Dane w dokumentacji w poradni psychologiczno-pedagogicznej – potrzebne stanowisko resortu edukacji

Przetwarzanie danych osobowych przez poradnie psychologiczno-pedagogiczne od lat budzi wiele wątpliwości wśród praktyków. Dostrzegając te wątpliwości, Prezes UODO wystąpił do MEiN o systemowe zmiany w przepisach prawa.

Organ nadzorczy wskazał przy tym, że obecne przepisy tj. Prawo oświatowe i rozporządzenia do tej ustawy regulują tę kwestię jedynie fragmentarycznie. Aktualnie poradnie przetwarzają dane osobowe uczniów, rodziców i nauczycieli w celu udzielania pomocy psychologiczno-pedagogicznej. Są to dane osobowe zwykłe tj.:

• imię i nazwisko,

• adres zamieszkania.

Oprócz tego poradnie przetwarzają dane osobowe:

• stanie zdrowia,

• ujawniające przekonania religijne i światopoglądowe.

Zwłaszcza te ostatnie informacje wymagają szczególnej ochrony. Tymczasem aktualne przepisy nie regulują kompleksowo zasad przetwarzania danych osobowych przez poradni. W szczególności brakuje rozwiązań:

• źródeł pozyskania danych osobowych,

• prowadzenia dokumentacji,

• zakresu informacji, jaki jest w niej gromadzony,

• dostępu do danych zawartych w tych dokumentach.

• podstawy prawnej do udostępniania zawartych w niej danych innym podmiotom.

Według aktualnych przepisów wniosek o wydanie opinii lub orzeczenia przez poradnie zawiera oświadczenie wnioskodawcy o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych. Tymczasem z uwagi na status poradni, które realizują zadania publiczne, właściwą podstawę przetwarzania danych wrażliwych powinien wynikać z przepisów rangi ustawowej zawierających odpowiednie gwarancje ochronne.

W ocenie Prezesa UODO zasadne jest objęcie dokumentacji prowadzonych w poradniach psychologiczno-pedagogicznych prawnie chronioną tajemnicą m.in. ze względu na przetwarzane w niej zróżnicowanych danych, jakimi są także dane szczególnej kategorii. Chodzi tu o rozwiązanie na wzór dokumentacji medycznej,.

Prezes UODO zaakcentował, że przetwarzanie danych osobowych zawartych w dokumentacji wytwarzanej przez poradnie psychologiczno-pedagogiczne wymaga szczegółowej analizy. W tym przydatna okazuje się ocena skutków przetwarzania dla ochrony danych.