłanie do nich życzeń urodzinowych, to najpierw należy sprawdzić, do jakich celów zebrała tę datę urodzenia. Jeżeli na inny cel niż wysyłanie życzeń urodzinowych (np. w celu obliczania zniżki na produkty zgodnie z zasadą, że im starszy klient tym większą zniżkę otrzyma), to nie należy wysyłać życzeń bez takiej wyraźnej zgody. Pewną furtką mógłby tu być wprawdzie art. 23 ust. 1 pkt 5 w związku z art. 23 ust. 4 pkt 1 ustawy o ochronie danych osobowych, ale wątpliwe jest, czy wysłanie życzeń urodzinowych mieści się w prawnie usprawiedliwionym celu realizowanym przez administratorów danych, w szczególności zaś w marketingu bezpośrednim własnych produktów lub usług.