Przetwarzanie danych osobowych w dokumentacji pracowniczej

Sebastian Kryczka

Autor: Sebastian Kryczka

Dodano: 4 maja 2020
1fa24525ee73ed1ef3272107eb5a80a3434901fe-large

Dokumentacja pracownicza to zbiór dokumentów dotyczących zatrudnienia poszczególnych pracowników. Wśród nich znajdziemy dokumenty związane z przetwarzaniem danych osobowych.

Obowiązkiem każdego pracodawcy niezależnie od wielkości zatrudnienia oraz formy organizacyjno-prawnej jest prowadzenie i przechowywanie w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników.

Uwaga

Pracodawca powinien przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.

"Dokumentacja pracownicza" to pojęcie zbiorcze, na które składają się:

  • akta osobowe pracowników,
  • pozostała dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.

Jakie dokumenty trafiają do akt osobowych

Zakres dokumentów jakie należy przechowywać w dokumentacji pracowniczej określa rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej. W aktach osobowych przechowywać:

  • w części A - oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie
  • w części B - oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, gromadzone w związku z nawiązaniem stosunku pracy.

Poza aktami osobowymi w skład dokumentacji pracowniczej wchodzą także dokumenty wymienione w § 3 rozporządzenia MRPiPS w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Dokumenty z danymi pozyskane w związku z nawiązaniem stosunku pracy …

Obowiązkiem pracodawcy jest zatem przechowywanie w poszczególnych częściach akt osobowych oświadczeń lub dokumentów dotyczących danych osobowych gromadzonych w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, jak również pozyskanych po nawiązaniu stosunku pracy.

… i w trakcie zatrudnienia

W aktach osobowych pracownika jak najbardziej powinno się przechowywać wszelkie zgody związane z przetwarzaniem przez pracodawcę (jako administratora danych) dodatkowych danych osobowych, jak również klauzule informacyjne przekazane osobie ubiegającej się o zatrudnienie oraz pracownikowi. Ponadto w aktach osobowych gromadzona jest dokumentacja, która została wygenerowana na potrzeby współpracy, z którą wiąże się przetwarzanie udostępnionych danych osobowych - przykładem może być umowa o pracę czy umowa o zakazie konkurencji obowiązująca w trakcie zatrudnienia. Oprócz tego w aktach osobowych można przechowywać upoważnienia do przetwarzania danych osobowych.

Uwaga

Katalog dokumentów, w tym zawierających dane osobowe pracownika, które należy gromadzić i przechowywać w części B i C akt osobowych nie ma charakteru zamkniętego - przepisy przewidują bowiem, iż w częściach tych przechowuje się określone dokumenty „w tym”. We wskazanych częściach akt osobowych możliwe jest przechowywanie dokumentów dodatkowych, odnoszących się do skonkretyzowanego personalnie pracownika – zgromadzonych zarówno w fazie trwania współpracy, jak również na etapie jej zakończenia.

Brak katalogu w przypadku umów cywilnoprawnych

Dokumentacja pracownicza jest prowadzona wyłącznie w ramach relacji pracodawca pracownik. Tym samym dokumentacja taka nie jest prowadzona na potrzeby umów cywilnoprawnych takich jak umowa zlecenie czy umowa o dzieło. W przypadku takich umów zalecane jest założenie odrębnych teczek dla poszczególnych kontrahentów, w których będzie gromadzona wszelka dokumentacja związana z ich zatrudnieniem na podstawie umów prawa cywilnego – w tym zgody na przetwarzanie danych, upoważnienia czy klauzule informacyjne.

Sebastian Kryczka

Autor: Sebastian Kryczka

Prawnik, absolwent Wydziału Prawa Administracji i Ekonomii (Zakład Prawa Pracy) Uniwersytetu Wrocławskiego. Od 2002 r. zawodowo zajmuje się problematyką prawa pracy, jak również w zagadnieniami związanymi z działalnością kontrolno-nadzorczą sprawowaną przez Państwową Inspekcję Pracy. Ekspert współpracujący z największymi i najbardziej opiniotwórczymi podmiotami w kraju, zajmującymi się problematyką prawa pracy. Ma na swoim koncie współpracę m.in. z Ministerstwem Pracy i Polityki Społecznej, Dolnośląską Komisją Ochrony Pracy oraz czołowymi firmami wydawniczymi. Jest m.in. współautorem komentarza do Kodeksu pracy, autorem komentarza do ustawy o PIP, jak również komentarzy do kilkunastu rozporządzeń wykonawczych do Kodeksu pracy.

Nasi partnerzy i zdobyte nagrody » 


Nagrody i wyróżnienia» 

Poznaj kluczowe zagadnienia, z jakimi możesz się zetknąć podczas codziennej pracy IODO.
E-kurs dla początkującego Inspektora Danych Osobowych. Rzetelna wiedza i praktyczne ćwiczenia.

24-h bezpłatny test portalu!
Zyskaj pełen dostęp do bazy porad i aktualności!

SPRAWDŹ »

x