GIODO radzi w sprawie monitoringu w szkołach

Polskie przepisy nie regulują kwestii stosowania monitoringu wizyjnego. W związku z tym, że jest on często wykorzystywany m.in. w szkołach, Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych wydał zestaw wskazówek, które mają pomóc placówkom oświatowym stosować monitoring zgodnie z prawem.

GIODO przypomina w nich m.in., że szkoła jako administrator danych musi przetwarzać dane osobowe zgodnie z prawem, spełnić obowiązek informacyjny wobec osób, którch dane przetwarza, zabezpieczyć dane osobowe, zgłosić zbiory danych do rejestracji i respektować prawa osób, których dane dotyczą.

Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych przypomina, że stosowanie monitoringu jest formą przetwarzania danych osobowych i ingeruje w prywatność nagrywanych osób. W związku z tym jego stosowanie musi być poparte przepisami rangi ustawowej. W związku z tym, że nie ma ogólnej ustawy o monitoringu ani przepisów z zakresu oświaty, które regulowałyby stosowanie monitoringu, szkoły muszą przestrzegać ustawy o ochronie danych osobowych. Podstawą przetwarzania danych w ramach monitoringu będzie więc art. Ust. 1 pkt 5 ustawy o ochronie danych osobowych – prawnie usprawiedliwiony cel administratora danych, czyli w przypadku szkół zapewnienie bezpieczeństwa.

Dodatkowo dyrektorzy szkół muszą zadać sobie pytanie, czy wprowadzenie monitoringu jest adekwatną metodą zapewnienia bezpieczeństwa w placówce. Powinni sprawdzić, czy nie można wprowadzić innych środków bezpieczeństwa, które dadzą oczekiwane efekty.

GIODO przypomina, że na nagraniach z monitoringu mogą znaleźć się również inne osoby niż uczniowie i nauczyciele. Wówczas dyrektor musi poinformować takie osoby, że monitoring jest prowadzony, zapewnić im dostęp do ich danych i odpowiednio je zabezpieczyć.

Generalny Inspektor zauważą, że niektórzy dyrektorzy szkół poza stosowaniem monitoringu w celu poprawy bezpieczeństwa, mogą chcieć wykorzystać go do kontroli pracy nauczycieli lub pracowników obsługi. Zdaniem GIODO nie można instalować kamer monitoringu w klasach, gdyż to nauczyciele (a nie kamery) dbają tam o bezpieczeństwo uczniów. Monitoring ma zaś służyć poprawie bezpieczeństwa, a nie nadzorowi nad pracownikami. GIODO przywołuje też przepisy Kodeksu pracy, które określają, jakie dane pracowników można zbierać – nie ma wród nich tych, które są pozyskiwane za pomocą monitoringu.

GIODO przypomina, że szkoła, która stosuje monitoring, musi spełnić obowiązek informacyjny wobec nagrywanych osób. Należy poinformować, że monitoring jest stosowany, jaki obszar jest nim objęty oraz podać swoją nazwę, adres i cel stosowania monitoringu.

Tablice informujące o zainstalowanym monitoringu powinny być widoczne, syntetyczne, umieszczone w sposób trwały w niezbyt dużej odległości od nadzorowanych miejsc, zaś wymiary tablic muszą być proporcjonalne do miejsca, gdzie zostały umieszczone. Stosowane mogą być dodatkowo piktogramy informujące o objęciu dozorem kamer – zaleca GIODO.

Należy również pamiętać o obowiązku zgłoszenia zbioru związanego z monitoringiem wizyjnym do rejestracji Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych.

Szkoły muszą pamiętać, że osoby objęte monitoringiem mają prawo:

• do informacji o istnieniu monitoringu w określonym miejscu, jego zasięgu, celu, nazwie podmiotu odpowiedzialnego za instalację, jego adresie i danych do kontaktu;
• dostępu do nagrań w uzasadnionych przypadkach;
• żądania usunięcia danych ich dotyczących;
• do anonimizacji wizerunku na zarejestrowanych obrazach i/lub usunięcia dotyczących ich danych osobowych;
• do przetwarzania danych przez ograniczony czas.

Zdaniem GIODO instalacja monitoringu jest niedozwolona w takich miejscach, jak przebieralnie, szatnie, toalety, natryski czy łazienki. Miejsca monitorowane powinny być wyznaczone tam, gdzie dochodzi do incydentów albo istnieje realne zagrożenie dla bezpieczeństwa i niemożliwe jest objęcie takich miejsc innymi formami nadzoru, np. dyżurami nauczycieli czy pracowników szkoły. Jeżeli dyrektor chciałby zainstalować monitoring w innych miejscach, musi rozważyć, czy nie naruszy to zasady proporzojalności, np. kamery nie powinny być bezpośrednio skierowane na ekran komputera pracownika szkoły i umożliwiać śledzenie wykonywanych przez niego czynności na tym urządzeniu.

Zdaniem GIODO w związku z tym, że celem monitoringu jest przeciwdziałanie szkodom, należy przyjąć krótki czas przechowywaniu. Powoduje to nie tylko mniejszą ingerencję w prywatność osób obserwowanych, ale takie zmniejszenie kosztów utrzymania systemu. Obraz z kamer może być na bieżąco obserwowany przez operatora lub przechowywany w celu udokumentowania incydentów, jednak nie dłużej niż jest to konieczne do wyjaśnienia niepokojących zdarzeń. Zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 4 ustawy o ochronie danych osobowych dane powinny być przechowywane nie dłużej niż jest to niezbędne do osiągnięcia celu przetwarzania. Okres ten powinien być raczej liczony w dniach niż w tygodniach – wyjaśnia GIODO. Organ podkreśla, że nagrania dotyczące incydentów mogą być przechowywane dłużej – do czasu wyjaśnienia sprawy albo zakończenia odpowiednich postępowań.

GIODO przypomina, że zgodnie z art. 36 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych, szkoła musi zastosować środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych odpowiednie do zagrożeń oraz kategorii danych objętych ochroną, a w szczególności powinna zabezpieczyć dane przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawniony, przetwarzaniem znaruszeniem ustawy oraz zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Oznacza to, że szkoła musi np. prowadzić ewidencję osób upoważnionych do dostępu do systemu monitoringu wizyjnego. Ponadto osoby, które zostaną upoważnione do dostępu do systemów monitoringu, mają obowiązek zachować w tajemnicy informacje uzyskane w trakcie prowadzenia monitoringu oraz tych, dotyczących bezpieczeństwa funkcjonowania tych systemów. Ważne jest, aby osoba upoważniona do przetwarzania danych, nie mogła wykorzystywać ich na swoją rzecz i w innych celach – podkreśla GIODO.