Czy można przetwarzać imię i nazwisko a także PESEL wspólników spółki cywilnej w związku z najmem lokalu?

Michał Koralewski

Autor: Michał Koralewski

Dodano: 25 października 2018
Nowa umowa podatkowa z Singapurem

Ogólnie rzecz ujmując zawarcie umowy najmu lokalu wymaga przetwarzania danych osobowych stron umowy. Z lokali mogą korzystać także wspólnicy spółek cywilnych. Warto zatem rozważyć, czy przetwarzanie danych osobowych tych wspólników takich jak imię, nazwisko i numer PESEL nie ma charakteru nadmiarowego.

Priorytetem minimalizacja danych

Celem wstępu należy wskazać, że przetwarzanie danych osobowych musi być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane. Jest to tzw. zasada minimalizacji danych (art. 5 ust. 1 lit. c RODO). W praktyce oznacza ona, że administrator danych uprawniony jest do gromadzenia oraz innego przetwarzania wyłącznie danych niezbędnych mu do realizacji celu, w jakim owe dane pozyskał.

Umowa najmu zawierana jest ze wspólnikami a nie spółką cywilną

Przechodząc natomiast na grunt prawa cywilnego należy natomiast zaznaczyć, że spółka cywilna nie jest odrębnym podmiotem praw i obowiązków od swoich wspólników (tak jak jest w przypadku spółek handlowych). Jak wprost wskazano w art. 4 ust. 2 ustawy Prawo przedsiębiorców - przedsiębiorcami są wspólnicy spółki cywilnej. Przedsiębiorcą nie jest zaś sama spółka cywilna. Konsekwencją tego jest, iż stroną umowy cywilnoprawnej nie może być spółka cywilna, a są nią działający łącznie wszyscy jej wspólnicy.

Uwaga

Umowa najmu lokalu zawierana jest zatem pomiędzy właścicielem nieruchomości (wynajmującym) a wszystkimi wspólnikami spółki cywilnej (najemcą). 

Powyższe wprost przesądza o zakresie danych osobowych, jakich wynajmujący może domagać się od wspólników spółki cywilnej. Nie powinno budzić wątpliwości, że konieczne do zawarcia i wykonania umowy jest pozyskanie danych osobowych w postaci: imienia i nazwiska oraz adresu zamieszkania. W przypadku ewentualnego sporu sądowego, w pozwie należy bowiem wskazać właśnie te dane.

Imię i nazwisko nie wystarczy do pełnej identyfikacji

Ze względu zaś na fakt, że imię i nazwisko może być powtarzalne (najczęściej istnieje co najmniej kilka osób o takim samym imieniu i nazwisku), zaś adres zamieszkania jest daną, która może podlegać zmianie. Zasadne jest zbieranie dodatkowej dane osobowej, która pozwala na jednoznaczną identyfikację konkretnej osoby. Może to być jej numer NIP, PESEL bądź numer dowodu osobistego. Te dane są bowiem przypisywane indywidualnie - nie ma dwóch takich samych numerów NIP, PESEL, dowodu osobistego.

Reasumując, przyjąć należy że zbieranie od wszystkich wspólników spółki cywilnej danych osobowych w postaci ich imion, nazwisk, numeru PESEL oraz adresu zamieszkania jest zgodne z RODO.

Michał Koralewski

Autor: Michał Koralewski

radca prawny specjalizujący się w ochronie danych osobowych, prawie handlowym i cywilnym. Absolwent studiów doktoranckich na Uniwersytecie Gdańskim, trener, publicysta prawniczy, autor kilkunastu książek z zakresu prawa

Czytelnicy tego artykułu skorzystali również z poniższych narzędzi

Biblioteka ABI

Nasi partnerzy i zdobyte nagrody


© Portal Poradyodo.pl

Poznaj kluczowe zagadnienia, z jakimi możesz się zetknąć podczas codziennej pracy IODO.
E-kurs dla początkującego Inspektora Danych Osobowych. Rzetelna wiedza i praktyczne ćwiczenia.

SPRAWDŹ »

x
wiper-pixel