Przepisy RODO nie dają jednoznacznych wskazań w zakresie ustalenia, czy w danym konkretnym przypadku niezbędne jest zastosowanie relacji administrator – podmiot przetwarzający czy też wystarczy przekazanie danych w ramach współpracy biznesowej między dwoma podmiotami. W omawianym przypadku można przyjąć, że wystarczającym rozwiązaniem będzie udostępnienie danych w zakresie niezbędnym do realizacji umowy zapewnienia pokoi hotelowych oraz usług gastronomicznych.
Prowadzenie działalności, w tym zatrudnianie pracowników, co wiąże się ze statusem pracodawcy podmiotu zatrudniającego, wymaga przetwarzania danych osobowych pracowników. Przetwarzanie to realizowane jest na poziomie zakładu pracy, w zakresie niezbędnym wynikającym z przepisów prawa powszechnie obowiązującego, w szczególności prawa pracy. Bywają oczywiście sytuacje, kiedy przetwarzanie danych pracowników będzie musiało wyjść poza teren zakładu pracy. Takie przypadki będą miały miejsce w przypadku zlecenia szkoleń bhp w firmie zewnętrznej czy powierzenia na zewnątrz obsługi kadrowo-płacowej.
Wykonywanie czynności związanych z pracą w typowych przypadkach ma miejsce na terenie zakładu pracy. Część zawodów wymaga jednak przemieszczania się poza teren zakładu pracy, w tym realizowania dłuższych wyjazdów które wiążą się z koniecznością zapewnienia pracownikowi noclegu w tym wyżywienia. W takim przypadku sprzedawca może zawierać umowy z placówkami takimi jak hotele, które dotyczą wzajemnych praw i obowiązków związanych z zapewnieniem pracownikom noclegów oraz wyżywienia. Pracodawca może mieć wątpliwość, czy taka relacja z przedsiębiorcom czy instytucją prowadzoną działalność w zakresie usług hotelarskich wpisuje się w relacje administrator danych (pracodawca) - podmiot przetwarzający (hotel), czy może wystarczającym rozwiązaniem będzie udostępnienie danych pracowników w ograniczonym zakresie, niezbędnym jednocześnie dla zrealizowania zawartej umowy w zakresie zapewniania pracownikom noclegów oraz wyżywienia.
Uwzględniając argumenty "za i przeciw" w zakresie opisanej w pytaniu relacji, w tym zakres danych jakie będą przetwarzane na potrzeby zapewniania pracownikom noclegów oraz wyżywienia wydaje się, że wystarczającym rozwiązaniem będzie udostępnienie danych pracowników, bez konieczności zawierania umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych.
Dla zapewnienia większej przejrzystości, w zakresie udostępniania danych wpisanych w pytaniu w sytuacji, gdzie umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych nie będzie zawierana, warto w treści umowy między pracodawcą a hotelem doprecyzować kwestie związane z udostępnianiem danych. Niezależnie od powyższego wydaje się że można zawrzeć dodatkową umowę porządkującą kwestie udostępniania danych między stronami w której określone będą cele oraz zakres udostępnianych danych.
Z wideoszkolenia dowiesz się m.in.:
Szkolenie prowadzi Agnieszka Wachowska, radczyni prawna, Co-Managing Partners, Szefowa zespołu IT-Tech w TKP
© Portal Poradyodo.pl
