Wykorzystanie danych byłych pracowników do ponownej rekrutacji - czy to możliwe?

Marcin Sarna

Autor: Marcin Sarna

Dodano: 2 lipca 2018
Rekrutacja pracownika
Pytanie:  Spółka zamierza zwrócić się do byłych pracowników z zaproszeniem do nowej rekrutacji. Spółka przetwarzała dane adresowe tych osób jako byłych pracowników. Czy można wykorzystać je również do kontaktu z tymi pracownikami i ewentualnego złożenia im oferty pracy?
Odpowiedź: 

Nie, ponieważ takie przetwarzanie byłoby sprzeczne z celem, na jakie te dane zostały pozyskane.

Związanie celem przetwarzania danych

Dane osobowe pozyskane przy okazji prowadzeniu rekrutacji a następnie zatrudniania określonej osoby mogą być przetwarzane przez pracodawcę tylko w celu na jaki zostały one pozyskane. Jeżeli dane są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO) czyli na podstawie zgody udzielonej przez byłego pracownika (podmiot danych), to wówczas cel ten został określony w klauzuli zgody. Administrator danych jest tym celem związany.

Jeżeli cel określono jedynie jako „przetwarzanie danych osobowych” do celów rekrutacji to usunięcie danych osobowych powinno nastąpić niezwłocznie po tym jak ustał cel ich przetwarzania. W takim wypadku oznacza to, że cel przetwarzania ustał w momencie zatrudnienia tego pracownika i nie można przetwarzać jego danych na potrzeby kolejnych rekrutacji. Aby takie przetwarzanie danych w związku z planowaną przez przyszłą rekrutacją było możliwe, wówczas klauzula zgody musiałaby obejmować przetwarzanie danych osobowych także na cele przyszłych (kolejnych) rekrutacji.

Konieczność usunięcia danych

Osoba, której dotyczą przetwarzane dane osobowe może żądać od administratora niezwłocznego usunięcia dotyczących jej danych osobowych, jeżeli:

  • dane osobowe nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub w inny sposób przetwarzane;
  • osoba, której dane dotyczą, cofnęła zgodę, na której opiera się przetwarzanie zgodnie i nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania;
  • osoba, której dane dotyczą, wnosi sprzeciw na mocy art. 21 ust. 1 RODO wobec przetwarzania i nie występują nadrzędne prawnie uzasadnione podstawy przetwarzania lub osoba, której dane dotyczą, wnosi sprzeciw na mocy art. 21 ust. 2 RODO wobec przetwarzania;
  • dane osobowe były przetwarzane niezgodnie z prawem;
  • dane osobowe muszą zostać usunięte w celu wywiązania się z obowiązku prawnego przewidzianego w prawie Unii lub prawie państwa członkowskiego, któremu podlega administrator;
  • dane osobowe zostały zebrane w związku z oferowaniem usług społeczeństwa informacyjnego, o których mowa w art. 8 ust. 1 RODO.
Uwaga

Po zgłoszeniu żądania usunięcia danych osobowych przez osobę, której te dane dotyczą, administrator ma obowiązek bez zbędnej zwłoki usunąć dane osobowe, jeżeli dane osobowe nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub w inny sposób przetwarzane.

Z uwagi na powyższe dane osobowe byłych pracowników powinny zostać zniszczone lub poddane pseudonimizacji, chyba że:

  • cel przetwarzania danych był szerszy niż tylko ta konkretna rekrutacja (np. „zgadzam się na przetwarzanie moich danych także na potrzeby przyszłych rekrutacji prowadzonych w […] i na przechowywanie moich danych w tym celu przez […]”).
  • spełniona została inna przesłanka przetwarzania danych osobowych odrzuconego kandydata, tj. jedną z przesłanek wyliczonych w art. 6 ust. 1 lit. b i następnych RODO.

Istnieje jednak alternatywa

W przedstawionej sytuacji alternatywą jest pozyskanie danych kontaktowych do byłych pracowników ze źródeł powszechnie dostępnych (portale społecznościowe, strony internetowe pracowników, portale zawodowe itd.). Wówczas możliwe jest wysłanie oferty zatrudnienia na te dane osobowe wraz z pełną klauzulą informacyjną o treści wynikającej z art. 14 RODO.

Marcin Sarna

Autor: Marcin Sarna

Radca prawny, ekspert z zakresu ochrony danych osobowych. Specjalizuje się również w kompleksowej obsłudze prawnej podmiotów gospodarczych, w szczególności świadcząc pomoc prawną dla producentów maszyn i urządzeń, przedsiębiorców funkcjonujących w branży usługowej i w sektorze energetycznym.

Nasi partnerzy i zdobyte nagrody » 


Nagrody i wyróżnienia» 

Poznaj kluczowe zagadnienia, z jakimi możesz się zetknąć podczas codziennej pracy IODO.
E-kurs dla początkującego Inspektora Danych Osobowych. Rzetelna wiedza i praktyczne ćwiczenia.

24-h bezpłatny test portalu!
Zyskaj pełen dostęp do bazy porad i aktualności!

SPRAWDŹ »

x