Jak przetwarzać dane osobowe klientów w związku z konkursami internetowymi

Michał Koralewski

Autor: Michał Koralewski

Dodano: 17 stycznia 2019
Kontakt z organami rejestrowymi tylko przez Internet

Popularną metodą poszukiwania nowych klientów a także doceniania dotychczasowych są konkursy organizowane przez firmy na stronach internetowych. Przeprowadzenie takiego konkursu wiąże się oczywiście z przetwarzaniem danych osobowych uczestników. Sprawdź, jakie rozwiązania zastosować, by nie naruszyć RODO.

Na jakiej podstawie przetwarzać dane uczestników konkursu

W pierwszej kolejności należy ustalić, na jakiej podstawie możemy przetwarzać dane osobowe osób zgłaszających się do konkursu. Niestety nie obejdzie się bez zgody uczestnika konkursu na przetwarzanie jego danych osobowych. Pozostałe podstawy prawne nie wchodzą w grę. Przetwarzanie ich danych nie następuje bowiem w związku z wykonywaniem umowy stron, czy w wykonaniu obowiązków ciążących na organizatorze konkursu z mocy prawa. Poza tym jako że konkurs wymaga aktywnego działania od uczestników, przesłanką tą nie mogą być także prawnie uzasadnione interesy realizowane przez administratora (organizatora konkursu).

Uwaga

Zgoda uzyskana przez uczestnika konkursu na przetwarzanie jego danych osobowych musi spełniać następujące wymogi:

  • cel, na który odbierana jest zgoda musi zostać jednoznacznie i precyzyjnie określony (należy odróżnić dane osobowe, które gromadzone są na potrzeby konkursu od tych, które będą wykorzystywane w związku z ogłoszeniem wyników i wskazaniem zwycięzcy),

  • jeżeli do udziału w konkursie konieczne jest przetwarzanie danych osobowych, organizator może zastrzec, iż przetwarzanie tychże danych jest niezbędne, a brak zgody uniemożliwi udział w konkursie (w pozostałym zakresie zgoda musi być w pełni dobrowolna),

  • zgoda musi być udzielona w sposób skonkretyzowany (nie wynikać z treści regulaminu, bądź innej dokumentacji konkursowej, przy czym dopuszcza się zastosowanie rozwiązania, zgodnie z którym wysłanie zgłoszenia konkursowego jest jednoznaczne ze udzieleniem zgody na przetwarzanie danych osobowych we wskazanym zakresie- takie zastrzeżenie powinno być uwidocznione np. przed przyciskiem pozwalającym na wysłanie zgłoszenia).

  • administrator powinien być w stanie wykazać uzyskanie zgód na przetwarzanie danych uczestników konkursu (np. archiwizując udzielone zgody lub choćby formularz zawierający klauzulę o zgodzie).

Jakie treści przekazać w klauzuli informacyjnej dla uczestników

Nie obejdzie się bez przekazania klauzuli informacyjnej dla uczestników danego konkursu. Przygotowując tę klauzulę, warto zwrócić szczególną uwagę na następujące kwestię:

  • jako cel przetwarzania danych osobowych należy podać zorganizowanie i przeprowadzenie konkursu, a dodatkowo wręczenie lub przesłanie nagrody w przypadku zwycięzców,

  • odbiorcą danych osobowych, który wymaga oznaczenia w klauzuli, może być np. agencja marketingowa organizująca konkurs, firma kurierska dostarczająca nagrody czy też kancelaria prawna nadzorująca przebieg konkursu,

  • w klauzuli należy wskazać okres przechowywania danych, a w razie braku możliwości takiego wskazania – kryteria jego ustalania (powinien być to okres do czasu rozstrzygnięcia konkursu a w przypadku zwycięzców – do czasu odbioru nagrody, chyba że administrator przewiduje upublicznienie wyników konkursu),

  • należy wyjaśnić, w jaki sposób uczestnik konkursu może cofnąć zgodę na przetwarzanie danych osobowych (zaznaczając, że będzie to skutkowało wyeliminowaniem z konkursu),

  • zalecane jest wskazanie, że podanie danych osobowych jest dobrowolne ale ich brak uniemożliwi udział w konkursie, chyba że administrator nie przewiduje możliwości identyfikacji uczestników dopiero na późniejszym jego etapie.

Uwaga

Nie jest wykluczone sformułowanie jednej uniwersalnej klauzuli adresowanej do klientów, wskazującej różne cele przetwarzania danych osobowych, w tym w związku z organizacją konkursu.

Jak przekazać klauzulę informacyjną uczestnikom konkursu? Najwygodniejszym rozwiązaniem jest jej wyświetlenie na stronie internetowej, na której dokonuje się zgłoszeń do konkursu. Można też wysłać klauzulę drogą mailową do uczestników, który dokonali rejestracji, przy czym wysyłka powinna nastąpić niezwłocznie, a więc najlepiej w sposób zautomatyzowany.

Michał Koralewski

Autor: Michał Koralewski

radca prawny specjalizujący się w ochronie danych osobowych, prawie handlowym i cywilnym. Absolwent studiów doktoranckich na Uniwersytecie Gdańskim, trener, publicysta prawniczy, autor kilkunastu książek z zakresu prawa

Czytelnicy tego artykułu skorzystali również z poniższych narzędzi

Biblioteka ABI

Nasi partnerzy i zdobyte nagrody


© Portal Poradyodo.pl

Poznaj kluczowe zagadnienia, z jakimi możesz się zetknąć podczas codziennej pracy IODO.
E-kurs dla początkującego Inspektora Danych Osobowych. Rzetelna wiedza i praktyczne ćwiczenia.

SPRAWDŹ »

x
wiper-pixel