Jak zrealizować obowiązek informacyjny w związku z kontaktami telefonicznymi pomiędzy przedsiębiorcami

Odpowiedź na postawione pytanie zależy od tego, czy przed rozmową telefoniczną lub w jej trakcie gromadzone są dane osobowe. Jeżeli firma pozyskuje (np. z Internetu) jedynie numer sekretariatu/biura innej firmy, który nie jest przypisany do konkretnej osoby fizycznej, wówczas nie dochodzi do przetwarzania danych osobowych. To zaś wyłącza konieczność spełnienia wymogów RODO.

Jeżeli zaś dane osobowe są pozyskiwane, czy to przed rozmową, czy w jej trakcie, wówczas konieczne będzie spełnienie obowiązku informacyjnego, o którym mowa w:

• art. 13 RODO - gdy dane osobowe pozyskiwane są bezpośrednio od rozmówcy,

• art. 14 RODO - gdy dane pozyskiwane są w inny sposób, np. z Internetu, z publicznego rejestru, katalogu, książki adresowej, itp.

Pełną listę informacji, jakie muszą zostać przekazane osobie, której dane są przetwarzane zawierają powołane przepisy. Nie oznacza to jednak, iż wszystkie powinny być przekazane w czasie rozmowy telefonicznej. Dopuszcza się bowiem dwuetapowe wykonywanie obowiązku informacyjnego. Polega ono na tym, że:

• w czasie rozmowy wskazuje się jedynie kto jest administratorem danych oraz w jakim celu dane są przetwarzane,

• w rozmowie podaje się również sposób, w jaki druga strona rozmowy może uzyskać pozostałe informacje, o których mowa w art. 13 i art. 14 RODO (najczęściej podawany jest adres strony internetowej, gdzie informacje te zamieszczono albo numer telefonu, pod którym można je uzyskać).