Czy wystarczy jeden IOD w sądzie powszechnym

Dodano: 12 kwietnia 2019
Pracownik może wnieść odwołanie od wypowiedzenia umowy do sądu

Zarówno RODO wraz z ustawą o ochronie danych osobowych jak i nowa ustawa z 14 grudnia 2018 r. o ochronie danych osobowych przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości przewidują obowiązek wyznaczenia inspektora ochrony danych w sądzie. Czy wobec kilku odrębnych podstaw prawnych każdy sąd powinien wyznaczyć więcej niż jednego inspektora? Odpowiedzi na to pytanie udziela Prezes UODO.

Jedna osoba jako inspektor dla prezesów i dyrektorów, a także samego sądu

Jak wynika z art. art. 175a § 1 i art. 175db Prawa o ustroju sądów powszechnych, mamy do czynienia z odrębnymi administratorami danych, którymi są prezes sądu, dyrektor sądu i sąd. Prezesi i dyrektorzy właściwych sądów – każdy w zakresie realizowanych zadań – są administratorami danych osobowych:

  • sędziów i sędziów w stanie spoczynku oraz asesorów sądowych,
  • referendarzy sądowych, asystentów sędziów, dyrektorów sądów oraz ich zastępców, kuratorów sądowych, aplikantów aplikacji sądowej, aplikantów kuratorskich, urzędników oraz innych pracowników sądów,
  • kandydatów na stanowiska wymienione powyżej.
  • biegłych sądowych, lekarzy sądowych, mediatorów oraz ławników,

Z kolei sądy są administratorami danych osobowych przetwarzanych w postępowaniach sądowych w ramach sprawowania wymiaru sprawiedliwości albo realizacji zadań z zakresu ochrony prawnej. Co więcej sądy są administratorami innych danych osobowych, wobec których ustalają cele i sposoby przetwarzania (np. gromadzonych w związku 
z zawieraniem przez sąd umów cywilnoprawnych).

Każdy z wyżej administratorów (prezesi i dyrektorzy właściwych sądów oraz sądy) ma obowiązek wyznaczenia IOD. W praktyce jednak zdaniem Prezes UODO dopuszczalne jest wyznaczenie do pełnienia funkcji IOD tej samej osoby – przez wszystkich wskazanych administratorów. Wszak możliwość wyznaczenia tej samej osoby dla kilku podmiotów publicznych przewiduje art. 37 ust. 3 RODO oraz art. 46 ust. 3 ustawy o ochronie danych osobowych przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości.

Zróżnicowanie kompetencji …

Niemniej jednak należy mieć na względzie, że inspektor obsługujący trzech administratorów musi realizować zadania zarówno na podstawie RODO, jak i na podstawie ustawy z 14 grudnia 2018 r. o ochronie danych osobowych przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości. Tymczasem wskazane akty prawne przewidują pewne odrębności w zakresie zadań inspektorów. Przykładowo do zadań IOD wynikających z ustawy z  14 grudnia 2018 r. należy przeprowadzanie na zlecenie Prezesa UODO sprawdzeń stosowania przepisów tej ustawy przez administratora.

Poza tym z uwagi na ochronę niezawisłości sędziowskiej inspektor ochrony danych nie może zajmować się operacjami przetwarzania danych mieszczącymi się w czynnościach orzeczniczych. Natomiast w zakresie całej pozostałej działalności sądu związanej z przetwarzaniem danych (m.in. realizowania uprawnień osób, których dane dotyczą, prowadzenia rejestrów i wykazów czynności przetwarzania, właściwego zabezpieczania danych osobowych, zgłaszania naruszeń ochrony danych) IOD powinien wspierać kierownictwo i pracowników sądu.

… i wymagań

Należy też zwrócić uwagę na różnice w wymogach pełnienia funkcji IOD na podstawie poszczególnych aktów prawnych. Otóż IOD pełniący funkcję zarówno na podstawie RODO, aby jednocześnie pełnić funkcje na podstawie ustawy z 14 grudnia 2018 r., powinien legitymować się pełną zdolnością  do czynności prawnych oraz korzystać z pełni praw publicznych, a także nie być skazanym prawomocnym wyrokiem orzeczonym za przestępstwo lub przestępstwo skarbowe popełnione umyślnie.

Kogo poinformować o wyznaczeniu IOD w sądzie

Administratorzy, którzy wyznaczyli IOD powinni poinformować o tym fakcie, jak również o zakresie i podstawach jego działania (nie tylko RODO ale też ustawa z 14 grudnia 2018 r.) wszystkie osoby przetwarzające dane osobowe w sądzie, jak i podmioty danych, a także organ nadzorczy. Zarówno art. 11 ustawy o ochronie danych osobowych, jak i art. 46 ust. 11 ustawy z  14 grudnia 2018 r. obligują administratorów do udostępnienia imienia i nazwiska, a także adresu poczty elektronicznej lub numeru telefonu inspektora na swojej stronie internetowej.

Uwaga

Prezes sądu i dyrektor sądu jako administratorzy powinni zawiadomić Prezesa UODO o wyznaczeniu IOD za pośrednictwem elektronicznej formy zawiadomienia zgodnie z art. 10 ust. ust. 6 ustawy o ochronie danych osobowych (formularz dostępny jest tutaj). Zawiadomienie należy opatrzyć kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem zaufanym.

Natomiast sąd, wyznaczając inspektora, powinien dokonać zawiadomienia również za pośrednictwem formy elektronicznej, ale na podstawie art. 46 ust. 9 ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r. za pomocą formularza dostępnego tutaj. Więcej informacji na temat wyznaczenia IOD na tej podstawie można znaleźć tutaj.

Źródło:

Czytelnicy tego artykułu skorzystali również z poniższych narzędzi

Biblioteka ABI

Nasi partnerzy i zdobyte nagrody


© Portal Poradyodo.pl
Strona używa plików cookies. Korzystając ze strony użytkownik wyraża zgodę na używanie plików cookies.

Sprawdź nasz portal - testuj przez 24h za darmo

Aktualności i porady ekspertów

Listy kontrolne

Wzory dokumentów

Załóż konto na próbę x
wiper-pixel